Mit plancraft kannst du heute schon eine XRechnung erstellen und herunterladen. So sendest du Rechnungen an Stellen, die eine E-Rechnung benötigen, ohne ein anderes Programm zu verwenden.
Was eine E-Rechnung und die E-Rechnungspflicht bedeutet, findest du hier:
Wann brauchst du eine XRechnung?
Eine XRechnung brauchst du vor allem dann, wenn dein Auftraggeber eine E-Rechnung verlangt. Für Privatkunden brauchst du keine E-Rechnung.
Für Privatkunden kannst du deine Rechnung wie gewohnt als PDF oder per Post versenden.
Behörden und Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor verlangen teilweise schon seit Jahren eine XRechnung. Du kannst die in plancraft erstellte Rechnung dann einfach als XRechnung herunterladen.
Im Unternehmensbereich teilt dir dein Auftraggeber in der Regel mit, ob oder ab wann er eine E-Rechnung von dir benötigt. Es gibt noch eine Übergangsfrist bis 2027. Sprich deshalb vorher mit deinem Auftraggeber, bevor du eine Rechnung verschickst, die möglicherweise nicht korrekt verarbeitet werden kann.
Pflichtangaben für eine XRechnung
Bei einer XRechnung kannst du kein Briefpapier hinterlegen wie bei einer Rechnung als PDF. Deshalb musst du in plancraft eventuell einige Unternehmensdaten einmalig in den Einstellungen nachtragen, damit du eine XRechnung herunterladen kannst.
Wichtig: Wir können immer nur die folgenden Daten in die XRechnung übernehmen:
deine vollständige Unternehmensadresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
deine Bankverbindung
deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
☝️ Bitte beachte: Falls du Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG bist, trage dies am besten im Feld für die Steuernummer ein, damit auch du XRechnungen herunterladen kannst.
Wenn du eine XRechnung an Behörden oder den öffentlichen Sektor sendest, sind einige Angaben zwingend erforderlich. Dazu gehören die Leitweg-ID und manchmal auch die Lieferantennummer. Diese Informationen erhältst du von deinem Auftraggeber.
Du kannst diese Angaben auf der Kontaktebene dauerhaft hinterlegen. So musst du sie beim Herunterladen von XRechnungen für diesen Kontakt nicht jedes Mal neu eingeben.
Dein Auftraggeber kann auch weitere Angaben benötigen, zum Beispiel eine Auftragsnummer oder die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Diese Informationen kannst du beim Herunterladen einer XRechnung angeben, wenn sie für deinen Auftrag relevant sind. Sie sind nicht zwingend erforderlich.
XRechnung herunterladen
Du kannst eine XRechnung nach der Fertigstellung deiner Rechnung an drei Stellen herunterladen:
Klicke direkt im Editor auf den Download der XRechnung.
Wähle in der Rechnungsliste das Drei-Punkte-Menü der Rechnung aus.
Wähle in der Projektübersicht das Drei-Punkte-Menü aus.
Damit deine Auftraggeber auch die PDF-Rechnung erhalten und einsehen können, hängen wir sie technisch immer an die XRechnung an. Mit einem E-Rechnung-Tool wie zum Beispiel Quba oder anderen Eingangsrechnungsprogrammen, die XRechnungen verarbeiten können, lässt sich dieser PDF-Anhang öffnen.
E-Rechnung öffnen und anschauen
💡 Empfiehl deinen Auftraggebern gern den Viewer „Quba“. Das Programm ist kostenfrei, funktioniert auf allen Betriebssystemen und kann sowohl XRechnung als auch ZugFeRD anzeigen.