Zeiterfassung im Büro
In diesem Artikel erfährst du, wie du Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubsanträge in der Büroanwendung und in der mobilen App erfasst und verwaltest.
Du lernst außerdem, wie du Zeiten bearbeitest, filterst und exportierst.
Mitarbeitende zum Team einladen
Damit deine Mitarbeitenden vor Ort Zeiten erfassen können, brauchen sie Zugang zur mobilen App. So lädst du sie in der Desktop-Anwendung ein:
Öffne „Einstellungen“.
Klicke auf „Neuen Nutzer einladen“.
Gib die Mobilfunknummer des Mitarbeiters ein.
Wähle die Rolle „Mobiler Nutzer“.
Klicke auf „Einladen“.
Hinweis: Weitere Details findest du im Artikel Grundeinstellung 1 – Dein Unternehmen.
Arbeitszeiten erfassen
So legst du einen neuen Zeiteintrag an und erfasst Arbeitszeit oder Fahrtzeit im Büro:
Wechsle zum Menüpunkt „Zeiten“.
Klicke oben rechts auf „Neue Zeit“.
Fülle diese Felder aus:
Datum: standardmäßig heute
Start- und Endzeit
Pausenzeit
Projekt: Wähle ein Projekt oder „Kein Projekt“
Beschreibe kurz, was gemacht wurde. Kläre im Büro, welche Details für die Auswertung wichtig sind.
Wichtig: Jeder Eintrag vom Typ „Arbeitszeit“ oder „Fahrtzeit“ braucht eine Projektzuordnung. Ohne Projekt lassen sich Buchungen nicht korrekt für Rechnungen oder die Nachkalkulation verwenden.
Hinweis: Verwende „Kein Projekt“ für Arbeiten, die nicht direkt zu einem Kundenauftrag gehören, zum Beispiel Werkstatt-, Lager- oder Büroarbeiten. Diese Zeiten erscheinen nicht in der Rechnungserstellung, sind aber in der Zeitenliste und im Export sichtbar.
Abwesenheiten erfassen
Du kannst in der Büroanwendung verschiedene Abwesenheiten eintragen:
Krank
Urlaub
unbezahlter Urlaub
Schlechtwetter
Bildung
Kurzarbeit
Feiertag
Überstundenabbau
Sonstiges
Für Urlaub, unbezahlten Urlaub, Krank und Feiertage wählst du, ob du einen ganzen Tag oder einen halben Tag einträgst. Das System berechnet die Stunden automatisch gemäß Arbeitszeitmodell.
Für Schlechtwetter, Bildung, Kurzarbeit und Sonstiges hast du zwei Optionen:
Ganztägig: Das System nutzt die Stunden aus dem Arbeitszeitmodell. An freien Tagen werden keine Stunden ausgewiesen.
Stundenweise: Deaktiviere die Ganztags-Option und gib Start- und Endzeit selbst ein. Das geht auch an Tagen ohne normale Arbeitszeit.
Hinweis: Diese Regelungen orientieren sich am Bundesurlaubsgesetz, an der SOKA-Bau und am Gesetz für Feiertags- und Krankengeld. Mehr Informationen zum Arbeitszeitmodell findest du im Artikel Arbeitszeitmodell.
Urlaub beantragen, freigeben und ablehnen
Mitarbeitende mit der Rolle „Büro“ oder „Mobil“ müssen Urlaub und unbezahlten Urlaub beantragen. Admins müssen diesen Antrag freigeben. Admins können Urlaub und unbezahlten Urlaub auch direkt als Zeiteintrag eintragen und müssen ihn nicht selbst freigeben lassen.
Urlaub beantragen mit der Rolle „Office“
Öffne die Browser-Version von plancraft.
Wähle in der linken Leiste „Zeiten“.
Tippe auf „neue Zeit“.
Wähle „Urlaub“ oder „unbezahlten Urlaub“ aus.
Trage den Zeitraum und optional eine Begründung im Beschreibungsfeld ein.
Speichere den Antrag.
Nach dem Speichern findest du deinen Antrag im Reiter „Offene Urlaubsanträge“. Dort kannst du ihn jederzeit bearbeiten, indem du auf den Antrag klickst, die Änderung vornimmst und wieder auf „Speichern“ klickst.
Urlaubsanträge freigeben oder ablehnen mit der Rolle „Admin“
Öffne die Übersicht, um offene Urlaubsanträge zu sehen. Klicke auf „Urlaubsanträge anzeigen“, um direkt zu den Anträgen zu gelangen.
Öffne alternativ in der Browser-Anwendung den Bereich Zeiten und wechsle zum Reiter „Offene Urlaubsanträge“.
Wähle einen Antrag aus der Liste aus.
Wähle eine Aktion:
Tippe auf den Haken für Freigeben.
Tippe auf das X für Ablehnen.
Bearbeite den Antrag optional vor der Freigabe. Klicke dazu auf den Antrag, nimm die Änderung vor und gib den Antrag dann frei.
Tipp: Schreibe für eine bessere Nachvollziehbarkeit in das Feld „Beschreibung“, was du bearbeitet hast und warum.
Was im Anschluss passiert:
Wird der Antrag freigegeben, wandelt plancraft ihn automatisch in einen Eintrag um. Er erscheint im Reiter „Alle Zeiten“.
Wird der Antrag abgelehnt, löscht plancraft ihn endgültig.
Deine Mitarbeitenden erhalten in der mobilen App eine Benachrichtigung, sobald du den Antrag freigegeben oder abgelehnt hast. Voraussetzung: Sie müssen ihre Benachrichtigung für Urlaubsanträge in der mobilen App eingeschaltet haben.
Wie die Beantragung von Urlaub über die mobile App funktioniert, erfährst du im Artikel Urlaub beantragen mit der Rolle „Office“.
Krankheit während Urlaub oder Bildung
Du kannst Krankheitstage während eines Urlaubs- oder Bildungseintrags einfügen. Der ursprüngliche Eintrag wird dabei automatisch überschrieben und gelöscht. Das erleichtert dir die Arbeit, wenn deine Mitarbeitenden sich im Urlaub oder während der Bildungszeit krank melden.
Anzeige von Feiertagen
Feiertage werden mit der im Arbeitszeitmodell definierten Stundenzahl angezeigt. So ist der Antrag auf Saison-Kurzarbeitergeld bei der Bundesagentur für Arbeit korrekt.
Zeiteinträge individualisieren
Über das Beschreibungsfeld kannst du zusätzliche Angaben machen, zum Beispiel:
Entfernung zur Baustelle
Spesen
Kindkrank
Arztbesuch
Sprecht euch am besten im Unternehmen ab, welche Kürzel oder Hinweise ihr verwenden möchtet.
Hinweis: Nutze die Zeitart „Sonstiges“ für individuelle Abwesenheiten wie Sonderurlaub, Arztbesuch oder Überstundenausgleich.
Zeiten bearbeiten
Du kannst bei Bedarf Zeiteinträge aller Mitarbeitenden bearbeiten. Nach einer Bearbeitung kannst du diesen Eintrag in der mobilen App nicht mehr ändern. Mitarbeitende dürfen in der mobilen App nur Zeiteinträge ändern, die höchstens 4 Wochen alt sind.
Nach Zeitraum und Personen filtern
Oben rechts kannst du nach dem Zeitraum „Jahr“ oder „Monat“ filtern und einzelne Mitarbeitende auswählen. Deaktivierte Mitarbeitende werden in der Liste angezeigt, damit du auch nach dem Austritt auf die Daten zugreifen kannst. Wenn du deaktivierte Mitarbeitende nicht anzeigen lassen möchtest, kannst du sie über den Mitarbeiter-Filter ausblenden.
Zeiten exportieren
So exportierst du Zeiteinträge aus der Zeitenübersicht:
Wechsle in die „Zeitenübersicht“.
Stelle über die Filter ein, welche Einträge angezeigt werden, zum Beispiel Mitarbeitende und Monat.
Klicke oben rechts auf „Zeiten exportieren“.
Wähle „Excel“ oder „CSV“.
Der Anspruch wird dann in „Zeiten“ automatisch berechnet und kann im Reiter „Übersicht“ eingesehen werden.
Hinweis: Andere Logiken, zum Beispiel monatlich 2,5 Tage zusätzlicher Anspruch, werden aktuell nicht unterstützt. Wie viel Urlaub ihr wann genehmigt, entscheidet dein Betrieb. Du kannst das Feld „Urlaubsanspruch“ auch leer lassen, wenn ihr den Anspruch außerhalb von plancraft verwaltet.
Warnung: Es werden nur die aktuell gefilterten Einträge exportiert.
CSV nachträglich in Excel importieren
In diesem Abschnitt erfährst du, wie du eine exportierte CSV-Datei in Excel importierst, um Zeiten nachzubearbeiten.
Öffne in Excel eine neue, leere Arbeitsmappe.
Gehe zu Daten und klicke auf den Pfeil neben Daten abrufen.
Wähle Aus Text/CSV.
Suche deine exportierte CSV-Datei und wähle sie aus.
Im Import-Dialog:
Wähle als Dateiursprung Unicode (UTF-8).
Setze das Trennzeichen auf Semikolon.
Klicke auf Fertig stellen, um die Daten in die Arbeitsmappe zu übernehmen.
Hinweis: Überprüfe nach dem Import, ob alle Spalten korrekt getrennt sind, bevor du Daten bearbeitest.
Zeiterfassung auf der Baustelle
In diesem Artikel erfährst du, wie du in der mobilen App Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfasst und übersiehst.
Arbeitszeiten erfassen
So legst du einen neuen Zeiteintrag an und erfasst Arbeitszeit oder Fahrtzeit auf der Baustelle:
Tippe unten in der Navigationsleiste auf „Zeiten“.
Tippe oben rechts auf „Neue Zeit“.
Fülle folgende Felder aus:
Datum: standardmäßig heute
Start- und Endzeit
Pausenzeit
Projekt: Wähle ein Projekt oder „Kein Projekt“
Gib eine Beschreibung ein, zum Beispiel kurz, was du gemacht hast. Kläre im Büro, welche Details für die Auswertung wichtig sind.
Wichtig: Jeder Eintrag vom Typ „Arbeitszeit“ oder „Fahrtzeit“ braucht ein Projekt. Ohne Projekt können deine Kolleginnen und Kollegen später nicht korrekt für Rechnungen oder die Nachkalkulation rechnen.
Hinweis: Wenn ihr die Plantafel nutzt, kannst du in der Einsatz-Ansicht direkt deine Zeit erfassen. Dann ist das richtige Projekt schon direkt ausgewählt.
Abwesenheiten erfassen
Neben der regulären Arbeitszeit kannst du folgende Abwesenheiten direkt erfassen:
Krank
Schlechtwetter
Bildung
Kurzarbeit
Feiertag
Sonstiges
Für die Abwesenheiten Krank und Feiertage kannst du auswählen, ob du einen ganzen Tag oder einen halben Tag einträgst. Das System berechnet automatisch die Stunden, die laut deinem Arbeitszeitmodell an diesem Tag vorgesehen waren.
Für Schlechtwetter, Bildung, Kurzarbeit und Sonstiges hast du zwei Optionen:
Ganztägig: Das System nutzt die Stundenzahl aus deinem Arbeitszeitmodell. An Tagen, an denen du laut Modell frei hast, werden keine Stunden ausgewiesen.
Stundenweise: Schalte die Ganztags-Option aus und gib Start- und Endzeit selbst ein. Das geht auch an Tagen, an denen du normalerweise nicht arbeitest.
Hinweis: Bei Fragen zu deinem Arbeitszeitmodell wende dich bitte direkt an deinen Admin oder dein Büro.
Urlaub und unbezahlten Urlaub beantragen
So beantragst du in plancraft deinen Urlaub oder unbezahlten Urlaub in der mobilen App:
Tippe unten in der Navigationsleiste auf „Zeiten“.
Wähle oben im Bildschirm „Zeiten“ oder „Urlaubsanträge“.
Tippe oben rechts auf das „+“-Symbol.
Wähle Urlaub oder unbezahlten Urlaub aus.
Trage Startdatum und Enddatum ein.
Wähle für eintägige Anträge die Dauer „ganzer Tag“, „erste Tageshälfte“ oder „zweite Tageshälfte“.
Gib optional im Feld „Beschreibung“ eine Begründung ein.
Speichere den Antrag.
Nach dem Speichern findest du deinen Antrag im Tab „Urlaubsanträge“. Dort kannst du ihn bei Bedarf bearbeiten oder löschen.
Dein Admin muss den Antrag freigeben.
Nach der Freigabe wird der Antrag automatisch zu einem Eintrag und erscheint im Tab „Zeiten“.
Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald dein Urlaub freigegeben, bearbeitet oder abgelehnt wurde.
Hinweis: Du erhältst nur eine Benachrichtigung, wenn du in den Einstellungen Benachrichtigungen für Urlaubsanträge aktiviert hast. Wie du sie einstellt, findest du im Hilfe-Artikel Abschnitt „Benachrichtigungen einstellen“.
Zeitenübersicht
In der Zeitenübersicht siehst du alle Einträge und filterst sie nach Zeitraum.
Tippe unten auf „Zeiten“, um alle Einträge zu sehen.
Wähle aus:
Aktuelle Woche: Alle Einträge dieser Woche
Ab morgen: Bereits geplante Einträge ab dem nächsten Tag
Bis heute: Alle Einträge aus der Vergangenheit
So behältst du jederzeit den Überblick über deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Benachrichtigungen einstellen
So stellst du Benachrichtigungen in der mobilen App ein:
Klicke oben links auf das „Rädchen“.
Gehe auf „Benachrichtigungen“.
Schalte Benachrichtigungen ein oder aus.
Zeiten für andere erfassen
Mit der Rolle „Mobil - Teamleitung“ kannst du Zeiten für andere Personen erfassen. Das gilt für Arbeitszeit und Fahrtzeit.
Erfasse wie gewohnt eine Zeit über Zeiten oder Einsätze und wähle das Projekt aus. Im Feld „Mitarbeiter“ kannst du auswählen, für wen du einen Zeiteintrag erstellen möchtest. Es werden nur Personen angezeigt, die dem Projekt zugeordnet sind.
Hinweis: In der mobilen App kann der aktuell eingeloggte User auschließlich die von ihm (für sich oder andere) erfassten Einträge sehen. Er sieht also keine Einträge, die Mitarbeiter selber hier erfasst haben. Auf dem PC kann der Admin dahingegen alle Zeiteinträge sehen.
Wie du die Rolle deinen Mitarbeitenden zu teilst, erfährst du im Artikel Zugangsrechte einstellen und verwalten.