So richtest du PORTA für deinen Generalunternehmerbetrieb ein und erfasst Anrufe sauber. Du legst dafür Begrüßung, Unternehmensinformationen und Anrufverhalten so an, dass der KI-Telefonassistent passend antwortet.
Begrüßung einrichten
Mit einer persönlichen Begrüßung klingt PORTA natürlicher und passt besser zu deinem Betrieb.
Richte die Begrüßung so ein, dass dein Firmennamen direkt genannt wird. Wenn dein offizieller Firmenname schwer auszusprechen ist, kannst du unter Unternehmensname überschreiben eine einfachere Schreibweise eintragen.
Ein kurzes Beispiel ist: Guten Tag – hier die Bauunternehmung [Firmenname].
Eine ausführlichere Variante ist: Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent von [Firmenname], Ihrem Partner für Bau- und Sanierungsprojekte. Wie kann ich Ihnen helfen?
Unternehmensinformationen eintragen
Die Unternehmensinformationen helfen dem KI-Telefonassistenten im Gespräch. Trage die Inhalte in klare Blöcke ein, damit PORTA sie gut nutzen kann.
Öffnungszeiten
Montag bis Freitag 07:00–17:00 Uhr.
Samstag und Sonntag geschlossen.
Feiertage in [Bundesland] geschlossen.
Einzugsgebiet
Wir arbeiten im Umkreis von 50 km um [Stadt].
Postleitzahlen: [PLZ-Bereich].
Leistungen
Sanierung (Komplettsanierung, Teilsanierung)
Umbau und Anbau
Neubau (Einfamilienhaus, Mehrfamilienhaus)
Trockenbau
Fliesenarbeiten
Dacharbeiten
Außenanlagen
Was wir nicht anbieten
Reine Gartenarbeit
Privatumzüge
Reparaturen unter 500 Euro Auftragsvolumen
Notdienst
Wir bieten keinen 24/7-Notdienst.
Bei dringenden Schäden außerhalb der Öffnungszeiten rufen wir am nächsten Werktag bis 09:00 Uhr zurück.
Tipp: Schreib alles aus, ohne Sonderzeichen oder Abkürzungen. Der KI-Telefonassistent spricht den Text so, wie er geschrieben steht.
Verhalten 1: Neue Projektanfrage
Mit diesem Verhalten sammelst du strukturiert die wichtigsten Informationen für ein erstes Angebot.
Frage zuerst die vollständige Adresse ab. Für Aufmaß und Vor-Ort-Besichtigung brauchst du die genaue Anschrift.
Empfohlene Fragen in dieser Reihenfolge:
Um welches Gewerk geht es? Zum Beispiel Sanierung, Neubau, Umbau, Trockenbau oder etwas anderes.
Handelt es sich um ein privates oder gewerbliches Projekt?
Wann soll das Projekt starten?
Wie groß ist die Fläche oder der Umfang ungefähr?
Gibt es bereits Pläne, Skizzen oder ein Aufmaß?
Wann passt Ihnen ein Vor-Ort-Termin am besten?
Haben Sie einen ungefähren Budget-Rahmen? (optional)
Wie haben Sie von uns erfahren? (optional, fürs Marketing)
Hinweis: Nimm lieber weniger und dafür die richtigen Fragen. Lange Fragenkataloge führen zu Abbrüchen.
Verhalten 2: Rückrufanfrage
Bei einer Rückrufanfrage ist Kürze entscheidend. Frage die Telefonnummer ab und halte das Gespräch kurz.
Frage keine Adresse ab. Die Telefonnummer reicht für einen Rückruf.
Empfohlene Fragen, maximal 3:
Worum geht es kurz?
Wann erreichen wir Sie am besten?
Ist es dringend?
Stimme und Benachrichtigungen
Wähle die Stimme und die Benachrichtigungen so, dass sie zu deinem Betrieb passen.
Stimme: Hör dir die Optionen mit dem Play-Button an. Die Standardstimme passt für die meisten Betriebe. Bei einem eher männlich-handwerklichen Kundenkreis wirkt eine männliche Stimme natürlicher.
Benachrichtigungen: Aktiviere die Benachrichtigungen. Du bekommst nach jedem Anruf eine E-Mail mit der Zusammenfassung.
Testanruf vor dem Live-Schalten
Ruf deine PORTA-Nummer selbst an und prüfe die wichtigsten Punkte vor dem Live-Schalten.
Prüfe, ob dein Firmenname korrekt ausgesprochen wird.
Prüfe, ob der KI-Telefonassistent passend auf Ich brauche jemanden für eine Sanierung reagiert.
Prüfe, ob die Adresse korrekt abgefragt wird.
Prüfe, ob die Anrufzusammenfassung in deinem Posteingang ankommt.
Wenn etwas hakt, korrigiere die Einstellungen und teste erneut.
Wann du nachjustieren solltest
Lies die ersten Anrufzusammenfassungen aufmerksam. So erkennst du schnell, welche Angaben für deine Kundschaft noch fehlen.
Anrufer fragen nach Materialkosten. Ergänze Pauschalen oder verweise auf einen Vor-Ort-Termin.
Anrufer fragen nach Referenzen. Ergänze einen Verweis auf deine Webseite.
Anrufer fragen nach Versicherung oder Gewährleistung. Ergänze eine Standardantwort.