Inhalte im Überblick
Dein Dokument erstellen
Du hast in Plancraft die Möglichkeit über Neues Dokument folgende zu erstellen:
Angebote
Auftragsbestätigung
Rechnung
Abschlagsrechnung
Gutschrift
Brief
Hast du dich für eine Dokumentart entschieden, kannst du nun auswählen, wie du das Dokument erstellen möchtest
→ Als Blanko (Erstelle ein leeres Dokument)
→ Aus bestehendem Dokument (Erstelle ein Dokument aus einem deiner bisher erstellten Dokumenten. Dies kann auf einem Dokument innerhalb deines Projektes beruhen oder aus einem Dokument außerhalb des Projektes sein. Suche dazu einfach den Dokumentnamen oder die Dokumenten-Nummer. Du kannst dann entscheiden, ob du alle oder nur einzelne Positionen für dein neues Dokument übernehmen möchtest.)
→ Aus externer Datei (Erstelle ein Dokument aus einer Excel-Vorlage oder GAEB-Datei)
Zusätzlich hast du auch die Möglichkeit das Dokument als Nachtrag zu erstellen
Dein Dokument bearbeiten
Grundsätzlich sind alle Dokumente (außer der Brief) gleich aufgebaut:
Navigationsbereich
Der Navigationsbereich ist ein- und ausklappbar. Er ermöglicht es dir, eine gute Übersicht über deine Positionen im Projekt zu behalten und schnell zu diesen zu manövrieren.
Kalkulationsbereich
Im oberen Teil des Kalkulationsbereichs hast du in der obersten Leiste die Möglichkeit
⮕ individuelle Positionsnummern festzulegen oder die ⮕ Langtexte aus- und einblenden zu lassen.
Aufzählungen & nummerierte Listen in Dokumenten 🔢
Um die Texte in deinen Dokumenten noch besser zu strukturieren, kannst du Aufzählungen und nummerierte Listen erstellen. Verwende die Listen in allen Positionen, Stammdaten oder Anfangs- & Schlusstexten.
So funktioniert’s: Markiere deinen Text und wähle im Text-Editor das entsprechende Symbol aus. Alternativ kannst du auch einfach “1.” schreiben, um eine nummerierte Liste zu starten oder einen Bindestrich “-” für eine Aufzählung.
Positionen
Innerhalb der einzelnen Positionen kannst du:
Gesamtpreisaufstellung
Wenn du auf die Gesamtpreisaufstellung klickst, öffnet sich ein Bearbeitungsfeld, in dem du deinem Rechnungsbetrag noch einiges hinzufügen kannst
Bearbeitungsbereich
Im Bearbeitungsbereich kannst du einzelne Bausteine in den Kalkulationsbereich deines Dokumentes, entweder über das + an das Ende deines Dokuments hinzufügen oder mit deinem Cursor an die gewünschte Position ziehen.
Über die Suche kannst du über alle Projekte hinweg, deine Dokumente durchsuchen und auf deine Stammdaten zugreifen.
Haben deine Team-Mitglieder Zeiten auf das Projekt gebucht, kannst den entsprechenden Zeitraum auswählen und die Zeiten auf dein jeweiliges Dokument verbuchen.
Zusätzlich hast die Möglichkeit, während du dein Dokument erstellst, immer wieder auf euren Chat zuzugreifen 💬.
Aktionsbereich
Den Aktionsbereich wirst du wahrscheinlich am häufigsten verwenden, wenn du dabei bist, dein Dokument fertigzustellen.
| Mit dem Klammersymbol kannst du deinem Dokument Anhänge aus deinen Ablagen oder deinem Chat anhängen. |  |
| Mit dem ⮕ E-Mail Symbol kannst du dein Dokument an deine Kund*innen per E-Mail zusenden. |  |
| Mit dem Download Symbol kannst du deine Dokumente sowohl als PDF als auch als GAEB downloaden. Im ⮕ angepassten Download kannst du z.B. Mengen, Preise oder auch dein Briefpapier ausblenden. |  |
| Über weitere Optionen hast du die Option ⮕ Seitenumbrüche zu optimieren oder fertiggestellte |  |
| Über das Augensymbol kannst du in den Vorschaumodus wechsel, um dir anzuschauen, wie dein Dokument aussieht, wenn du es fertigstellst. |  |
Hast du noch Fragen?
Meld dich gerne bei uns unter 040 3289 0243 0 oder schreib uns eine E-Mail an [email protected].
Wir freuen uns, von dir zu hören 😉.