De AI-assistent helpt je direct in de editor bij het bewerken van documenten met posities. Je kunt vragen stellen over het opgeslagen document, bestanden en bestaande documenten als context opgeven en posities laten aanmaken, wijzigen of verwijderen.
Wat de AI-assistent doet
De AI-assistent kan je in de editor helpen bij tal van wijzigingen aan posities.
Vragen over het opgeslagen document beantwoorden
Bestaande posities wijzigen
Nieuwe posities aanmaken op de plek waar je ze nodig hebt
Posities verwijderen
Een titelgroep met alle daarin opgenomen posities verwijderen
De naam van een titelgroep wijzigen
Aantal, eenheid, korte tekst en lange tekst aanpassen
Eenheidsprijs of totaalprijs van een positie instellen
De prijsberekening van een positie in- of uitschakelen
Opslag aanpassen, in totaal of per kostensoort: Loon, materiaal, apparatuur, externe diensten en Overige
Een korting op een positie instellen, wijzigen of verwijderen
Inhoud overnemen uit een ander document dat je als sjabloon opgeeft
Afbeeldingen, PDF's, tekst-, XML- en GAEB-bestanden meenemen
Berichten invoeren via spraakinvoer
Opmerking: Controleer de antwoorden en wijzigingen altijd zelf, aangezien de assistent met AI werkt en fouten kan maken.
Wat de AI-assistent niet kan wijzigen
Deze zaken moet je nog steeds zelf in de editor regelen.
De koptekst van het document bewerken, bijvoorbeeld ontvanger, contactpersoon, datum, onderwerp en plaats van uitvoering
Instellingen op documentniveau bewerken, bijvoorbeeld betalingscode weergeven, korting, veiligheidsreserve / bouwtoeslag, btw, loonkostenpercentage vermelden, betalingstermijn en korting
De begin- en eindteksten bewerken
Nieuwe titelgroepen aanmaken
Het belastingtarief van een positie bewerken, als het document betrekking heeft op ES, IT of NL
De markering als alternatieve of voorwaardelijke post wijzigen
Opmerking: als je hiernaar vraagt, zal de assistent je vertellen dat hij dit niet kan – en uitleggen waar je het zelf kunt wijzigen.
In welke documenten kun je de AI-assistent gebruiken
De assistent is beschikbaar in de editor zodra een document posten bevat. Dit geldt voor de volgende documenttypes.
Offerte
Kostenraming
Orderbevestiging
Factuur
Voorschotfactuur
Eindfactuur
Proforma-factuur (alleen ES!)
Annuleringsfactuur
Annuleringsdocument
Creditnota
Pakbon
Opmerking: Voor brieven, betalingsherinneringen en Aanmaningen is de assistent niet beschikbaar. Deze wordt niet weergegeven in het voorbeeld.
Zo gebruik je de AI-assistent
Open het document in de editor en sla je wijzigingen tot nu toe op.
Klik bovenaan in de werkbalk op ‘AI-assistent’. Op kleinere schermen vind je deze onder ‘Meer opties’.
Stel een vraag of beschrijf wat er moet worden gewijzigd.
Klik op 'Bestand toevoegen' om extra context te verstrekken. Kies 'Bestand uploaden' voor bestanden van je apparaat of 'Document selecteren' voor een bestaand document uit Plancraft als sjabloon.
Verzend het bericht met de pijlknop of met de Enter-toets.
Controleer het antwoord en alle wijzigingen in het document.
Tip: Je kunt maximaal tien bestanden van elk maximaal 10 MB bijvoegen (afbeeldingen, PDF, CSV, tekst, XML, GAEB). Daarnaast kun je maximaal drie bestaande documenten als sjabloon selecteren.
Opmerking: Bijgevoegde bestanden worden niet permanent opgeslagen. Als een bestand uit een eerdere conversatie niet meer beschikbaar is, kun je het gewoon opnieuw bijvoegen.
Voorbeelden van verzoeken
Deze formuleringen kun je bijvoorbeeld naar de AI-assistent sturen.
„Verhoog de hoeveelheid van positie 2 naar 15 stuks.”
„Wijzig de prijs van positie 3 naar 49 euro.”
„Stel de materiaaltoeslag van positie 1 in op 20 %.”
„Voeg na positie 3 een positie toe voor de bouwplaatsinrichting.”
„Verwijder positie 5.“
„Verwijder de titel „Sanitair“ met alle daaronder vallende posten.“
„Hernoem de rubriek „Bouwplaatsinrichting“ naar „Voorbereidende werkzaamheden“.“
„Neem post 2 over uit de bijgevoegde Offerte.“
„Welke posten bevatten materiaalkosten?“
Tip: De chatgeschiedenis blijft bewaard. Als je het document later opnieuw opent, zie je het gesprek tot nu toe en kun je via „Oudere berichten laden“ verder terugbladeren.
Opmerking: Als je de hoeveelheid van een post wijzigt, wordt een bestaande opmeting van deze post vervangen.
Wijzigingen controleren en ongedaan maken
Wijzigingen worden direct in het document doorgevoerd. Je hoeft ze niet apart te bevestigen. Om te laten zien wat de assistent heeft gewijzigd, markeert het document de bewerkte velden. Daarnaast toont de assistent je in de chat bij elke wijziging een kaartje met een korte samenvatting en het aantal bewerkte posities. Met „Wijzigingen verbergen“ en „Wijzigingen weergeven“ kun je de markering in het document in- of uitschakelen.
Alle wijzigingen van een verzoek worden in één keer doorgevoerd. Als er één niet lukt, wordt er geen enkele doorgevoerd. Zo ontstaat er geen half gewijzigd document.
Als een wijziging je niet bevalt, kun je deze direct in de chat ongedaan maken. Klik in de kaart op de knop ‘Ongedaan maken’. Daarna staan de items weer in het document zoals ze vóór de wijziging waren. Dit geldt ook als de assistent een titelgroep heeft verwijderd.
Belangrijk: 'Ongedaan maken’ werkt alleen voor de meest recente wijziging. Zodra de assistent een volgende wijziging heeft aangebracht, kunnen de eerdere wijzigingen niet meer ongedaan worden gemaakt. Controleer wijzigingen in facturen, annuleringsfacturen en creditnota’s bijzonder zorgvuldig, aangezien het om bindende bonnen gaat – vooral bij verwijderde posities en verwijderde titelgroepen.
Meer informatie