In diesem Artikel erfährst du, wie du Kontakte als Organisation mit mehreren Empfängern anlegst und später im Projekt oder Dokument verwendest. So hältst du komplexe Kundendaten übersichtlich und kannst die richtigen Empfänger schnell auswählen.
Neuen Kontakt als Organisation erstellen
Um einen neuen Kontakt als Organisation mit mehreren Empfängern zu erstellen, öffne den Reiter „Kontakte“ und klicke auf „Neuer Kontakt“. Danach wählst du den Typ „Organisation“ aus.
Im Kontaktformular hinterlegst du anschließend alle wichtigen Informationen der Organisation.
Bevor du nun die Empfänger anlegst, brauchst du zunächst die passenden Adressen.
Gehe deshalb in dieser Reihenfolge vor:
Schritt 1: Adressen anlegen
Im Bereich „Adresse” trägst du die Hauptadresse der Organisation ein, also Straße & Nr., PLZ, Stadt und Land.
Das Feld „Zusatz” nutzt du bei Bedarf, zum Beispiel für ein Gebäude oder ein Stockwerk.
Für alle weiteren Adressen klickst du auf „Adresse hinzufügen”. Das wiederholst du für jede weitere Adresse.
Mit dem Papierkorb-Symbol neben der Adresse kannst du sie wieder löschen.
Schritt 2: Empfänger anlegen
Nachdem du die Adressen angelegt hast, scrollst du im Kontaktformular zum Bereich „Empfänger”. Trage im Feld „Organisation” den Namen des ersten Empfängers ein, zum Beispiel „WEG 1". Bei Bedarf wählst du eine „Anrede” aus und ergänzt „Zusatz 1" und „Zusatz 2".
Klicke danach auf das Feld „Adresse”. plancraft zeigt dir jetzt alle Adressen an, die du zuvor angelegt hast. Wähle die Adresse aus, die zu diesem Empfänger gehört.
Empfänger können die gleiche Adresse haben oder unterschiedliche Adressen. Du legst mehrere Adressen an und kombinierst sie frei.
Möchtest du weitere Empfänger anlegen, klickst du auf „Empfänger hinzufügen”. Dann trägst du den nächsten Empfänger ein und wählst wieder seine Adresse aus. Das kannst du beliebig oft wiederholen.
Wenn du alle Adressen, Empfänger und weiteren notwendigen Daten der Organisation hinterlegt hast, klickst du oben rechts auf „Kontakt erstellen”.
Hinweis: Keine Sorge, du kannst deine Angaben auch später jederzeit anpassen. Öffne dazu den Kontakt erneut und ergänze, ändere oder lösche die Informationen, die du brauchst.
Organisationen im Projekt einfügen
Wenn du ein neues Projekt erstellst und es einem Kontakt zuweisen willst, suchst du zunächst nach der Organisation.
Sobald du die Organisation ausgewählt hast, erscheint der Bereich „Empfänger”.
Dort wählst du den Empfänger aus, den du für dieses Projekt benötigst, also die Hauptadresse des Projekts.
Wichtig: Der Empfänger, den du hier auswählst, erscheint auf allen Dokumenten des Projekts. In den einzelnen Dokumenten kannst du den Empfänger aber jederzeit noch anpassen. Wie das geht, erfährst du im nächsten Abschnitt.
Empfänger innerhalb eines Dokuments anpassen
Wenn du in einem Dokument arbeitest, kannst du den Empfänger auch unabhängig vom Projekt für dieses Dokument individuell anpassen. Den aktuellen Empfänger siehst du im Bearbeitungsmodus ganz oben im Dokument.
Um ihn zu ändern, entfernst du zuerst den aktuellen Empfänger.
Klicke dazu rechts im Empfängerfeld auf das rote Symbol mit der durchgestrichenen Kette.
Daraufhin öffnet sich ein kleines Fenster mit der Frage „Empfänger wirklich entfernen?”. Bestätige mit „Entfernen”.
Danach ist das Feld leer. Gib jetzt in die Suchleiste die Adresse oder einen Teil der Adresse ein.
Du kannst auch nach dem Namen der Organisation suchen. plancraft zeigt dir passende Vorschläge an. Wähle den richtigen Empfänger aus der Liste aus.
Mit diesen Schritten hast du eine Organisation mit mehreren Empfängern angelegt. Du weißt jetzt, wie du den passenden Empfänger einem Projekt zuordnest und wie du ihn in einzelnen Dokumenten anpasst.
Durch Organisationen wird dein Kundenstamm übersichtlicher und aufgeräumter. So arbeitest du in plancraft einfacher mit Kontakten und mehreren Empfängern.