Laatste stap: je voltooide document
Nu is het tijd om je offerte te voltooien en te downloaden.
Documenten voltooien
Heb je al je posities en andere details in je document vastgelegd en ben je klaar om het document te voltooien? Bij het voltooien krijgt je document een documentnummer toegewezen. Voordat je het document echter volledig voltooit, moet je het eerst in het voorbeeld bekijken. Om je document in het voorbeeld te bekijken, klik je rechtsboven op ‘Doorgaan naar voorbeeld’.
☝️Opmerking:
Voor deze stap heb je de volledige versie nodig. Sla het voltooien over of neem een proefmaand - dit kost je niet veel en je kunt alle resultaten meteen gebruiken.
Ga verder naar het voorbeeld - rechtsboven:
In het voorbeeld zie je het document in de versie zoals het er later als pdf uitziet. Je document heeft hier nog geen documentnummer, dit wordt pas gegenereerd als je het definitief afrondt.
Document voltooien - rechtsboven:
Als je je document definitief wilt voltooien en naar je klant wilt verzenden, klik je op ‘Document voltooien’.
Om te voorkomen dat je het document per ongeluk voltooit, verschijnt er vooraf een waarschuwing:
⚠️ Document voltooien = een uniek documentnummer toekennen!
Het voltooien van een document werkt alleen met de volledige versie.
☝️ Voordat je je eerste factuur afrondt, is het belangrijk dat je je nummerreeksen aanpast. Hoe je dat doet, vind je hier ⮕ De nummerreeksen
Na voltooiing krijgt je document automatisch een volgnummer.
Document als pdf downloaden
Om je voltooide document te downloaden, klik je rechtsboven op ‘PDF downloaden’. Naast de optie voor een normale PDF-download kun je ook de download aanpassen. Klik naast ‘PDF downloaden’ op ‘v’.
Bij een aangepaste pdf-download kun je bijvoorbeeld de prijzen of je briefpapier verbergen. Het eerste kan handig zijn als je medewerkers alleen de posities moeten zien, maar niet de prijzen. Het tweede kun je gebruiken om voorbedrukt briefpapier te gebruiken.