Was die Funktion macht
Du lädst deine veröffentlichte Rechnung als ZUGFeRD-PDF herunter. Die Rechnungsdaten sind darin als XML eingebettet.
Jeder kann die Datei wie ein normales PDF öffnen. Die Buchhaltungssoftware deines Kunden liest die eingebetteten Daten automatisch aus.
Die Datei heißt
<Dateiname>_ZUGFeRD.pdf.ZUGFeRD eignet sich für Geschäftskunden. Öffentliche Auftraggeber erwarten meist eine XRechnung.
So wird die Funktion genutzt
Stelle deine Rechnung fertig.
Klicke auf „E-Rechnung herunterladen“.
Wähle unter „Welches Format braucht dein Kunde?“ die Option „ZUGFeRD (PDF)“.
Trage die „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ ein, zum Beispiel die Bestellnummer deines Kunden.
Prüfe die „E-Mail-Adresse“ deines Kunden.
Klicke auf „Herunterladen“.
Sende die Datei über dein eigenes E-Mail-Programm an deinen Kunden.
Wenn ZUGFeRD nicht auswählbar ist
Das PDF und die eingebetteten Daten müssen genau übereinstimmen. Deshalb ist ZUGFeRD in diesen Fällen ausgegraut und plancraft zeigt dir den Grund an:
Dein Unternehmen hat seinen Sitz nicht in Deutschland.
Die Rechnung ist noch nicht veröffentlicht.
Das Dokument wird nicht unterstützt, zum Beispiel eine stornierte Rechnung.
Die Rechnung hat mehr als einen Steuersatz.
Die Rechnung hat Alternativ- oder Eventualpositionen.
Die Rechnung hat einen Sicherheitseinbehalt oder eine Bauumlage.
Es ist eine Schlussrechnung aus einem Zahlungsplan.
Es ist eine Stornorechnung zu einer Schluss- oder kumulierten Abschlagsrechnung.
Die Rechnung wurde in einem älteren PDF-Format veröffentlicht.
In all diesen Fällen kannst du weiterhin „XRechnung (XML)“ herunterladen.
Diese Hinweise erscheinen, ohne den Download zu verhindern:
„Bilder sind nur im PDF sichtbar und nicht Teil der Rechnungsdaten.“
„Angehängte Dateien sind nicht in der ZUGFeRD-Datei enthalten.“
Ist das veröffentlichte PDF größer als 25 MB oder keine PDF-Datei, kann plancraft keine ZUGFeRD-Datei erstellen. Nutze dann die XRechnung.