In diesem Artikel richtest du PORTA für Generalunternehmer so ein, dass Anrufer eine passende Begrüßung hören und der Assistent die wichtigsten Informationen zu deinem Betrieb kennt.
Begrüßung einrichten
Mit der Begrüßung legst du fest, was deine Anrufer zuerst hören. Eine persönliche Begrüßung mit deinem Firmennamen wirkt meist authentischer als die Standardbegrüßung.
PORTA bringt eine Standardbegrüßung mit, die sofort funktioniert. Wenn du deinen Firmennamen einbaust, passt die Ansage besser zu deinem Betrieb.
Guten Tag – hier die Bauunternehmung [Firmenname].
Trage unter Unternehmensname überschreiben nur dann etwas ein, wenn dein offizieller Firmenname schwer auszusprechen ist, zum Beispiel bei Abkürzungen oder Sonderzeichen. Aus „Plancraft GmbH“ wird dann zum Beispiel „Plankraft“.
Wenn du ausführlicher formulieren willst, kannst du diese Begrüßung für Generalunternehmer verwenden:
Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent von [Firmenname], Ihrem Partner für Bau- und Sanierungsprojekte. Wie kann ich Ihnen helfen?
Unternehmensinformationen eintragen
Das Feld Unternehmensinformationen ist die wichtigste Einstellung. Alles, was du hier einträgst, kann der Assistent im Gespräch nutzen, um Rückfragen zu beantworten.
Strukturiere die Informationen in klare Blöcke, damit die KI sie besser nutzen kann.
Öffnungszeiten
Montag bis Freitag 07:00–17:00 Uhr.
Samstag und Sonntag geschlossen.
Feiertage in [Bundesland] geschlossen.
Einzugsgebiet
Wir arbeiten im Umkreis von 50 km um [Stadt].
Postleitzahlen: 20000–22999.
Leistungen
Sanierung (Komplettsanierung, Teilsanierung)
Umbau und Anbau
Neubau (Einfamilienhaus, Mehrfamilienhaus)
Trockenbau
Fliesenarbeiten
Dacharbeiten
Außenanlagen
Notdienst
Wir bieten keinen 24/7-Notdienst.
Bei dringenden Schäden außerhalb der Öffnungszeiten rufen wir am nächsten Werktag bis 09:00 Uhr zurück.
Was wir nicht anbieten
Reine Gartenarbeit
Privatumzüge
Reparaturen unter 500 € Auftragsvolumen
Tipp: Schreib alles aus und nutze keine Sonderzeichen oder Abkürzungen. Die KI liest den Text vor und spricht ihn so, wie er geschrieben steht.
Verhalten 1: Neue Projektanfrage
Dieses Verhalten nutzt du, wenn ein Anrufer nach einem neuen Auftrag fragt. Du sammelst damit strukturiert die wichtigsten Informationen für ein erstes Angebot.
Für dieses Szenario ist die vollständige Adresse sinnvoll. Für ein Aufmaß oder eine Vor-Ort-Besichtigung brauchst du die genaue Anschrift. Nur der Ort reicht selten aus.
Wähle für die Adressabfrage Vollständige Adresse.
Stelle die Fragen in dieser Reihenfolge:
Um welches Gewerk geht es? Zum Beispiel Sanierung, Neubau, Umbau, Trockenbau oder etwas anderes.
Handelt es sich um ein privates oder gewerbliches Projekt?
Wann soll das Projekt starten?
Wie groß ist die Fläche oder der Umfang ungefähr?
Gibt es bereits Pläne, Skizzen oder ein Aufmaß?
Wann passt Ihnen ein Vor-Ort-Termin am besten?
Haben Sie einen ungefähren Budget-Rahmen? (optional)
Wie haben Sie von uns erfahren? (optional, fürs Marketing)
Hinweis: Du kannst bis zu 10 Fragen einrichten. Nimm aber lieber weniger und dafür die richtigen. Zu lange Fragenkataloge führen dazu, dass Anrufer abbrechen.
Verhalten 2: Rückrufanfrage
Dieses Verhalten nutzt du, wenn ein Anrufer nur einen kurzen Rückruf möchte oder zum Chef durchgestellt werden will. Hier ist Kürze entscheidend.
Für einen Rückruf brauchst du keine Adresse abzufragen. Die Telefonnummer reicht, und die Adressfrage wirkt sonst schnell aufdringlich.
Wähle für die Adressabfrage Nicht fragen.
Stelle bei diesem Szenario höchstens diese 3 Fragen:
Worum geht es kurz?
Wann erreichen wir Sie am besten?
Ist es dringend?
Stimme wählen
Unter Stimme kannst du zwischen mehreren Sprecher-Stimmen wählen. Hör dir die Optionen mit dem Play-Button an, bevor du speicherst.
Die Standardstimme Laura funktioniert für die meisten Betriebe. Wenn dein Kundenkreis eher männlich-handwerklich ist, kann eine männliche Stimme natürlicher wirken. Teste, welche Stimme besser zu deinem Betrieb passt.
Benachrichtigungen aktivieren
Wenn du nach jedem Anruf eine E-Mail mit der Zusammenfassung bekommen willst, aktiviere die Benachrichtigungen. So verpasst du keine Anfrage.
Testanruf vor dem Live-Schalten
Bevor du PORTA produktiv nutzt, ruf deine plancraft-Nummer einmal selbst an und prüfe die wichtigsten Punkte.
Wird dein Firmenname korrekt ausgesprochen?
Reagiert der Assistent passend auf „Ich brauche jemanden für eine Sanierung“?
Wird die Adresse korrekt abgefragt?
Reagiert der Assistent auf „Ich brauche dringend Hilfe“ und greift die Notdienst-Logik?
Kommt die Anrufzusammenfassung in deinem Posteingang an?
Wichtig: Wenn etwas nicht passt, geh zurück in die Einstellungen. Passe Unternehmensinformationen oder die Fragen an und starte danach einen neuen Testanruf.
Wann du nachjustieren solltest
Lies die ersten Anrufzusammenfassungen aufmerksam. Wenn der Assistent oft etwas nicht beantworten kann, ergänze die Information im Feld Unternehmensinformationen.
Typische Lücken bei Generalunternehmern sind:
Anrufer fragen nach Materialkosten. Ergänze dann deine Pauschalen oder verweise auf einen Vor-Ort-Termin.
Anrufer fragen nach Referenzen. Ergänze dann einen Verweis auf deine Webseite.
Anrufer fragen nach Versicherung oder Gewährleistung. Ergänze dann deine Standardantwort.
Je mehr du mit der Zeit ergänzt, desto besser wird PORTA für deinen Betrieb.
Wenn du Fragen hast, schreib uns über den Chat unten rechts.