Mit dieser Anleitung richtest du PORTA für deinen Zimmereibetrieb so ein, dass Anrufe passend beantwortet und Anfragen sauber erfasst werden. Du legst die Begrüßung fest, hinterlegst die wichtigsten Unternehmensinformationen und prüfst alles mit Testanrufen.
Begrüßung einrichten
Die Begrüßung ist das Erste, was deine Kundschaft hört. Sie entscheidet mit, ob sich die anrufende Person ernst genommen fühlt.
PORTA bringt eine Standardbegrüßung mit, die sofort funktioniert. Eine persönliche Begrüßung mit deinem Firmennamen wirkt aber authentischer und passt besser zu deinem Betrieb.
Ein kurzes Beispiel:
„Grüß Gott – hier die Zimmerei [Firmenname].“
Wenn du ausführlicher formulieren willst, nutze eine der folgenden Varianten aus echten Zimmerei-Betrieben:
Förmlich (Sie): „Grüß Gott, hier ist das KI-Büro von [Betrieb]. Leider bin ich aktuell nicht erreichbar. Erklären Sie mir bitte Ihr Anliegen."
Direkt (du): „Willkommen bei [Betrieb]. Ich bin unser KI-Telefonassistent – wie kann ich dir weiterhelfen?"
Neutral: „Hallo, hier ist der KI-Anrufbeantworter der [Betrieb]."
Tipp: Bei Privatkundschaft funktioniert „Sie“ meist besser. Wenn dein Betrieb seit Jahren auf „du“ arbeitet, halte das auch am Telefon durch. Konsistenz ist wichtiger als Konvention.
Unternehmensinformationen hinterlegen
In diesem Bereich legst du fest, was PORTA über deinen Betrieb weiß. Je präziser du bist, desto besser sind die Antworten.
Öffnungszeiten eintragen
Trage deine Öffnungszeiten klar ein, damit PORTA Anfragen richtig einordnet.
Montag bis Freitag 07:30–17:30 Uhr.
Samstag und Sonntag geschlossen.
Feiertage in [Bundesland] geschlossen.
Einzugsgebiet definieren
Hinterlege dein Einzugsgebiet, damit PORTA weiß, für welche Orte du arbeitest.
Wir arbeiten im Umkreis von 30 km um [Stadt].
Postleitzahlen: [PLZ-Bereich].
Leistungen pflegen
Hinterlege nur die Leistungen, die du wirklich anbietest. Lieber 8 präzise Leistungen als 20 ungenaue.
Dachsanierung / Energetische Dachsanierung
Holzbau / Zimmerei
Carport (auch Doppelcarport)
Holzrahmenbau
Dachfenster (Einbau, Austausch, Velux)
Aufstockung
Fassadenarbeiten / Holzfassade
Vordach / Eingangsüberdachung / Terrassenüberdachung
Innenausbau
Dachstuhl / Dachkonstruktion / Pultdach
Fachwerksanierung
Gaube / Dachgaube
Balkonsanierung / Holzbalkon
Reparaturarbeiten (Sturmschaden, Dachreparatur)
Hinweis: Was nicht in der Liste steht, ist für PORTA Neuland. Ergänze nur Leistungen, die du auch wirklich anbieten kannst.
Nicht angebotene Leistungen eintragen
Ebenso wichtig ist, was du nicht machst. So vermeidest du Termine, die du nicht halten kannst.
Reine Spengler-/Klempnerarbeiten ohne Dachzusammenhang
Reine Pflasterarbeiten / Garten- und Landschaftsbau
Reparaturen unter einer bestimmten Mindestauftragsgröße
Bestimmte Materialien, zum Beispiel nur Holz und kein Metall
Hinweis: So verhindert PORTA falsche Erwartungen und unnötige Rückfragen.
Notdienst hinterlegen
Wenn du einen Notdienst anbietest, zum Beispiel nach Sturmschäden, kannst du das hier eintragen.
„In dringenden Fällen [Name] anrufen unter [Telefonnummer]."
„Bei Notfällen bitte eine Nachricht hinterlassen, wir melden uns auch außerhalb der Öffnungszeiten zurück."
Wenn du keinen Notdienst hast, formuliere das ebenfalls klar.
„Ein Notdienst wird nicht angeboten."
Wichtig: So entstehen keine falschen Erwartungen bei dringenden Anrufen.
Verhalten für neue Projektanfragen festlegen
Das ist das wichtigste Szenario für eine Zimmerei. In 7 von 10 Fällen ruft ein Privatkunde an, und oft geht es um eine größere Maßnahme.
PORTA muss hier nicht abschließen. PORTA soll die Anfrage so präzise erfassen, dass du den Vor-Ort-Termin gut vorbereitet wahrnehmen kannst.
Klicke auf die Einstellung für neue Projektanfragen.
Wähle die Frage nach der Adresse ab.
Hinweis: Die Adresse holst du beim Vor-Ort-Termin oder per E-Mail.
Lege diese Fragen in dieser Reihenfolge fest:
„Worum geht es genau – Dachsanierung, Carport, Aufstockung, Dachfenster oder etwas anderes?"
„Können Sie kurz beschreiben, was gemacht werden soll?"
„In welchem Ort liegt das Objekt?"
„Gibt es einen bestimmten Zeitraum, in dem das Projekt umgesetzt werden soll? Wie dringend ist es?"
„Können Sie uns vorab schon den Bauplan, Maße oder Fotos per E-Mail zukommen lassen?"
„Wann wären Sie für einen Vor-Ort-Termin verfügbar?"
„Unter welcher E-Mail-Adresse oder Telefonnummer können wir Sie erreichen?"
Tipp: Wenn du häufig Sturm- oder Wasserschäden bearbeitest, ergänze die Zusatzfrage: „Handelt es sich um einen Sturm- oder Versicherungsschaden? Wenn ja, ist ein Gutachter eingeschaltet?"
Verhalten für Rückrufanfragen festlegen
Wenn ein Anrufer nur einen Rückruf möchte, soll PORTA kurz bleiben. Das gilt zum Beispiel für Bestandskunden, Lieferanten oder Kolleginnen und Kollegen.
Lange KI-Gespräche werden in diesem Fall oft als störend empfunden.
Klicke auf die Einstellung für Rückrufanfragen.
Wähle die Frage nach der Adresse ab.
Hinweis: 96 % der Zimmereien machen das so.
Lege maximal diese 3 Fragen fest:
„Wer soll zurückrufen werden?" - Name
„Worum geht es?" - kurzes Stichwort reicht
„Geht es um ein laufendes Bauvorhaben? Wenn ja, um welches?"
Mehr brauchst du hier nicht. Bestandskunden wollen oft nur schnell einen Rückruf auslösen.
Stimme wählen
PORTA bietet mehrere Stimmen an. Die Wahl ist Geschmackssache, aber zwei Hinweise helfen dir bei der Entscheidung.
Männliche Stimme wirkt bei Handwerksbetrieben in der Regel passender. Sie entspricht oft dem, was Anrufende erwarten.
Weibliche Stimme kann sich abheben und hilft, wenn dein Betrieb sich bewusst freundlicher oder serviceorientierter positioniert.
Hör dir alle Optionen einmal selbst an. Wähle die Stimme, die du selbst gerne hören würdest, wenn du anrufen würdest.
Benachrichtigungen aktivieren
Schalte den Toggle bei Benachrichtigungen ein, damit du nach jedem Anruf eine E-Mail mit der Zusammenfassung bekommst. So verpasst du keine Anfrage.
Hinweis: Gerade bei niedriger Anrufzahl pro Tag zählt jede einzelne Anfrage.
Testanruf vor dem Live-Schalten
Bevor du PORTA an deine echte Geschäftsnummer hängst, mache mindestens 2 Testanrufe.
Klicke auf die PORTA-Nummer und teste eine neue Projektanfrage.
Rufe deine PORTA-Nummer an und sag zum Beispiel:
„Hallo, wir hatten einen Sturmschaden am Dach, ein paar Ziegel sind weg. Wir bräuchten jemanden, der sich das anschaut und ein Angebot für die Reparatur macht."
Prüfe, ob PORTA die richtigen Fragen stellt. Achte auf Standort, Dringlichkeit und Termin. Prüfe auch, ob die Zusammenfassung korrekt im E-Mail-Eingang landet.
Klicke auf einen zweiten Anruf und teste eine Rückrufanfrage.
Rufe an und sage:
„Hallo, ich bitte um einen Rückruf. Es geht um den Carport, den ihr gerade aufstellt."
Prüfe, ob PORTA es kurz hält. Prüfe außerdem, ob die 3 Kernpunkte Wer, Worum und welches Bauvorhaben korrekt erfasst werden.
Wenn etwas hakt, korrigiere die Einstellungen und teste noch einmal.
Wann du nachjustieren solltest
PORTA ist keine „einrichten und vergessen“-Lösung. Gehe die Einstellungen alle 2–4 Wochen kurz durch.
Typische Lücken bei Zimmereien sind:
Falsche Pronomen oder Aussprache beim Betriebsnamen. Passe die Begrüßung dann phonetisch an.
Anrufe mit „Materiallieferung“ oder „Materialverkauf“ häufen sich. Lege dafür eine eigene Leistung an und nutze bei Bedarf die Standardantwort „Materialverkauf nur an Gewerbekunden“.
Häufige Anfragen für Leistungen, die du nicht anbietest, zum Beispiel reine Dachreinigung oder reine Spengler-Arbeiten. Ergänze diese unter „Was wir nicht anbieten“.
Sturm- oder Hochwasser-Saison. Wenn die Anfragen hochschnellen, aktiviere den Notdienst-Text vorübergehend.
Anrufer hängen früh auf, laut deinen Anruf-Zusammenfassungen. Kürze dann die Begrüßung und reduziere die Fragen.
Hinweis: Wenn dir 3 Anrufe in einer Woche sagen, dass der Assistent etwas nicht verstanden hat, passt wahrscheinlich etwas in den Einstellungen nicht. Gehe dann zurück zu Schritt 2 und Schritt 3 und feile nach.
Je mehr du im Lauf der Zeit ergänzt, desto besser wird PORTA für deinen Betrieb.