Automatischer Rechnungsstatus
plancraft setzt den Status einer Rechnung automatisch auf offen, überfällig oder bezahlt.
Offen: Eine Rechnung ist offen, wenn sie fertiggestellt wurde, also eine Dokumentnummer hat, das Zahlungsziel heute oder in der Zukunft liegt und der offene Betrag über 0,00 € liegt.
Überfällig: Eine Rechnung wird überfällig, sobald das Zahlungsziel vor dem aktuellen Tag liegt und der offene Betrag noch über 0,00 € liegt.
Bezahlt: Eine Rechnung hat den Status bezahlt, wenn die offenen Forderungen 0,00 € sind.
Zahlungen hinterlegen
Um den Zahlungsbereich zu öffnen, hast du zwei Möglichkeiten. Du kannst den Zahlungsbereich direkt über das Projekt oder über die Rechnungsübersicht aufrufen.
Klicke im Projekt auf die drei Punkte.
Öffne links in der Menüleiste den Bereich Rechnungen.
Zahlungen hinzufügen
Wenn du Zahlungen zu einer Rechnung hinzufügst, verringert plancraft den offenen Betrag. Du kannst eine Rechnung dadurch auch als bezahlt markieren. Du kannst mehrere Zahlungen eintragen, das Datum der Zahlung hinterlegen und bei vorhandenen Kontodaten in den Einstellungen unter Layout die Bank auswählen, auf die das Geld eingezahlt wurde.
Wenn du Zahlungen hinzufügst, setzt plancraft automatisch den offenen Betrag ein. Du kannst den Betrag aber ändern.
Skonto gezogen?
Wenn dein Kunde Skonto gezogen hat, solltest du diese Option zuerst anwählen, bevor du Zahlungen einträgst. plancraft übernimmt dann standardmäßig die Angabe aus der Rechnung.
Sicherheitseinbehalt gezogen?
Wenn dein Kunde einen Sicherheitseinbehalt vorgenommen hat, solltest du diese Option zuerst anwählen, bevor du Zahlungen einträgst. plancraft übernimmt dann standardmäßig die Angabe aus der Rechnung. Das kleine Schloss zeigt dir in der Rechnungsübersicht an, dass ein Sicherheitseinbehalt eingetragen wurde.
Rechnungsabzüge und Korrekturen
Wenn deine Rechnung gekürzt wurde oder du dich mit deinem Kunden auf einen anderen Betrag geeinigt hast, müsste streng genommen eine Stornierung und eine neue Rechnung erstellt werden. Wenn die Kürzung zum Beispiel durch den Architekten handschriftlich kenntlich gemacht und unterschrieben wurde, wird diese Rechnung in der Praxis oft akzeptiert.
plancraft bietet aktuell keine explizite Möglichkeit, Kürzungen darzustellen. Du kannst die Kürzung deshalb als Zahlung hinterlegen und unten im Feld Notiz eine Notiz eintragen. Da plancraft auch keine Zahlungsinformationen an DATEV übermittelt, ist diese Vorgehensweise in Ordnung.