Mit dieser Anleitung richtest du PORTA für deinen Malerbetrieb so ein, dass Anrufe sauber erfasst werden. Du passt Begrüßung, Unternehmensinfos, Gesprächsverhalten und Benachrichtigungen an deinen Betrieb an.
Begrüßung einrichten
Mit einer persönlichen Begrüßung richtest du den ersten Eindruck passend für deinen Malerbetrieb ein. Nutze deinen Firmennamen statt der Standardbegrüßung, damit der Anruf authentischer wirkt.
Ein kurzes Beispiel ist: Hallo, hier der Malerbetrieb [Firmenname]. Regional passt auch Servus oder Moin.
Trage unter Unternehmensname überschreiben nur dann etwas ein, wenn dein offizieller Firmenname schwer auszusprechen ist. Beispiel: Müller und Söhne GbR wird zu Maler Müller und Söhne.
Du kannst die Begrüßung so formulieren:
Sie-Variante: Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent von [Firmenname], Ihrem Malerbetrieb für Innen- und Fassadenarbeiten. Aktuell sind alle Mitarbeiter im Einsatz. Wie kann ich Ihnen helfen?
Du-Variante: Hey, bitte nicht erschrecken. Ich bin der KI-Telefonassistent von [Firmenname]. Aktuell stehen alle sprichwörtlich auf der Leiter. Wie kann ich helfen?
Unternehmensinformationen eintragen
Die Unternehmensinformationen nutzt der KI-Telefonassistent im Gespräch. Schreibe hier auf, was deine Kundschaft typischerweise fragt, damit Anrufe besser beantwortet werden.
Hinweis: Nimm dir dafür etwa 10 Minuten Zeit. Je genauer die Informationen sind, desto besser kann der KI-Telefonassistent reagieren.
Öffnungszeiten
Montag bis Freitag 07:30–17:30 Uhr.
Samstag und Sonntag geschlossen.
Feiertage in [Bundesland] geschlossen.
Einzugsgebiet
Wir arbeiten im Umkreis von 30 km um [Stadt].
Postleitzahlen: [PLZ-Bereich].
Leistungen
Malerarbeiten innen (Wohnungen, Treppenhäuser, Büros)
Innenanstriche und Wandgestaltung
Fassadenarbeiten und Fassadenanstriche
Fassadensanierung und -reinigung
Tapezierarbeiten
Lackierarbeiten (Türen, Fenster, Heizkörper)
Bodenbelagsarbeiten
Trockenbau und Spachtelarbeiten
Wasserschadensanierung (Trocknung, Neuanstrich)
Renovierungen nach Wasserschaden
Was wir nicht anbieten
Reine Putz- oder Stuckarbeiten ohne Anstrich
Außenarbeiten unter 50 m²
Reparaturen unter [Mindestauftragsvolumen]
Notdienst
Wir bieten keinen 24/7-Notdienst.
Bei Wasserschäden außerhalb der Öffnungszeiten rufen wir am nächsten Werktag bis 09:00 Uhr zurück.
Tipp: Schreibe alles aus und vermeide Sonderzeichen oder Abkürzungen. Der KI-Telefonassistent spricht den Text so, wie du ihn eingibst.
Verhalten bei einer neuen Projektanfrage
Die neue Projektanfrage ist der häufigste Anruftyp. Meist geht es um einen Vor-Ort-Termin, nicht um den direkten Abschluss am Telefon. Deshalb sammelt der KI-Telefonassistent genug Informationen für die Terminvereinbarung.
Wichtig: Frage nicht nach der Adresse. Die meisten Anrufer sind Privatkunden. Die Adresse holst du beim Vor-Ort-Termin.
Stelle die Fragen in dieser Reihenfolge:
Worum geht es genau? Zum Beispiel Innenanstrich, Fassade, Tapezieren, Lackieren oder etwas anderes.
Wo sollen die Arbeiten ausgeführt werden? Wohnung, Haus, Treppenhaus oder Geschäftsräume?
Wie groß ist die Fläche ungefähr? Zum Beispiel ein Raum, eine Wohnung oder die ganze Fassade.
Wann soll das Projekt starten? Zeitnah, in den nächsten Wochen oder flexibel?
Wann passt Ihnen ein Vor-Ort-Termin am besten?
Handelt es sich um einen Wasserschaden oder eine Versicherungsangelegenheit? (optional)
Haben Sie einen ungefähren Budget-Rahmen? (optional)
Hinweis: 5 bis 6 Fragen sind die richtige Länge. Zu lange Fragenkataloge führen oft zu Abbrüchen.
Verhalten bei einer Rückrufanfrage
Bei einer Rückrufanfrage zählt Kürze. Der KI-Telefonassistent soll nur die wichtigsten Informationen aufnehmen, damit du schnell zurückrufen kannst.
Wichtig: Frage nicht nach der Adresse. Die Telefonnummer reicht für den Rückruf.
Stelle maximal 3 Fragen:
Worum geht es kurz?
Wann erreichen wir Sie am besten?
Ist es dringend? (optional)
Stimme und Benachrichtigungen
Stimme: Hör dir die Optionen mit dem Play-Button an. Bei überwiegend privater Kundschaft passt eine warme, freundliche Stimme meist besser.
Benachrichtigungen: Schalte den Toggle ein. Du bekommst nach jedem Anruf eine E-Mail mit der Zusammenfassung.
Testanruf vor dem Live-Schalten
Rufe deine PORTA-Nummer einmal selbst an und prüfe die wichtigsten Punkte. So erkennst du früh, ob Begrüßung, Gesprächsverhalten und Zusammenfassung passen.
Prüfe, ob dein Firmenname korrekt ausgesprochen wird.
Prüfe, ob der KI-Telefonassistent passend auf Ich brauche jemanden, der meine Wohnung streicht und auf Wir hatten einen Wasserschaden, jetzt muss alles neu gestrichen werden reagiert.
Prüfe, ob die Anrufzusammenfassung in deinem Posteingang ankommt.
Wenn etwas hakt, korrigiere die Einstellungen und teste erneut.
Wann du nachjustieren solltest
Lies die ersten Anrufzusammenfassungen aufmerksam. Typische Lücken bei Malerbetrieben erkennst du oft schnell an wiederkehrenden Fragen.
Anrufer fragen nach Quadratmeter-Preisen. Ergänze dann Pauschalen oder verweise auf das Vor-Ort-Aufmaß.
Anrufer fragen nach Trocknungszeiten oder Geruchsbelästigung. Ergänze dafür eine Standardantwort.
Anrufer fragen nach Versicherungsabwicklung bei Wasserschäden. Ergänze, ob du direkt mit der Versicherung abrechnest.
Anrufer fragen nach Referenzen. Verweise auf deine Webseite oder Instagram.
Anrufer fragen nach Gewährleistung. Ergänze die üblichen Fristen.