Eerste offerte maken

Nadat je je eerste project hebt aangemaakt, is het nu tijd om je eerste offerte te maken. Offertes en facturen vormen het hart van onze software.

Om een offerte te maken, moet je rechtsboven in je projectmap een nieuw document aanmaken.

Daar kun je nu kiezen uit verschillende soorten documenten. Om een offerte aan te maken, selecteer je ‘Offerte’. Met plancraft kun je een offerte als blanco document of op basis van externe bestanden aanmaken. Als je dus een offerte wilt aanmaken op basis van een GAEB- of Excel-bestand, is dat heel eenvoudig. De meest gebruikelijke manier is echter om een blanco offerte aan te maken.

Als je een blanco offerte hebt aangemaakt, is deze echter niet helemaal leeg. Contactgegevens en vooraf ingestelde tekstblokken worden automatisch opgeslagen. De structuur is klassiek en voldoet aan de wettelijke vereisten. Bovenaan zie je de ontvanger, de huidige datum en de bewerker van het document. Daaronder staan de tekst en de posities van de offerte. Aan de rechterkant zie je een selectie van bouwstenen, de zoekfunctie, tijden, opslag en chat. Als je ‘bouwstenen’ selecteert, kun je nieuwe teksten, positiegroepstitels, posities of afbeeldingen aan je offerte toevoegen.

In plancraft is het heel eenvoudig om posities aan je offerte toe te voegen. Wanneer je een nieuwe offerte aanmaakt, wordt er automatisch een lege positie ingevoegd. Als je meer posities nodig hebt, kun je deze toevoegen door op de + naast Positie rechtsboven te klikken of door het positieveld met ‘drag-and-drop’ naar binnen te slepen.

Naast posities kun je extra teksten of positiegroepen - titels toevoegen. Zodra je meerdere posities in verschillende documenten hebt, kun je elk van je posities via de zoekfunctie terugvinden en aan je nieuwe offerte toevoegen. Zo wordt plancraft steeds eenvoudiger naarmate je het langer gebruikt.

Als je op de positie klikt, wordt deze geopend en kun je verschillende opties instellen of selecteren. Naast het toevoegen van een korte en lange tekst, korting, opmeting en berekening, kun je de eenheid kiezen en de positie markeren als alternatief, voorwaardelijk of voorwaardelijk (meegenomen in de berekening).

plancraft ondersteunt alle gangbare eenheden. Van stuks, forfaitair tot vierkante meters [m2].

Wanneer je een opmeting invoert, wordt het totaal automatisch berekend. Zo hoef je bijvoorbeeld niet meer zelf de vierkante meters te berekenen. Ook wanneer je meerdere opmetingen toevoegt, worden deze automatisch bij elkaar opgeteld. De betreffende resultaten van de opmeting zie je rechts naast de opmeting.

Naast de opmeting kun je ook berekeningen invoeren. Zo kun je de eenheidsprijs of de totale prijs berekenen. Als je de eenheidsprijs berekent, wordt automatisch de totale prijs berekend. Bij de berekening kun je verschillende soorten kosten toevoegen (loon, materiaal, apparatuur, externe diensten en overige).

De loonkosten kunnen per minuut of per uur worden berekend. Bij de berekening van de materiaalkosten kun je ook gebruikmaken van je stamgegevens. Voer gewoon je materiaal in de beschrijvingstekst in – als dit in een Datanorm - catalogus of je stamgegevens is opgeslagen – dan kun je het heel eenvoudig, inclusief de opgeslagen kosten, in de berekening opnemen.

Als je al je posities hebt toegevoegd, wordt het eindbedrag automatisch berekend. Door op het eindbedrag te klikken, kun je verdere opties selecteren.Tegelijkertijd kun je de korting, contante korting en de betalingstermijn voor de offerte vastleggen.

Zo eenvoudig heb je je eerste offerte opgesteld. Nu is het tijd om de offerte af te ronden.