Invitare i dipendenti a far parte del team
Affinché i tuoi dipendenti possano registrare gli orari sul posto, devono avere accesso all'app mobile. Ecco come invitarli dall'applicazione desktop:
Apri "Impostazioni".
Clicca su "Invita nuovo utente".
Inserisci il numero di cellulare del dipendente.
Seleziona il ruolo "Utente mobile".
Clicca su "Invita".
Nota: per ulteriori dettagli, consulta l'articolo Impostazioni - La tua azienda (Team, Informazioni, Contratto, Orari di lavoro)
Registrare le ore di lavoro
Puoi registrare le ore di lavoro sia dall'account "Ufficio", sia dall'account "Mobile" ma con due modalità e per due bisogni diversi.
Registrare le ore di lavoro dall'account "Ufficio"
Ecco come creare una nuova voce di tempo e registrare le ore di lavoro o il tempo di percorrenza dall'ufficio utilizzando l'account "Ufficio":
Vai alla voce di menu "Gestione ore".
Clicca in alto a destra su "Registra ore".
Compila questi campi:
Data: di default troverai oggi
Ora di inizio e di fine
Durata della pausa
Progetto: seleziona un progetto o "Nessun progetto"*
Descrivi brevemente cosa è stato fatto. Chiarisci in ufficio quali dettagli sono importanti per la valutazione.
*Importante: ogni voce di tipo "Orario di lavoro" o "Tempo di percorrenza" deve avere un progetto assegnato, così puoi usarla correttamente per le fatture e il ricalcolo. Se il lavoro non riguarda direttamente un ordine cliente — per esempio lavori in officina, in magazzino o in ufficio — seleziona "Nessun progetto": questi tempi non compaiono nella creazione di fatture, ma restano visibili nell'elenco dei tempi e nell'esportazione.
Registrare le ore di lavoro dall'account "Mobile"
Registrare le ore di lavoro dall'account "Mobile" è utile soprattutto per i dipendenti che si trovano in cantiere o per coloro che devono svolgere attività specifiche fuori dall'ufficio. Ecco come procedere:
Clicca sull'orologio che trovi nell'angolo in basso a destra.
Per iniziare il conteggio delle ore, ti basterà strisciare il dito lungo la barra verde in basso dove trovi scritto "Scorri per timbrare l'entrata".
Una volta timbrata l'entrata, potrai:
segnalare se ti stai spostando, cliccando su "Viaggio"
comunicare che hai iniziato una pausa, selezionando la "tazzina di té"
riprendere a lavorare ritornando su "Lavoro"
Quando finisci la giornata di lavoro, dovrai semplicemente scorrere il quadrato verde in basso verso sinistra dove trovi scritto "Scorri per timbrare l'uscita"
Le ore registrate potranno essere visualizzate dall'account principale "Ufficio".
Note: non hai bisogno di tenere l'app aperta. Potrai chiuderla e riaprirla quando dovrai segnalare qualche modifica alla tua giornata o chiuderla. Noterai che l'app sta registrando le ore grazie ad un pallino rosso sull'orologio.
Registrare le ore di lavoro e le assenze per altri dipendenti con l'account "Mobile"
Con il ruolo "Mobile - Caposquadra" puoi registrare i tempi per altre persone.
Per farlo, ti basta selezionare il + verde nella sezione "Registra ore" dell'app e modificare la persona alla voce "Dipendenti".
Per sapere come assegnare i ruoli ai tuoi dipendenti, consulta l'articolo Impostare e gestire i diritti di accesso.
Registrare le assenze
Nell'account ufficio puoi inserire diverse assenze:
Malattia
Ferie
Ferie non pagate
Maltempo
Formazione
Lavoro a tempo ridotto
Giorno festivo
Riduzione delle ore di straordinario
Altro
Per alcune voci (per esempio, ferie, ferie non pagate, malattia e giorni festivi), puoi scegliere se inserire un'intera giornata o mezza giornata. Il sistema calcola automaticamente le ore in base al modello di orario di lavoro.
Per maltempo, formazione, lavoro a tempo ridotto e altro hai due opzioni:
Giornata intera: il sistema utilizza le ore del modello di orario di lavoro. Nei giorni liberi non vengono riportate ore.
A ore: disattiva l'opzione "Giornata intera" e inserisci tu stesso l'ora di inizio e di fine. Questo è possibile anche nei giorni senza orario di lavoro normale.
Richiedere, approvare e rifiutare le ferie
Se i dipendenti devono richiedere ferie e permessi non retribuiti, possono farlo sia con l'account "Ufficio" o "Mobile". Gli amministratori possono approvare questa richiesta dalla versione browser. In alternativa, gli amministratori possono anche inserire direttamente le ferie e i permessi non retribuiti come registrazioni orarie e non devono farle approvare.
Richiedere ferie con l'account "Ufficio"
Apri la versione browser di plancraft.
Seleziona "Gestione ore" nella barra di sinistra.
Clicca su "Registra ore".
Seleziona "Ferie" o "Ferie non pagate".
Inserisci il periodo e, se lo desideri, una motivazione nel campo di descrizione.
Salva la richiesta.
Dopo il salvataggio, troverai la tua richiesta nella scheda "Richieste di ferie". Da lì potrai modificarla in qualsiasi momento cliccando sulla richiesta, apportando la modifica e cliccando nuovamente su "Salva".
Richiedere ferie con l'account "Mobile"
Apri la versione mobile di plancraft.
Seleziona "Registra ore" nella barra in basso.
Clicca "Richieste di ferie" e il tasto +.
Inserisci il tipo di richiesta, il periodo e, se lo desideri, una motivazione nel campo di descrizione.
Salva la richiesta.
Dopo il salvataggio, troverai la tua richiesta nella scheda "Richieste di ferie". Da lì potrai modificarla in qualsiasi momento cliccando sulla richiesta, apportando la modifica e cliccando nuovamente su "Salva".
Approvare o rifiutare le richieste di ferie con il ruolo "Ufficio"
Puoi verificare le richieste in due modi:
Dalle notifiche, da cui potrai già confermare o rifiutare la richiesta
Da Gestione ore, dalla sezione "Richieste di ferie".
A questo punto, puoi fare tre cose:
Tocca il segno di spunta per approvare.
Tocca la X per rifiutare.
Cliccare dalla Richiesta dall'account ufficio e approvarla modificata
In questo caso, scrivere nel campo "Descrizione" cosa hai modificato e perché per una maggiore tracciabilità.
Cosa succede dopo:
Se la richiesta viene approvata, plancraft la converte automaticamente in una voce. Appare nella scheda "Tutte le ore".
Se la richiesta viene rifiutata, plancraft la cancella definitivamente.
I tuoi dipendenti riceveranno una notifica nell'app mobile non appena avrai approvato o rifiutato la richiesta. Requisito: devono aver attivato le notifiche per le richieste di ferie nell'app mobile.
Per sapere come funziona la richiesta di ferie tramite l'app mobile, consulta l'articolo Richiedere le ferie con il ruolo "Office".
Malattia durante le ferie o la formazione
Puoi inserire giorni di malattia durante una voce di ferie o di formazione già registrata. La voce originale viene sovrascritta ed eliminata automaticamente. Questo ti semplifica il lavoro quando un dipendente si ammala durante le ferie o la formazione.
Visualizzare i giorni festivi
Puoi visualizzare i giorni festivi preimpostati dalle Impostazioni, nella sezione "Vacanze". All'inizio troverai le festività legate alla regione in cui è registrato il profilo principale di plancraft, ma potrai modificarla quando vuoi e rimuovere i giorni che non vuoi identificati come festivi.
In 'Gestione ore', i giorni festivi mostrano il numero di ore specifico solo se cadono in un giorno della settimana in cui hai impostato ore di lavoro previste.
Ad esempio: se nelle impostazioni hai definito un orario da lunedì a venerdì, un giorno festivo che cade di sabato non viene conteggiato. Vale anche il contrario.
Personalizzare le registrazioni orarie
Puoi usare la categoria "Altro" come tipologia e personalizzare la descrizione per richiedere permessi o registrare ore speciali, che non rientrano nei casi preimpostati. È consigliabile concordare all'interno dell'azienda quali sigle, note o circostanze inserire qui per un maggior allineamento.
Modificare le ore di lavoro
Se necessario, puoi modificare le voci di tutti i dipendenti dall'account "Ufficio". Attenzione: I dipendenti non potranno più modificare le voci dall'app "Mobile" se queste sono state modificate o se risalgono a più di 4 settimane fa.
Filtrare per periodo e persone
Nella sezione "Tutte le ore" puoi filtrare digitando le informazioni che vuoi cercare o utilizzando i filtri preimpostati relativi al tempo, dipendente, progetto o tipologia di ore. I dipendenti disattivati vengono visualizzati nell'elenco, in modo da poter accedere ai dati anche dopo la loro uscita dall'azienda. Se non desideri visualizzare i dipendenti disattivati, puoi nasconderli tramite il filtro dipendenti.
Esportare le ore di lavoro
Ecco come esportare le registrazioni orarie:
Dalla "Gestione ore", applica i filtri per impostare quali registrazioni visualizzazione, ad esempio dipendenti e mese.
Vai sulla freccetta che punta verso il basso in altro a destra dell'account "Ufficio", e selezione le informazioni che vuoi vedere nel file che esporterai e il formato (Excel o csv).
Clicca "Esporta".