Mit diesen Einstellungen richtest du PORTA so ein, dass Anrufer eine passende Begrüßung hören, wichtige Unternehmensinfos erhalten und sinnvolle Rückfragen beantworten können. Du lernst außerdem, wie du Verhalten, Stimme und Benachrichtigungen für deinen Betrieb anpasst.

Begrüßung einrichten

Die Begrüßung ist das Erste, was deine Anrufer hören. Sie entscheidet, ob sich der Anrufer ernst genommen fühlt.

PORTA bringt eine Standardbegrüßung mit, die sofort funktioniert. Eine persönliche Begrüßung mit deinem Firmennamen wirkt authentischer und passt besser zu deinem Betrieb.

Ein kurzes Beispiel:

„Guten Tag – hier [Firmenname].“

Trage unter Unternehmensname überschreiben nur dann etwas ein, wenn dein offizieller Firmenname schwer auszusprechen ist, zum Beispiel bei Abkürzungen oder Sonderzeichen.

Wenn du ausführlicher formulieren willst, nutze diese Struktur:

Firmenname → Grund, warum gerade niemand abnimmt → Frage nach dem Anliegen.

Beispiel in der Sie-Form, wenn du deine Kundschaft förmlich ansprichst:

"Hallo, hier ist die digitale Telefonassistenz von [Firmenname]. Aktuell sind alle Mitarbeiter im Einsatz — wie kann ich Ihnen helfen?"

Beispielformulierung in der Du-Form, wenn du einen lockeren Kundenkontakt pflegst:

"Hey, bitte nicht erschrecken — ich bin der KI-Telefonassistent von [Firmenname]. Aktuell sind alle Mitarbeiter im Gespräch. Ich kümmere mich aber gerne um dein Anliegen — wie kann ich helfen?"

Unternehmensinformationen ausfüllen

Das Freitextfeld Unternehmensinformationen ist die wichtigste Einstellung. Alles, was hier steht, kann der Assistent im Gespräch nutzen, um Rückfragen zu beantworten.

Nimm dir 10 Minuten und schreib alles aus, was deine Kunden typischerweise fragen.

Tipp: Schreib alles aus. Verzichte auf Sonderzeichen und Abkürzungen. Die KI liest den Text vor und spricht ihn so, wie er geschrieben steht.

Strukturiere die Infos nach diesen Blöcken:

Öffnungszeiten

Montag bis Freitag [Start]–[Ende] Uhr.
Samstag und Sonntag geschlossen.
Feiertage in [Bundesland] geschlossen.

Einzugsgebiet

Wir arbeiten im Umkreis von [X] km um [Stadt].
Postleitzahlen: [PLZ-Bereich].

Leistungen

Liste deine 8–15 wichtigsten Leistungen auf, ausgeschrieben.
Nutze keine Abkürzungen.
Sortiere sie nach Häufigkeit oder Wichtigkeit für dein Geschäft.
– [Leistung 1]
– [Leistung 2]
– [Leistung 3]
– …

Was wir nicht anbieten (optional, aber hilfreich zur Vorqualifikation)

– [Leistung, die du nicht anbietest]
– Aufträge unter [Mindestauftragsvolumen]

Notdienst (nur eintragen, wenn du wirklich einen anbietest)

Wir bieten keinen 24/7-Notdienst.
Bei dringenden Fällen außerhalb der Öffnungszeiten rufen wir am nächsten Werktag bis 09:00 Uhr zurück.

Verhalten 1: Neue Projektanfrage

Dieses Szenario greift, wenn ein Anrufer nach einem neuen Auftrag fragt. Das ist der häufigste Anruftyp.

Über 80 % aller Anfragen führen am Ende zu einem Vor-Ort-Termin. Ziel der Fragen ist deshalb nicht, den Auftrag am Telefon zu schließen, sondern genug Infos für den Termin zu sammeln.

Empfohlene Einstellungen:

Adresse: Nicht fragen

Begründung: In den meisten Gewerken sind Privatkunden die Mehrheit. Die Adresse holst du beim Vor-Ort-Termin oder per E-Mail. Stell sie nur dann auf Vollständige Adresse, wenn du überwiegend B2B oder Hausverwaltungen bedienst.

Empfohlene Fragen in dieser Reihenfolge:

Worum geht es genau? Bitte beschreiben Sie kurz die Art der Arbeiten.
Wo sollen die Arbeiten ausgeführt werden? Bitte die vollständige Adresse.
Wie groß ist der Umfang ungefähr?
Wann soll das Projekt starten? Sofort, in den nächsten Wochen oder flexibel?
Wann passt Ihnen ein Vor-Ort-Termin am besten?
Haben Sie bereits Fotos, Pläne oder Skizzen? Können Sie diese vorab per E-Mail an [E-Mail] schicken? (optional)
Haben Sie einen ungefähren Budget-Rahmen? (optional)

Hinweis: Du kannst bis zu 10 Fragen einrichten. Nimm aber lieber weniger und dafür die richtigen. 5–7 Fragen sind die richtige Länge. Lange Fragenkataloge führen dazu, dass Anrufer abbrechen.

Verhalten 2: Rückrufanfrage

Dieses Szenario greift, wenn ein Anrufer nur einen kurzen Rückruf möchte oder den Chef persönlich sprechen will. Hier ist Kürze entscheidend.

Empfohlene Einstellungen:

Adresse: Nicht fragen

Begründung: Bei einem reinen Rückruf reicht die Telefonnummer. Die Adresse abzufragen kostet Anrufer Zeit und wirkt aufdringlich.

Empfohlene Fragen, maximal 3:

Worum geht es kurz?
Wann erreichen wir Sie am besten?
Ist es dringend? (optional, hilft dir bei der Priorisierung)

Stimme wählen

Unter Stimme kannst du zwischen mehreren Sprecher-Stimmen wählen. Hör dir die Optionen mit dem Play-Button an, bevor du speicherst.

Empfehlung: Die Standardstimme „Laura“ funktioniert für die meisten Betriebe. Teste, was zu deinem Kundenkreis passt. Eine warme, freundliche Stimme funktioniert für Privatkunden oft besser als eine sachlich-technische.

Benachrichtigungen aktivieren

Schalte den Toggle bei Benachrichtigungen ein, damit du nach jedem Anruf eine E-Mail mit der Zusammenfassung bekommst. So verpasst du keine Anfrage.

Tipp: Wenn dein Büro die Anrufe verarbeitet statt du selbst, trag die Büro-E-Mail als Empfänger ein. Dann landet die Zusammenfassung direkt da, wo der nächste Schritt passiert.

Testanruf vor dem Live-Schalten

Bevor du PORTA produktiv nutzt, ruf deine plancraft-Nummer einmal selbst an und prüfe die wichtigsten Punkte.

Prüfe, ob dein Firmenname korrekt ausgesprochen wird.
Prüfe, ob der Assistent passend auf eine typische Anfrage aus deinem Gewerk reagiert.
Prüfe, ob die Adresse korrekt abgefragt wird.
Prüfe, ob ein Vor-Ort-Termin angeboten oder zumindest ein Rückruftermin festgehalten wird.
Prüfe, ob die Anrufzusammenfassung in deinem Posteingang ankommt.

Wenn etwas hakt, geh zurück in die Einstellungen und passe Unternehmensinformationen oder die Fragen an. Danach machst du einen neuen Testanruf.

Wann du nachjustieren solltest

Lies die ersten Anrufzusammenfassungen aufmerksam. Wenn der Assistent oft etwas nicht beantworten kann, ergänze die Information im Feld Unternehmensinformationen.

Typische Lücken in allen Gewerken sind:

Anrufer fragen nach Preisen oder Stundensätzen. Ergänze deine Pauschalen oder verweise auf das Vor-Ort-Aufmaß.
Anrufer fragen nach Referenzen oder Beispielarbeiten. Verweise auf deine Webseite oder Instagram.
Anrufer fragen nach Versicherungsabwicklung bei Schäden. Ergänze, ob du direkt mit der Versicherung abrechnest.
Anrufer fragen nach Gewährleistung oder Garantie. Ergänze deine Standardfristen.
Anrufer fragen nach Lieferzeiten oder Materialverfügbarkeit. Ergänze deine typischen Vorlaufzeiten.
Anrufer fragen nach einer bestimmten Mitarbeiterin oder einem bestimmten Mitarbeiter. Ergänze die Erreichbarkeit deines Teams.