So richtest du PORTA für deinen Zimmereibetrieb ein und erfasst Anrufe sauber. Du legst dafür Begrüßung, Unternehmensinformationen und das Gesprächsverhalten so fest, dass PORTA passende Rückfragen stellt.
Begrüßung einrichten
Die Begrüßung für PORTA sollte zu deinem Betrieb passen und den Firmennamen enthalten. Eine persönliche Begrüßung wirkt authentischer als die Standardbegrüßung.
Öffne die Einstellung für die Begrüßung.
Wähle den Ton aus, der zu deinem Betrieb passt.
Trage deinen Firmennamen in die Begrüßung ein.
Ein kurzes Beispiel ist: Hallo – hier die Zimmerei [Firmenname].
Du kannst zwischen diesen Varianten wählen:
Förmlich (Sie): Guten Tag, hier ist der KI-Telefonassistent von [Betrieb]. Erklären Sie mir bitte Ihr Anliegen.
Direkt (du): Willkommen bei [Betrieb]. Ich bin der KI-Telefonassistent – wie kann ich dir weiterhelfen?
Neutral: Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent der [Betrieb].
Tipp: Bei Privatkundschaft funktioniert „Sie“ meist besser. Wenn dein Betrieb auf „du“ arbeitet, halte das auch am Telefon durch.
Unternehmensinformationen eintragen
Alle Informationen, die du hier einträgst, kann PORTA im Gespräch nutzen. Je präziser du arbeitest, desto besser kann PORTA Anruferinnen und Anrufer einordnen.
Öffnungszeiten
Trage die Öffnungszeiten so ein, dass PORTA sofort sagen kann, wann dein Betrieb erreichbar ist.
Montag bis Freitag 07:30–17:30 Uhr.
Samstag und Sonntag geschlossen.
Feiertage in [Bundesland] geschlossen.
Einzugsgebiet
Trage ein, in welchem Gebiet du arbeitest. PORTA kann damit besser prüfen, ob eine Anfrage zu deinem Betrieb passt.
Wir arbeiten im Umkreis von 30 km um [Stadt].
Postleitzahlen: [PLZ-Bereich].
Leistungen
Trage lieber 8 präzise Leistungen ein als 20 ungenaue. Was nicht in der Liste steht, kennt PORTA nicht.
Dachsanierung / Energetische Dachsanierung
Holzbau / Zimmerei
Carport (auch Doppelcarport)
Holzrahmenbau
Dachfenster (Einbau, Austausch, Velux)
Aufstockung
Fassadenarbeiten / Holzfassade
Vordach / Eingangsüberdachung / Terrassenüberdachung
Innenausbau
Dachstuhl / Dachkonstruktion / Pultdach
Fachwerksanierung
Gaube / Dachgaube
Balkonsanierung / Holzbalkon
Reparaturarbeiten (Sturmschaden, Dachreparatur)
Was wir nicht anbieten
Trage hier Leistungen ein, die PORTA bewusst ablehnen soll. Das hilft, unpassende Anfragen direkt auszusortieren.
Reine Spengler-/Klempnerarbeiten ohne Dachzusammenhang
Reine Pflasterarbeiten / Garten- und Landschaftsbau
Reparaturen unter einer bestimmten Mindestauftragsgröße
Notdienst
Wenn du einen Notdienst anbietest, zum Beispiel nach Sturmschäden, trage ihn hier ein. Wenn du keinen Notdienst anbietest, formuliere das klar: Ein Notdienst wird nicht angeboten.
Verhalten 1: Neue Projektanfrage
Bei einer neuen Projektanfrage soll PORTA die wichtigsten Informationen so erfassen, dass du den Vor-Ort-Termin vorbereitet wahrnehmen kannst.
Klicke auf die Einstellung für neue Projektanfragen.
Wähle die Frage nach der Adresse ab. Die Adresse holst du beim Vor-Ort-Termin oder per E-Mail.
Lege diese Fragen fest:
Worum geht es genau – Dachsanierung, Carport, Aufstockung, Dachfenster oder etwas anderes?
Können Sie kurz beschreiben, was gemacht werden soll?
In welchem Ort liegt das Objekt?
Gibt es einen bestimmten Zeitraum? Wie dringend ist es?
Können Sie uns vorab Bauplan, Maße oder Fotos per E-Mail zukommen lassen?
Wann wären Sie für einen Vor-Ort-Termin verfügbar?
Unter welcher E-Mail-Adresse oder Telefonnummer können wir Sie erreichen?
Tipp: Bei häufigen Sturmschäden ergänze: Handelt es sich um einen Sturm- oder Versicherungsschaden? Wenn ja, ist ein Gutachter eingeschaltet?
Verhalten 2: Rückrufanfrage
Bei einer Rückrufanfrage soll PORTA kurz bleiben und nur die wichtigsten Daten erfassen.
Klicke auf die Einstellung für Rückrufanfragen.
Wähle die Frage nach der Adresse ab.
Lege maximal diese 3 Fragen fest:
Wer soll zurückgerufen werden?
Worum geht es?
Geht es um ein laufendes Bauvorhaben? Wenn ja, um welches?
Stimme und Benachrichtigungen
Stimme und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass PORTA zu deinem Betrieb passt und du Anrufe schnell nachverfolgen kannst.
Stimme: Hör dir alle Optionen an und wähle die Stimme, die zu deinem Betrieb passt. Bei Handwerksbetrieben wirkt eine männliche Stimme oft passender.
Benachrichtigungen: Schalte die Benachrichtigungen ein. Du bekommst nach jedem Anruf eine E-Mail mit der Zusammenfassung.
Testanruf vor dem Live-Schalten
Mach mindestens 2 Testanrufe, bevor du deine Geschäftsnummer weiterleitest. So prüfst du, ob PORTA die richtigen Fragen stellt und die Zusammenfassung im Posteingang ankommt.
Teste eine Projektanfrage, indem du deine PORTA-Nummer anrufst und zum Beispiel sagst: Wir hatten einen Sturmschaden am Dach. Wir bräuchten jemanden, der sich das anschaut. Prüfe, ob PORTA die richtigen Fragen stellt und die Zusammenfassung in deinem Posteingang landet.
Teste eine Rückrufanfrage, indem du sagst: Ich bitte um einen Rückruf. Es geht um den Carport, den ihr gerade aufstellt. Prüfe, ob PORTA kurz bleibt und die Kernpunkte erfasst.
Wenn etwas hakt, korrigiere die Einstellungen und teste erneut.
Wann du nachjustieren solltest
Geh die Einstellungen alle 2–4 Wochen kurz durch. Typische Lücken bei Zimmereien sind oft schnell behoben.
Falsche Aussprache beim Betriebsnamen: Passe die Begrüßung phonetisch an.
Materiallieferungs-Anfragen häufen sich: Lege eine eigene Leistung an.
Anfragen für Leistungen, die du nicht anbietest: Ergänze sie unter „Was wir nicht anbieten“.
Sturm-Saison: Aktiviere den Notdienst-Text vorübergehend.
Anrufer hängen früh auf: Kürze die Begrüßung und reduziere die Fragen.