Mit plancraft kannst du heute schon eine XRechnung erstellen und herunterladen. So sendest du Rechnungen an Stellen, die eine E-Rechnung benötigen, ohne ein anderes Programm zu verwenden.
Was eine E-Rechnung und die E-Rechnungspflicht bedeutet, findest du hier:
Wann brauchst du eine XRechnung?
Eine XRechnung brauchst du vor allem dann, wenn dein Auftraggeber eine E-Rechnung verlangt. Für Privatkunden brauchst du keine E-Rechnung.
Für Privatkunden kannst du deine Rechnung wie gewohnt als PDF oder per Post versenden.
Behörden und Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor verlangen teilweise schon seit Jahren eine XRechnung. Du kannst die in plancraft erstellte Rechnung dann einfach als XRechnung herunterladen.
Im Unternehmensbereich teilt dir dein Auftraggeber in der Regel mit, ob oder ab wann er eine E-Rechnung von dir benötigt. Es gibt noch eine Übergangsfrist bis 2027. Sprich deshalb vorher mit deinem Auftraggeber, bevor du eine Rechnung verschickst, die möglicherweise nicht korrekt verarbeitet werden kann.
Pflichtangaben für eine XRechnung
Bei einer XRechnung kannst du kein Briefpapier hinterlegen wie bei einer Rechnung als PDF. Deshalb musst du in plancraft eventuell einige Unternehmensdaten einmalig in den Einstellungen nachtragen, damit du eine XRechnung herunterladen kannst.
Wichtig: Für eine XRechnung brauchst du in den Unternehmenseinstellungen diese Angaben:
„Vollständige Firmenanschrift“
„Bankverbindung mit IBAN und BIC“
„UST.-ID oder Steuernummer“
Fehlt eine Angabe, öffnet plancraft das Fenster „Es fehlen noch Informationen zu deinem Unternehmen“. Mit „Einstellungen öffnen“ kommst du direkt zu den Einstellungen.
☝️ Bitte beachte: Falls du Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG bist, trage dies am besten im Feld für die Steuernummer ein, damit auch du XRechnungen herunterladen kannst.
Für jede XRechnung brauchst du außerdem zwei Angaben zu deinem Kunden:
„Leitweg-ID / Käuferreferenz“: Bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern ist das die Leitweg-ID. Bei Geschäftskunden ist es die Referenz, die dir dein Kunde genannt hat. Auch kurze Angaben wie „4711“ sind möglich.
„E-Mail-Adresse“: die E-Mail-Adresse deines Kunden. plancraft übernimmt sie aus dem Empfänger der Rechnung.
Diese Informationen erhältst du von deinem Auftraggeber. Öffentliche Auftraggeber verlangen manchmal auch eine „Lieferantennummer“.
Du kannst die „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ und die „Lieferantennummer“ beim Kontakt im Bereich „XRechnung“ dauerhaft hinterlegen. So musst du sie beim Herunterladen von XRechnungen für diesen Kontakt nicht jedes Mal neu eingeben.
Beim Herunterladen füllt plancraft einige Felder automatisch aus: „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ und „Lieferantennummer“ aus dem Kontakt, die „Projektnummer“ aus dem Projekt, die „Vertragsnummer“ aus dem angenommenen Angebot, die „Auftragsnummer“ aus dem Auftrag und den „Ansprechpartner“ aus dem Empfänger. Prüfe die Werte vor dem Herunterladen, denn sie werden Teil der E-Rechnung.
In welchem Feld der E-Rechnung die Angaben landen, findest du in Angaben in der XRechnung und ihre BT-Nummern
Ist deine Rechnung eine Bauleistung, setze den Haken bei „Es handelt sich bei der Rechnung um eine Bauleistung gemäß §§ 14 und 16 VOB/B“.
Unter „XML-Format“ ist „UBL (Standard)“ voreingestellt. Ändere das Format nur, wenn dein Kunde ausdrücklich „CII (Cross Industry Invoice)“ verlangt.
Fehlt eine Pflichtangabe, siehst du nach dem Klick auf „Herunterladen“ eine Meldung direkt am Feld.
E-Rechnung herunterladen
Du kannst eine E-Rechnung nach der Fertigstellung deiner Rechnung an drei Stellen herunterladen:
Klicke direkt im Editor auf den Download der XRechnung.
Wähle in der Rechnungsliste das Drei-Punkte-Menü der Rechnung aus.
Wähle in der Projektübersicht das Drei-Punkte-Menü aus.
Bei XRechnungen: Die Datei heißt wie deine Rechnung mit der Endung XRechnung.xml. Gruppen in deiner Rechnung wandelt plancraft automatisch in einfache Positionen um, damit Prüfprogramme die XRechnung annehmen.
☝️ Bitte beachte: Die XRechnung kannst du in plancraft ausschließlich herunterladen. Ein direkter Versand aus plancraft über „Dokument freigeben“ ist bei einer XRechnung nicht möglich – diese Funktion steht dir nur für deine gewohnten PDF-Rechnungen zur Verfügung. Sobald du die XRechnung heruntergeladen hast, verschickst du sie über dein eigenes E-Mail-Programm außerhalb von plancraft an deinen Auftraggeber. So kannst du die Datei genau an die Stelle senden, die dein Auftraggeber für den Empfang der E-Rechnung vorgesehen hat.
Damit deine Auftraggeber auch die PDF-Rechnung erhalten und einsehen können, hängen wir sie technisch immer an die XRechnung an. Mit einem E-Rechnung-Tool wie zum Beispiel Quba oder anderen Eingangsrechnungsprogrammen, die XRechnungen verarbeiten können, lässt sich dieser PDF-Anhang öffnen.
Wurde deine XRechnung abgelehnt, findest du die Lösung in Abgelehnte E-Rechnung: Fehlermeldungen und Lösungen.
E-Rechnung öffnen und anschauen
💡 Empfiehl deinen Auftraggebern gern den Viewer „Quba“. Das Programm ist kostenfrei, funktioniert auf allen Betriebssystemen und kann sowohl XRechnung als auch ZugFeRD anzeigen.
☝️ plancraft bietet auch ZUGFeRD-Rechnungen an. Wie du sie herunterlädst, erfährst du hier.