In diesem Artikel erfährst du, wie du Zahlungsbedingungen in plancraft festlegst. Du lernst, wie du Zahlungsziel, Skonto, Zahlungserinnerungen und Mahnungen zentral hinterlegst oder direkt im Dokument anpasst.
Warum ist es sinnvoll, Zahlungsbedingungen festzulegen?
Zahlungsbedingungen sind wichtig, damit du und dein Kunde genau wissen, wie und wann die Rechnung beglichen werden muss. Sie schaffen Klarheit und verhindern Missverständnisse. Die Zahlungsfrist, mögliche Skonti und die Zahlungsweise werden festgelegt, um einen reibungslosen Zahlungsprozess sicherzustellen und finanzielle Planungssicherheit zu schaffen.
Die Angabe von Verzugszinsen dient als Anreiz zur pünktlichen Zahlung und schützt dein Unternehmen vor Zahlungsverzögerungen. Hier gehts zum Artikel: Zahlungserinnerung & Mahnungen.
Zahlungsziel und Skonto
Standard-Zahlungsbedingungen
Wenn du regelmäßig mit denselben Konditionen arbeitest, kannst du ein Standard-Zahlungsziel und Skonto zentral in den Einstellungen hinterlegen. Diese werden dann automatisch auf neue Rechnungen angewendet.
Gehe zu deinen „Einstellungen“.
Wähle den Bereich „Buchhaltung & Rechnungswesen“.
Unter „Zahlungsbedingungen“ hinterlegst du die gängigsten Zahlungsziele wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ und Skonto-Regelungen wie „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen“.
Individuelle Bedingungen für einzelne Kunden hinterlegen
Für bestimmte Kunden gelten oft abweichende Vereinbarungen. Diese kannst du direkt im jeweiligen Kontakt dauerhaft speichern.
Öffne den gewünschten Kontakt.
Scrolle nach unten zum Abschnitt „Zahlungsbedingungen“.
Hinterlege hier individuelle Regeln für diesen Kunden.
Diese gelten dann automatisch für alle neuen Rechnungen an diesen Kontakt.
Zahlungsbedingungen direkt im Dokument ändern
Du willst für eine einzelne Rechnung andere Bedingungen angeben. Dann kannst du Zahlungsziel und Skonto jederzeit direkt im Dokument anpassen.
Öffne das gewünschte Dokument.
Klicke auf den Abschnitt „Zahlungsbedingungen“.
Passe das Zahlungsziel und/oder Skonto individuell an.
Automatische Skonto-Berechnung in plancraft
Wenn du Skonto aktivierst, musst du nicht selbst rechnen. plancraft übernimmt das für dich automatisch und korrekt.
Es wird ein Textbaustein eingefügt, der den Skontobetrag basierend auf der Rechnungssumme berechnet.
Du musst nichts manuell eintragen.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Offene Rechnungen musst du nicht manuell nachverfolgen. plancraft unterstützt dich dabei mit automatisch erstellbaren Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Die Bedingungen dafür kannst du zentral definieren.
Standard-Mahnregeln hinterlegen
Damit plancraft weiß, wann welche Erinnerung oder Mahnung versendet werden soll, kannst du in den Einstellungen feste Regeln definieren.
Gehe zu „Einstellungen“.
Wähle „Buchhaltung & Rechnungswesen“.
Unter „Mahnwesen“ legst du fest, nach wie vielen Tagen eine Zahlungserinnerung erfolgt, wann erste und zweite Mahnung verschickt werden und ob Verzugszinsen oder Mahngebühren erhoben werden sollen.
Was bedeutet was?
Zahlungserinnerung: Freundlicher Hinweis, dass das Zahlungsziel überschritten wurde, ohne rechtliche Folgen. Sie wird meist 5–7 Tage nach Fälligkeit verschickt.
Erste Mahnung: Deutlicher Hinweis auf den Verzug. Du kannst Zinsen oder Gebühren ankündigen. In der Praxis ist sie üblich 10–14 Tage nach Fälligkeit.
Zweite Mahnung: Letzte Erinnerung vor möglichen rechtlichen Schritten. Sie ist gängig ab 20 Tagen Verzug, oft mit Verzugszins oder Mahngebühr.
Wann sind Zinsen oder Gebühren sinnvoll?
Verzugszinsen sind laut BGB zulässig und häufig bei gewerblichen Kunden üblich, aktuell ca. 9 % über dem Basiszinssatz.
Mahngebühren wie 2–5 € helfen, internen Aufwand abzudecken, und erhöhen die Zahlungsdisziplin.
Bei privaten Kunden ist Zurückhaltung ratsam. Hier kann die erste Mahnung oft noch gebührenfrei bleiben.
Hinweis: Verzugszinsen und Mahngebühren kannst du in den Mahnregeln festlegen. So hinterlegst du die Bedingungen einmal zentral und nutzt sie für passende Rechnungen automatisch.