Mit dieser Anleitung richtest du PORTA für deinen Dachdeckerbetrieb ein. Du legst fest, wie die Begrüßung klingt, welche Informationen der Assistent kennen soll und welche Fragen er bei neuen Anfragen oder Rückrufen stellt.

Begrüßung einrichten

Die Begrüßung ist das Erste, was deine Anrufer hören. Sie entscheidet, ob sich der Anrufer ernst genommen fühlt.

PORTA bringt eine Standardbegrüßung mit, die sofort funktioniert. Eine persönliche Begrüßung mit deinem Firmennamen wirkt oft authentischer und passt besser zu deinem Betrieb.

Ein kurzes Beispiel ist: „Guten Tag – hier die Dachdeckerei [Firmenname]“.

Trage unter Unternehmensname überschreiben nur dann etwas ein, wenn dein offizieller Firmenname schwer auszusprechen ist. Das betrifft zum Beispiel Abkürzungen oder Sonderzeichen.

Beispiel: „Bedachungen Müller-Kalbskopf GbR“ → „Bedachungen Müller“.

Wenn du ausführlicher formulieren willst, nutze eine dieser drei Varianten für Dachdeckerbetriebe. Die Beispiele sind in der Sie-Form, weil unsere Daten zeigen, dass Dachdeckerbetriebe überwiegend auf Sie setzen:

Kompakt und regional: „Moin und hallo. Hier ist die Dachdeckerei [Firmenname] aus [Ort]. Ich bin [Name], die KI-Telefonassistentin. Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?“
Mit klarer Anweisung an den Anrufer: „Guten Tag bei [Firmenname]. Wir sind telefonisch nicht direkt erreichbar. Bitte nennen Sie Ihr Anliegen und alle wichtigen Informationen. Sie sprechen mit unserem KI-Telefonassistenten. Bitte sprechen Sie klar und lassen Sie ihn ausreden, damit alles vollständig aufgenommen wird. Wir erhalten Ihr Anliegen als Zusammenfassung und melden uns schnellstmöglich zurück. Wie können wir Ihnen helfen?“
Mit Versprechen für den Rückruf: „Herzlich willkommen bei [Firmenname]. Sie sprechen mit der digitalen Assistenz unseres Teams. Um Ihr Anliegen effizient aufzunehmen, nutzt unser System eine künstliche Intelligenz. Sie können mit mir ganz natürlich wie mit einem Menschen sprechen. Bitte nennen Sie mir Ihren Namen, Ihr Anliegen und Ihre Telefonnummer. Wir versprechen Ihnen, dass sich ein Mitarbeiter am nächsten Werktag persönlich bei Ihnen zurückmeldet. Ich höre Ihnen zu — was kann ich für Sie tun?“

Unternehmensinformationen eingeben

Das Freitextfeld Unternehmensinformationen ist die wichtigste Einstellung. Alles, was hier steht, kann der Assistent im Gespräch nutzen, um Rückfragen zu beantworten.

Bei Dachdeckern lohnt es sich, hier ausführlich zu sein. Anrufer fragen oft konkret nach Dachtypen, Wartungsintervallen und Notfall-Optionen.

Strukturiere die Informationen in diesen Blöcken:

Öffnungszeiten

Montag bis Freitag 07:00–17:00 Uhr.
Samstag und Sonntag geschlossen.
Feiertage in [Bundesland] geschlossen.

Einzugsgebiet

Wir arbeiten im Umkreis von 50 km um [Stadt].
Postleitzahlen: [PLZ-Bereich].

Leistungen

Dachsanierung (Steildach und Flachdach)
Flachdachsanierung und Abdichtungen
Dachreparaturen und Dachwartung / Dachkontrolle
Dachfenster (Einbau, Austausch, Velux)
Dachrinnen (Reinigung, Reparatur, Austausch)
Energetische Dachsanierung und Dämmung
Photovoltaik / PV-Anlagen
Fassadenarbeiten
Spenglerarbeiten / Klempnerarbeiten
Schornsteinarbeiten
Carports, Terrassen, Garagendächer
Sturmschadenbehebung

Notdienst

Der Notdienst ist empfohlen, weil viele Anrufer explizit danach fragen.

„Bei akuten Schäden (z. B. nach Sturm, undichtes Dach, eingedrungenes Wasser) erreichen Sie uns auch außerhalb der Öffnungszeiten unter [Notrufnummer].

Reaktion in der Regel innerhalb von 24 Stunden.“

Wenn du keinen Notdienst anbietest, erwähne das trotzdem kurz. So kann der Assistent klare Aussagen treffen.

Ein Beispiel ist: „Wir haben keinen 24/7-Notdienst. Bei akuten Schäden außerhalb der Öffnungszeiten rufen wir am nächsten Werktag bis 09:00 Uhr zurück.“

Was wir nicht anbieten

Diese Angaben sind optional, helfen aber bei der Vorqualifikation.

Reine Zimmererarbeiten ohne Dacheindeckung
Reinigung von Solaranlagen ohne Reparaturauftrag
Aufträge unter [Mindestauftragsvolumen]

Hausverwaltungen und wiederkehrende Aufträge

Wenn das für dich relevant ist, kannst du diesen Hinweis ergänzen:

Wir arbeiten regelmäßig mit Hausverwaltungen zusammen. Bei wiederkehrenden Wartungs- oder Reparaturaufträgen schicken Sie uns die Anfrage gerne direkt per E-Mail an [E-Mail].

Tipp: Schreib alles aus und vermeide Sonderzeichen oder Abkürzungen. Die KI liest den Text vor und spricht ihn so, wie er geschrieben steht.

Verhalten 1: Neue Projektanfrage

Dieses Szenario greift, wenn ein Anrufer nach einem neuen Auftrag fragt. Das ist der häufigste Anruftyp.

84 % aller Dachdecker-Anfragen führen am Ende zu einem Vor-Ort-Termin. Ziel der Fragen ist deshalb nicht, den Auftrag am Telefon zu schließen, sondern genug Infos für den Termin zu sammeln.

Wichtig für Dachdecker: Anrufer melden sich entweder mit einer Planungs- oder Sanierungsanfrage, zum Beispiel Dachsanierung, Dachfenster oder Photovoltaik, oder mit einem akuten Schaden, zum Beispiel Sturmschaden, undichtes Dach oder Wassereintritt. Die folgenden Fragen decken beide Fälle ab. Der Assistent erkennt am Wortlaut des Anrufers, welcher Fall vorliegt.

Typische Formulierungen sind zum Beispiel „es regnet rein“, „Sturmschaden“ oder „das Dach ist undicht“.

Empfohlene Einstellungen:

Adresse: Nicht fragen.

Begründung: Rund 66 % der Dachdecker-Anrufer sind Privatkunden. Die Adresse holst du beim Vor-Ort-Termin oder per E-Mail. Bei Notfällen reicht zuerst Ort plus Straßenname. Du kannst die Adresse später in den Fragen explizit erfragen, statt sie als Pflichtfeld zu setzen.

Empfohlene Fragen in dieser Reihenfolge:

Worum geht es genau? Zum Beispiel Dachsanierung, Dachreparatur, Dachfenster, Dachrinne, Photovoltaik oder ein akuter Schaden.
Handelt es sich um einen akuten Schaden — zum Beispiel ein undichtes Dach, einen Sturmschaden oder Wassereintritt? (Wenn ja, wird der Anrufer bevorzugt behandelt.)
Wo soll die Arbeit ausgeführt werden? Bitte die vollständige Adresse.
Um welchen Dachtyp geht es? Steildach, Flachdach, Garagendach oder etwas anderes?
Wie ist die Zugänglichkeit? Können wir mit Leitern arbeiten oder ist ein Gerüst nötig? (Wichtig für die Aufmaß-Kalkulation.)
Haben Sie bereits Fotos vom Schaden oder vom Dach? Können Sie diese vorab per E-Mail an [E-Mail] schicken?
Wann soll das Projekt starten? Sofort, in den nächsten Wochen oder flexibel?
Wann passt Ihnen ein Vor-Ort-Termin am besten?
Geht es um eine Versicherungs- oder Hausverwaltungs-Angelegenheit? (optional)

Hinweis: Du kannst bis zu 10 Fragen einrichten. 6–8 Fragen sind für Dachdecker die richtige Länge. Du brauchst vor allem Scope, Adresse, Dachtyp, Zugänglichkeit und Timing für den Vor-Ort-Termin.

Verhalten 2: Rückrufanfrage

Dieses Szenario greift, wenn ein Anrufer nur einen kurzen Rückruf möchte oder den Chef persönlich sprechen will. Hier ist Kürze entscheidend.

Empfohlene Einstellungen:

Adresse: Nicht fragen.

Begründung: Bei einem reinen Rückruf reicht die Telefonnummer. Die Adresse abzufragen kostet Anrufer Zeit und wirkt aufdringlich.

Empfohlene Fragen, maximal 3:

Worum geht es kurz?
Wann erreichen wir Sie am besten?
Ist es dringend — zum Beispiel ein akuter Schaden? (optional, hilft dir bei der Priorisierung)

Stimme wählen

Unter Stimme kannst du zwischen mehreren Sprecher-Stimmen wählen. Hör dir die Optionen mit dem Play-Button an, bevor du speicherst.

Empfehlung: Die Standardstimme „Laura“ funktioniert für die meisten Betriebe. Da deine Kundschaft überwiegend privat ist, passt eine warme, freundliche Stimme oft besser als eine sachlich-technische.

Das gilt auch dann, wenn dein Büro die Anrufe vorqualifiziert.

Benachrichtigungen aktivieren

Schalte den Toggle bei Benachrichtigungen ein, damit du nach jedem Anruf eine E-Mail mit der Zusammenfassung bekommst.

Bei Dachdeckern mit 11–20 Anrufen pro Tag ist das wichtig. Ohne Benachrichtigung gehen Anfragen schnell im Tagesgeschäft unter.

Tipp: Wenn dein Büro die Anrufe verarbeitet, trage die Büro-E-Mail als Empfänger ein. Dann landet die Zusammenfassung direkt da, wo der nächste Schritt passiert.

Testanruf vor dem Live-Schalten

Bevor du PORTA produktiv nutzt, ruf deine plancraft-Nummer einmal selbst an. Prüfe dabei am besten zwei Test-Szenarien, eines pro Verhalten 1-Pfad.

Test 1 — Planungsanfrage:

Wird dein Firmenname korrekt ausgesprochen?
Reagiert der Assistent passend auf „Ich brauche eine neue Dachsanierung“ oder „Ich möchte ein Dachfenster austauschen lassen“?
Werden Dachtyp, Adresse und Zugänglichkeit abgefragt?

Test 2 — Notfall:

Reagiert der Assistent passend auf „Wir haben einen Sturmschaden“, „Es regnet rein“ oder „Mein Dach ist undicht“?
Wird der Notfall-Charakter erkannt und priorisiert?
Wird die Adresse korrekt abgefragt?

Generell:

Kommt die Anrufzusammenfassung in deinem Posteingang an?

Wenn etwas hakt, gehe zurück in die Einstellungen und passe die Unternehmensinformationen oder die Fragen an. Danach machst du einen neuen Testanruf.

Wann du nachjustieren solltest

Lies die ersten Anrufzusammenfassungen aufmerksam. Wenn der Assistent oft etwas nicht beantworten kann, ergänze die Information im Feld Unternehmensinformationen.

Typische Lücken bei Dachdeckerbetrieben sind:

Anrufer fragen nach Quadratmeter-Preisen oder Stundensätzen. Ergänze deine Pauschalen oder verweise auf das Vor-Ort-Aufmaß.
Anrufer fragen nach Wartungsintervallen für Flachdächer / Dachrinnen. Ergänze deine Empfehlung, zum Beispiel eine jährliche Dachkontrolle.
Anrufer fragen nach Versicherungsabwicklung bei Sturmschäden. Ergänze, ob du direkt mit der Versicherung abrechnest oder ein separates Angebot erstellst.
Anrufer fragen nach Photovoltaik-Statik oder Genehmigungen. Ergänze deine Standardantwort oder verweise an einen Statiker.
Anrufer fragen nach Gewährleistung oder Garantie auf Dacharbeiten. Ergänze deine Standardfristen.
Anrufer fragen nach Referenzen oder Beispielarbeiten. Verweise auf deine Webseite, Instagram oder lokale Referenzobjekte.