Mit dieser Anleitung richtest du PORTA für deinen Malerbetrieb so ein, dass Anrufer passend begrüßt werden und die häufigsten Fragen direkt beantwortet werden. Außerdem lernst du, welche Informationen du für neue Projektanfragen und Rückrufe hinterlegen solltest.

Begrüßung einrichten

Die Begrüßung ist das Erste, was deine Anrufer hören. Mit einer passenden Begrüßung wirkt PORTA persönlicher und passt besser zu deinem Betrieb.

PORTA bringt eine Standardbegrüßung mit, die sofort funktioniert. Eine persönliche Begrüßung mit deinem Firmennamen wirkt oft authentischer.

Ein kurzes Beispiel:

"Grüß Gott – hier der Malerbetrieb [Firmenname]"

Trage unter Unternehmensname überschreiben nur dann etwas ein, wenn dein offizieller Firmenname schwer auszusprechen ist. Das betrifft zum Beispiel Abkürzungen oder Sonderzeichen.

Beispiel: "Müller & Söhne GbR" → "Maler Müller und Söhne"

Wenn du ausführlicher formulieren willst, kannst du eine dieser Varianten nutzen:

Sie-Variante: "Hallo, hier ist die digitale Telefonassistenz von [Firmenname], Ihrem Malerbetrieb für Innen- und Fassadenarbeiten. Aktuell sind alle Mitarbeiter im Einsatz — wie kann ich Ihnen helfen?"
Du-Variante: "Hey, bitte nicht erschrecken — ich bin der KI-Telefonassistent von [Firmenname]. Aktuell stehen alle Mitarbeiter sprichwörtlich auf der Leiter. Ich kümmere mich aber gerne um dein Anliegen — wie kann ich helfen?"

Unternehmensinformationen eintragen

Das Freitextfeld Unternehmensinformationen ist die wichtigste Einstellung. Alles, was hier steht, kann der Assistent im Gespräch nutzen, um Rückfragen zu beantworten.

Malerbetriebe füllen dieses Feld oft zu kurz aus. Nimm dir 10 Minuten und schreibe alles aus, was deine Kundschaft typischerweise fragt.

Strukturiere die Infos nach diesen Blöcken:

Öffnungszeiten

Trage hier deine Öffnungszeiten klar und ausgeschrieben ein.

Montag bis Freitag 07:30–17:30 Uhr.
Samstag und Sonntag geschlossen.
Feiertage in [Bundesland] geschlossen.

Einzugsgebiet

Trage hier ein, in welchem Gebiet du arbeitest.

Wir arbeiten im Umkreis von 30 km um [Stadt].
Postleitzahlen: [PLZ-Bereich].

Leistungen

Trage hier deine Leistungen auf, damit PORTA Anfragen besser einordnen kann.

Malerarbeiten innen (Wohnungen, Treppenhäuser, Büros)
Innenanstriche und Wandgestaltung
Fassadenarbeiten und Fassadenanstriche
Fassadensanierung und -reinigung
Tapezierarbeiten
Lackierarbeiten (Türen, Fenster, Heizkörper)
Bodenbelagsarbeiten
Trockenbau und Spachtelarbeiten
Wasserschadensanierung (Trocknung, Neuanstrich)
Renovierungen nach Wasserschaden

Was du nicht anbietest

Dieser Block ist optional. Er hilft aber bei der Vorqualifikation.

Reine Putz- oder Stuckarbeiten ohne Anstrich
Außenarbeiten unter 50 m²
Reparaturen unter [Mindestauftragsvolumen]

Notdienst

Trage diesen Block nur ein, wenn du wirklich einen Notdienst anbietest.

Wir bieten keinen 24/7-Notdienst.
Bei Wasserschäden außerhalb der Öffnungszeiten rufen wir am nächsten Werktag bis 09:00 Uhr zurück.

Tipp: Schreib alles aus und nutze keine Sonderzeichen oder Abkürzungen. Die KI liest den Text vor und spricht ihn so, wie er geschrieben steht.

Verhalten 1: Neue Projektanfrage

Dieses Szenario greift, wenn ein Anrufer nach einem neuen Auftrag fragt. Das ist bei Malerbetrieben der häufigste Anruftyp.

84 % aller Anfragen führen am Ende zu einem Vor-Ort-Termin. Ziel der Fragen ist deshalb nicht, den Auftrag am Telefon zu schließen, sondern genug Informationen für den Termin zu sammeln.

Empfohlene Einstellungen:

Adresse: Nicht fragen
Begründung: Bei Malerbetrieben sind rund 64 % der Anrufer Privatkunden. Die Adresse holst du beim Vor-Ort-Termin oder per E-Mail. Am Telefon wirkt sie schnell aufdringlich.

Empfohlene Fragen in dieser Reihenfolge:

Worum geht es genau? Zum Beispiel Innenanstrich, Fassade, Tapezieren, Lackieren oder etwas anderes.
Wo sollen die Arbeiten ausgeführt werden? Wohnung, Haus, Treppenhaus, Geschäftsräume?
Wie groß ist die Fläche ungefähr? Zum Beispiel ein Raum, eine Wohnung oder die ganze Fassade.
Wann soll das Projekt starten? Zeitnah, in den nächsten Wochen oder flexibel?
Wann passt Ihnen ein Vor-Ort-Termin am besten?
Handelt es sich um einen Wasserschaden oder eine Versicherungsangelegenheit? (optional, aber wichtig. Wasserschaden-Anfragen sind ein häufiger Sonderfall bei Malern.)
Haben Sie einen ungefähren Budget-Rahmen? (optional)

Hinweis: Du kannst bis zu 10 Fragen einrichten. Nimm aber lieber weniger und dafür die richtigen. Lange Fragenkataloge führen dazu, dass Anrufer abbrechen. 5–6 Fragen sind für Maler die richtige Länge.

Verhalten 2: Rückrufanfrage

Dieses Szenario greift, wenn ein Anrufer nur einen kurzen Rückruf möchte oder den Chef persönlich sprechen will. Hier ist Kürze entscheidend.

Empfohlene Einstellungen:

Adresse: Nicht fragen
Begründung: Bei einem Rückruf reicht die Telefonnummer. Die Adresse abzufragen wirkt aufdringlich und kostet Zeit.

Empfohlene Fragen, maximal 3:

Worum geht es kurz?
Wann erreichen wir Sie am besten?
Ist es dringend? (optional, hilft dir bei der Priorisierung)

Stimme wählen

Unter Stimme kannst du zwischen mehreren Sprecher-Stimmen wählen. Hör dir die Optionen mit dem Play-Button an, bevor du speicherst.

Empfehlung: Die Standardstimme „Laura“ funktioniert für die meisten Betriebe. Da deine Kundschaft überwiegend privat ist, passt eine warme, freundliche Stimme oft besser als eine sachlich-technische.

Benachrichtigungen aktivieren

Schalte den Toggle bei Benachrichtigungen ein, damit du nach jedem Anruf eine E-Mail mit der Zusammenfassung bekommst. So verpasst du keine Anfrage, gerade bei niedriger Anrufzahl pro Tag zählt jede einzelne.

Testanruf vor dem Live-Schalten

Bevor du PORTA produktiv nutzt, ruf deine plancraft-Nummer einmal selbst an und prüfe die wichtigsten Abläufe.

Wird dein Firmenname korrekt ausgesprochen?
Reagiert der Assistent passend auf "Ich brauche jemanden, der meine Wohnung streicht"?
Reagiert der Assistent passend auf "Wir hatten einen Wasserschaden, jetzt muss alles neu gestrichen werden"?
Wird die Adresse korrekt abgefragt?
Wird ein Vor-Ort-Termin angeboten oder zumindest ein Rückruftermin festgehalten?
Kommt die Anrufzusammenfassung in deinem Posteingang an?

Wenn etwas hakt, gehe zurück in die Einstellungen, passe Unternehmensinformationen oder die Fragen an und mache einen neuen Testanruf.

Wann du nachjustieren solltest

Lies die ersten Anrufzusammenfassungen aufmerksam. Wenn der Assistent oft etwas nicht beantworten kann, ergänze die Information im Feld Unternehmensinformationen.

Typische Lücken bei Malerbetrieben sind:

Anrufer fragen nach Quadratmeter-Preisen und du ergänzt deine Pauschalen oder verweist auf das Vor-Ort-Aufmaß.
Anrufer fragen nach Trocknungszeiten oder Geruchsbelästigung und du ergänzt deine Standardantwort, zum Beispiel zu lösungsmittelfreien Farben.
Anrufer fragen nach Versicherungsabwicklung bei Wasserschäden und du ergänzt, ob du direkt mit der Versicherung abrechnest.
Anrufer fragen nach Referenzen oder Beispielarbeiten und du verweist auf deine Webseite oder Instagram.
Anrufer fragen nach Gewährleistung und du ergänzt deine Standardfristen.