In diesem Artikel erfährst du, wo du das Arbeitszeitkonto findest, wie du Kontostände korrigierst und wie plancraft Überstunden und Unterstunden berechnet.
Arbeitszeitkonto finden
Das Arbeitszeitkonto findest du in der Browser-Anwendung und in der mobilen App.
In der Browser-Anwendung findest du das Arbeitszeitkonto unter Zeiten im Reiter Übersicht.
In der mobilen App findest du das Arbeitszeitkonto für jede Person unter Zeiten.
Kontostand korrigieren
Wenn die Werte im Arbeitszeitkonto nicht stimmen, kannst du den Startwert pro Person korrigieren. Du legst den Kontostand fest, bevor du das Arbeitszeitkonto vollständig nutzt.
Als Admin gehst du so vor:
Öffne Zeiten → Übersicht.
Klicke in der Tabelle auf Kontostände bearbeiten rechts am Stift-Symbol.
Wähle als Korrekturart Arbeitszeitkonto.
Wähle das Jahr aus, für das du die Korrektur vornehmen möchtest.
Passe im Dialog den jährlichen Kontostand an:
Wähle Hinzufügen für eine Erhöhung.
Wähle Abzug oder Auszahlung für eine Reduzierung.
Du kannst alle Korrekturen jederzeit unter Historie einsehen.
Hinweis: Manuelle Zeitkorrekturen werden nur in der Jahresansicht des Arbeitszeitkontos berücksichtigt. In der Wochen- oder Monatsansicht siehst du nur die reine Differenz aus den Zeiteinträgen. Die Korrektur gilt immer für den heutigen Tag. Korrigiere deshalb auf den Wert, der heute gelten soll.
Tipp: Korrigiere den Kontostand nur, wenn eure bisherigen Überstundenkonten davon abweichen. So bleibt eure Auswertung nachvollziehbar.
So wird das Arbeitszeitkonto berechnet
Das Arbeitszeitkonto ist der laufende Saldo aus Überstunden und Unterstunden. Manuelle Korrekturen kommen dazu. Grundlage ist das Arbeitszeitmodell, das du pro Mitarbeitenden in den Einstellungen hinterlegt hast.
Die Berechnung erfolgt taggenau durch den Vergleich von:
Anrechenbaren Stunden: Zeit aus Erfassungen wie Arbeit, Fahrtzeit und Abwesenheiten.
Sollstunden: Die Stunden, die laut Arbeitszeitmodell für diesen Tag vorgesehen sind.
Erfassten Stunden: Diese werden mit den Sollstunden des Tages verglichen.
Überstunden oder Unterstunden: Daraus entstehen mehr oder weniger Stunden als geplant.
Beispiel mit 8 Sollstunden pro Tag:
Du erfasst 9 Stunden → +1 Stunde Überstunden
Du erfasst 6 Stunden → -2 Stunden Unterstunden
Anrechnung von Abwesenheiten und anderen Zeiten
Je nach Art des Eintrags werden Stunden unterschiedlich auf das Arbeitszeitkonto angerechnet.
Urlaub, Krankheit, Feiertag am ganzen Tag: Es werden genau die Sollstunden angerechnet, die laut Arbeitszeitmodell vorgesehen waren. Das Ergebnis ist neutral, also 0 Überstunden.
Urlaub, Krankheit, Feiertag am halben Tag: Es wird die Hälfte der Sollstunden angerechnet.
Unbezahlter Urlaub: Er hat keinen Einfluss auf das Arbeitszeitkonto. Es entstehen weder Überstunden noch Unterstunden.
Fortbildung, Schlechtwetter, Kurzarbeit, Sonstiges: Hier zählt die tatsächliche Dauer des Eintrags als anrechenbare Zeit.
Überstundenabbau: Er wird standardmäßig mit 0 Stunden angerechnet und erzeugt so Unterstunden, um das Arbeitszeitkonto auszugleichen.
Beispiel mit 8 Sollstunden laut Arbeitszeitmodell:
1 Tag ganzer Urlaub mit 8 Stunden → 0 Stunden Über- oder Unterstunden
1 halber Tag Urlaub mit 4 Stunden plus 5 Stunden Arbeitszeit → +1 Stunde Überstunden
Hinweis: Zeiteinträge der Art Schlechtwetter werden wie Arbeitszeit gewertet. Wenn Schlechtwetter bei euch von den Überstunden abgezogen werden soll, verwende die Art Überstundenabbau und notiere Schlechtwetter in der Beschreibung.
Wenn an einem Arbeitstag nichts gebucht wurde
Wenn an einem vergangenen Arbeitstag keine Stunden erfasst wurden, werden 0 Stunden angerechnet. Die vollen Sollstunden dieses Tages werden als Unterstunden vom Arbeitszeitkonto abgezogen.
Das gilt nur für Tage bis einschließlich gestern. Der heutige Tag und zukünftige Daten werden noch nicht als Unterstunden gewertet.
Beispiel: 8 Sollstunden und 0 Stunden erfasst führen dazu, dass 8 Stunden vom Arbeitszeitkonto abgezogen werden.
Wenn du stattdessen 8 Stunden Überstundenabbau einträgst, werden ebenfalls 8 Stunden abgezogen.
Der Stand des Arbeitszeitkontos ändert sich also nicht, wenn du für einen Tag in der Vergangenheit Überstundenabbau einträgst, an dem noch keine Stunden erfasst waren. Das gilt auch, wenn du den Überstundenabbau wieder löschst.
Monats- und Jahreswert anzeigen
In Zeiten → Übersicht siehst du das Arbeitszeitkonto aller Mitarbeitenden.
Du kannst zwischen verschiedenen Ansichten wechseln:
Monat: Zeigt die Differenz aus Erfassungen und Sollstunden für den gewählten Monat. Zeitkorrekturen werden hier nicht angezeigt.
Jahr: Zeigt die Summe aller Überstunden und Unterstunden des Jahres inklusive aller manuellen Zeitkorrekturen.
Arbeitszeitkonto für einzelne Mitarbeitende deaktivieren
Wenn du das Arbeitszeitkonto für einzelne Mitarbeitende deaktivieren möchtest, gehst du so vor:
Öffne die Mitarbeitenden-Einstellungen der Person.
Deaktiviere das Arbeitszeitkonto für diese Person.
Im Arbeitszeitkonto in der Übersicht erscheint dann bei dieser Person ein „–“. In der mobilen App wird kein Arbeitszeitkonto angezeigt. Die allgemeine Stundenbilanz bleibt jedoch sichtbar.
Arbeitszeitkonto in der mobilen App
In der mobilen App sehen alle Mitarbeitenden unter Zeiten im Reiter Übersicht ihre Stundenbilanz und ihr Arbeitszeitkonto.
Die Stundenbilanz zeigt auf einen Blick, wie viele Stunden im ausgewählten Zeitraum bereits erfasst wurden und wie viele Stunden laut Arbeitszeitmodell vorgesehen sind. Das Arbeitszeitkonto ergänzt das um die Überstunden oder Minusstunden für diesen Zeitraum.
Du kannst die Ansicht nach Woche, Monat oder Jahr filtern und vor- oder zurücknavigieren, um den Zeitraum zu wechseln.