Was die Funktion macht
plancraft prüft die Pflichtangaben einer XRechnung, bevor du sie herunterlädst. Fehlt etwas, siehst du nach dem Klick auf „Herunterladen“ eine Fehlermeldung am betroffenen Feld. Das erste fehlerhafte Feld ist direkt ausgewählt.
Trotzdem kann ein Kunde oder ein Rechnungsportal eine E-Rechnung ablehnen. Im Prüfbericht steht dann meist ein Fehlercode. Die häufigsten Fälle und ihre Lösung findest du unten.
So wird die Funktion genutzt
Fehlende Leitweg-ID oder Käuferreferenz (zum Beispiel BR-DE-15)
Frage deinen Kunden nach seiner Leitweg-ID oder Käuferreferenz.
Trage sie beim Herunterladen in „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ ein.
Lade die XRechnung neu herunter und sende sie erneut.
Tipp: Hinterlege die Angabe beim Kontakt im Bereich „XRechnung“. Dann musst du sie nicht jedes Mal neu eingeben.
Fehlende E-Mail-Adresse des Kunden (zum Beispiel bei Amazon)
Trage beim Herunterladen die E-Mail-Adresse deines Kunden in „E-Mail-Adresse“ ein.
Lade die XRechnung neu herunter und sende sie erneut.
Unzulässige Unterposition (UBL-CR-646, SubInvoiceLine)
Lade die XRechnung neu herunter. Gruppen werden jetzt automatisch in einfache Positionen umgewandelt.
Sende die neue Datei erneut.
Falsches Format
Frage deinen Kunden, ob er UBL oder CII erwartet.
Wähle beim Herunterladen unter „XML-Format“ das passende Format. Lass „UBL (Standard)“ eingestellt, wenn dein Kunde nicht ausdrücklich CII verlangt.
Validierung fehlgeschlagen (zum Beispiel KoSIT-Validator, erechnung.NRW)
Prüfe, ob „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ und „E-Mail-Adresse“ korrekt sind.
Lade die XRechnung neu herunter und sende sie erneut.
Wird sie wieder abgelehnt, schicke uns den Prüfbericht und die XML-Datei über den Chat.
Dein Kunde kann die Datei nicht öffnen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei und braucht ein passendes Programm. Empfiehl deinem Kunden den kostenlosen Viewer Quba. Darin sieht er auch die angehängte PDF-Rechnung.
Dein Browser warnt beim Herunterladen
Manche Browser zeigen bei XML-Dateien eine Warnung an. Bestätige im Browser, dass du die Datei behalten möchtest.
Meldungen in plancraft
„Problem beim Export der XRechnung, versuche es erneut“: Warte einen Moment und klicke noch einmal auf „Herunterladen“. Tritt die Meldung wieder auf, melde dich im Chat.
„Zu viele Exporte in kurzer Zeit. Bitte warte eine Minute.“: Warte eine Minute und lade die Datei dann herunter.