Überblick
Für den Versand deiner plancraft-Dokumente gibt es zwei Möglichkeiten:
„Über plancraft freigeben“: plancraft sendet eine E-Mail mit einem Link zum Dokument. Auf Wunsch hängt plancraft zusätzlich ein PDF an.
„E-Mail-Programm öffnen“: Das Dokument wird automatisch als PDF heruntergeladen. Danach öffnet sich in deinem E-Mail-Programm eine neue E-Mail. Du hängst das PDF dann manuell an. Diese Variante ist empfohlen, wenn du im öffentlichen Sektor tätig bist.
Option 1: Dokument über plancraft freigeben
Wenn du ein Dokument direkt über plancraft per E-Mail freigeben möchtest, gehe so vor.
Klicke im Editor auf das E-Mail-Symbol mit dem Brief.
Wähle im Info-Fenster die Option „Über plancraft freigeben“ und klicke auf „Fortfahren“. Wenn du das Info-Fenster nicht mehr sehen möchtest, kannst du „Nicht mehr anzeigen“ auswählen.
Prüfe im Versandfenster alle Angaben. Kontrolliere den Hauptempfänger, ergänze weitere Empfänger und bearbeite bei Bedarf die Textbausteine aus deinen Voreinstellungen. Die erste angegebene E-Mail-Adresse des Kunden wird automatisch aus den Kundendaten übernommen. Deine E-Mail-Adresse wird bei „Weitere Empfänger“ automatisch eingetragen.
Aktiviere „PDF-Kopie anhängen“, wenn du das Dokument zusätzlich als PDF verschicken möchtest.
Hinweis: Den Sendestatus „Geöffnet“ kannst du nur sehen, wenn der Empfänger das Dokument über die sogenannte Share Page öffnet. Wird das Dokument über das PDF geöffnet, zeigt plancraft diesen Status nicht an.
Klicke auf „Senden“. plancraft verschickt die E-Mail im Namen des Bearbeiters und des Firmennamens. Die E-Mail enthält einen Link, über den die Empfänger Zugriff auf das Dokument erhalten. Wenn du ein PDF angehängt hast, wird es ebenfalls mitgesendet.
Hinweis: Änderungen am Dokument werden nicht automatisch im freigegebenen Dokument angezeigt. Das Dokument muss erneut freigegeben werden.
Hinweis: Der Bearbeiter (Ansprechperson) und die Firma werden als Adressat in den E-Mails angegeben. Als E-Mail-Adresse wird eine no-reply-Adresse von plancraft verwendet. Wenn deine Kunden auf diese Email antworten bekommen sie sofort eine Fehlermeldung zurückgeschickt, dass die Mail nicht zustellbar ist. Über den Link in der E-Mail kommen die Empfänger aber auf eine Seite, in der neben dem Dokument auch die Kontaktdaten des Bearbeiters (Ansprechperson) und der Firma (falls hinterlegt) angegeben sind. So kann deine Kundschaft direkt mit dir in Kontakt treten.
Option 2: Eigenes E-Mail-Programm öffnen
Wenn du dein eigenes E-Mail-Programm für den Versand nutzen möchtest, gehe so vor.
Klicke im Editor auf das E-Mail-Symbol mit dem Brief.
Wähle im Info-Fenster die Option „Eigenes E-Mail-Programm öffnen“ und klicke auf „Fortfahren“.
Öffne deine neue E-Mail im E-Mail-Programm. Das Dokument wird als PDF heruntergeladen, und der Adressat, der Betreff sowie die Textbausteine werden aus deinen Voreinstellungen übernommen. Hänge danach nur noch das PDF an die neue E-Mail an.
Hinweis: Eine neue E-Mail kann nur in deinem E-Mail-Programm geöffnet werden, wenn das E-Mail-Programm als Standard E-Mail-Programm in deinen Einstellungen ausgewählt ist. Das geht auch mit einem Browser-Programm, eine Anleitung dazu findest du hier bei PC-Welt.
Sendestatus
Wenn du Dokumente per E-Mail freigibst, zeigt plancraft dir den Versandstatus direkt am Dokument an. So siehst du, ob die E-Mail gesendet, geöffnet oder nicht zugestellt wurde.
Nach dem Versand über plancraft kennzeichnet plancraft das Dokument als „Freigegeben“. Wenn du mit der Maus auf den Status zeigst, siehst du zusätzliche Informationen wie das Sendedatum.
Wird das Dokument über den Link vom Hauptempfänger geöffnet, ändert sich der Status zu „Geöffnet“. Auch hier kannst du beim Darüberfahren mit der Maus sehen, wann das Dokument geöffnet wurde.
Wenn die E-Mail nicht zugestellt werden konnte, zeigt plancraft den Status „Fehlgeschlagen“ an und du erhältst einen Hinweis. Mögliche Gründe sind:
Falscher Empfänger durch einen Tippfehler
Probleme mit dem E-Mail-Postfach des Empfängers, zum Beispiel ein volles Postfach oder ein nicht erreichbarer Mail-Server
Probleme mit deiner Internetverbindung
Zusätzlich informiert plancraft dich per E-Mail, wenn eine Nachricht nicht zugestellt werden konnte.
Bei bestimmten Zustellungsfehlern versucht plancraft die Zustellung erneut. Das kann zum Beispiel passieren, wenn der E-Mail-Server deines Kunden kurzzeitig keine E-Mails empfangen konnte. Eine zunächst fehlgeschlagene E-Mail kann später also doch noch versendet werden.
Wenn nach 24 Stunden weiterhin das Label „Fehlgeschlagen“ angezeigt wird, sind alle Zustellversuche gescheitert. Nimm dann bitte Kontakt mit deinem Empfänger auf.