Dein Team

Unter Einstellungen > Mitarbeiter findest du dein aktuelles Team. Dort siehst du auch die Anzahl der Nutzer, einschließlich mobiler Nutzer auf dem Smartphone und Büronutzer.

Um Kolleginnen und Kollegen in plancraft einzuladen, benötigt jedes Teammitglied eine eigene E-Mail-Adresse oder eine Mobilnummer.

Tipp: Bürolizenzen benötigen eine E-Mail-Adresse. Mobile Nutzer brauchen nur eine Mobilnummer.

Mitarbeiter einladen

Oben rechts findest du den grünen Button „Mitarbeiter einladen“.

Klicke auf „Mitarbeiter einladen“.
Gib die Namen, die E-Mail-Adresse oder die Mobilnummer ein und wähle die entsprechende Rolle aus.
Wähle ein Arbeitszeitmodell aus dem Dropdown-Menü aus.
Lege unter „Gültig ab“ fest, ab wann dieses Modell greift. Standardmäßig ist heute ausgewählt, du kannst das Datum aber rückwirkend setzen, falls die Person schon früher angefangen hat.
Klicke auf „Einladungen verschicken“.

Nur bei Einladungen per E-Mail siehst du den Status „Offene Einladung“. Wenn eine Einladung nicht angenommen wurde, kannst du sie über das Drei-Punkt-Menü erneut verschicken. Prüfe bei Bedarf auch den Spam-Ordner.

Wenn du eine Einladung wegen eines Tippfehlers abbrechen möchtest, klicke auf „Einladung löschen“.

Falls die eingeladene Person die erste Einladung noch nicht angenommen hat und sie nicht mehr findet, kannst du sie einfach erneut verschicken. Die Option findest du im Drei-Punkt-Menü. Wenn du einen Tippfehler gemacht hast, kannst du die Einladung dort auch löschen.

Wichtig: Offene Einladungen werden als kostenpflichtige Nutzer mitgerechnet. Deaktivierte Nutzer werden nicht berechnet. Überflüssige Lizenzen musst du über [email protected] kündigen. Nur dann werden sie bei der nächsten Abrechnung nicht mehr berechnet. Du siehst die Anzahl deiner aktuell gültigen Lizenzen in der Rubrik „Vertrag“.

Mitglieder verwalten

Du kannst die Rolle und den Status von Teammitgliedern ändern, indem du auf den jeweiligen Mitarbeiter klickst.

Beachte dabei: Deine inkludierten Bürolizenzen der Standardpakete können nicht in mobile Lizenzen und die entsprechenden Rollen geändert werden. Die enthaltenen Bürolizenzen sind 1 bei Business, 2 bei Pro und 3 bei Premium. Mobile Lizenzen musst du zusätzlich buchen.

Tipp: Die Rollen und Zugriffsrechte sind hier beschrieben.

Mitglieder deaktivieren

Um einen Mitarbeiter zu entfernen, klicke auf seinen Namen und wähle „Mitarbeiter deaktivieren“.

Eine Übersicht findest du unter „Deaktivierte Teammitglieder“.

Unternehmensdaten

Hier hinterlegst du alle wichtigen Unternehmensinformationen, zum Beispiel:

deinen Unternehmensnamen und die Anschrift
Kontaktdaten wie E-Mail, Telefonnummer und gegebenenfalls die Website
das Logo
rechtliche Angaben
bis zu zwei Bankverbindungen

Um die Daten zu bearbeiten, klicke in der jeweiligen Kategorie auf „Bearbeiten“.

Vertrag

Unter Vertrag findest du alle Vertragsinformationen, das gebuchte Paket, die Anzahl der Lizenzen, Rechnungen sowie die Optionen zum Bearbeiten der Zahlungsmethode und der Rechnungsanschrift.

Arbeitszeitmodelle

Arbeitszeitmodelle hinterlegen und verwalten

Arbeitszeitmodelle definieren, wann ein Teammitglied laut Arbeitsvertrag arbeitet. Du findest sie unter Einstellungen > Arbeitszeiten.

Ein Modell legt für jeden Wochentag Startzeit, Endzeit und unbezahlte Pausen fest.

Das Arbeitszeitmodell dient als Basis für:

die Berechnung von Über- und Unterstunden
die Dauer von Abwesenheiten, zum Beispiel zählt ein Urlaubstag so viele Stunden, wie im Modell für diesen Wochentag hinterlegt sind
die Anzeige der Sollarbeitszeit in der mobilen App

Klicke auf ein bestehendes Modell, um es zu bearbeiten.

Klicke auf „Neues Arbeitszeitmodell erstellen“, um ein weiteres Arbeitszeitmodell, zum Beispiel für Teilzeit, hinzuzufügen.

Innerhalb eines Arbeitszeitmodells kannst du über ein Auswahlmenü mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zuweisen oder entfernen.

Wenn du ein Arbeitszeitmodell löschst, werden alle zugewiesenen Mitarbeitenden automatisch dem Standard-Arbeitszeitmodell zugeordnet. Das Standardmodell kannst du nicht löschen.

Arbeitszeitmodelle Gültigkeit einstellen

Gehe in den Einstellungen zu Mitarbeiter.
Klicke auf den Mitarbeitenden, den du bearbeiten möchtest.
Wähle das Modell und das Datum „Gültig ab“.
Beachte, dass das Datum nicht in der Zukunft liegen darf.
Prüfe, ob bei einer bestehenden Zuweisung das neue Datum nach dem Startdatum der vorherigen Zuweisung liegt.

Saisonale Arbeitszeiten

Wenn deine Mitarbeitenden vertraglich zum Beispiel im Winter weniger als im Sommer arbeiten, kannst du das direkt über die saisonalen Einstellungen in einem Arbeitszeitmodell festlegen.

Das folgende Beispiel zeigt, wie du Sommer- und Winterarbeitszeit einstellen kannst.

Sommerarbeitszeit