In diesem Artikel richtest du PORTA für deinen Dachdeckerbetrieb so ein, dass Anrufe sauber erfasst werden. Du bekommst passende Texte für Begrüßung, Unternehmensinformationen, Gesprächsverhalten und Testanruf.
Begrüßung einrichten
Mit einer persönlichen Begrüßung wirkt dein Anrufbeantworter authentischer als mit der Standardbegrüßung.
Ein kurzes Beispiel ist: Guten Tag – hier die Dachdeckerei [Firmenname].
Trage unter Unternehmensname überschreiben nur dann etwas ein, wenn dein offizieller Firmenname schwer auszusprechen ist. Ein Beispiel ist: Bedachungen Müller-Kalbskopf GbR wird zu Bedachungen Müller.
Wähle eine Variante, die zu deinem Betrieb passt:
Kompakt und regional: Moin und hallo. Hier ist die Dachdeckerei [Firmenname] aus [Ort]. Ich bin der KI-Telefonassistent. Wie kann ich dir weiterhelfen?
Mit klarer Anweisung: Guten Tag bei [Firmenname]. Wir sind telefonisch nicht direkt erreichbar. Du sprichst mit unserem KI-Telefonassistenten. Bitte sprich klar und lass ihn ausreden, damit alles vollständig aufgenommen wird. Wie können wir dir helfen?
Mit Rückruf-Versprechen: Herzlich willkommen bei [Firmenname]. Du sprichst mit dem KI-Telefonassistenten unseres Teams. Ein Mitarbeitender meldet sich am nächsten Werktag persönlich bei dir zurück. Was kann ich für dich tun?
Unternehmensinformationen eintragen
Alles, was hier steht, kann der KI-Telefonassistent im Gespräch nutzen. Anrufer fragen bei Dachdeckern oft konkret nach Dachtypen, Wartung und Notfall-Optionen. Trage diese Informationen deshalb ausführlich ein.
Öffnungszeiten
Trage deine Öffnungszeiten klar und vollständig ein:
Montag bis Freitag 07:00–17:00 Uhr.
Samstag und Sonntag geschlossen.
Feiertage in [Bundesland] geschlossen.
Einzugsgebiet
Beschreibe genau, in welchem Gebiet du arbeitest:
Wir arbeiten im Umkreis von 50 km um [Stadt].
Postleitzahlen: [PLZ-Bereich].
Leistungen
Trage die Leistungen ein, nach denen Anrufer typischerweise fragen:
Dachsanierung (Steildach und Flachdach)
Flachdachsanierung und Abdichtungen
Dachreparaturen und Dachwartung / Dachkontrolle
Dachfenster (Einbau, Austausch, Velux)
Dachrinnen (Reinigung, Reparatur, Austausch)
Energetische Dachsanierung und Dämmung
Photovoltaik / PV-Anlagen
Fassadenarbeiten
Spenglerarbeiten / Klempnerarbeiten
Schornsteinarbeiten
Carports, Terrassen, Garagendächer
Sturmschadenbehebung
Notdienst
Ein Notdienst ist empfohlen, weil viele Anrufer explizit danach fragen.
Bei akuten Schäden, zum Beispiel nach Sturm, bei einem undichten Dach oder bei eingedrungenem Wasser, erreichst du uns auch außerhalb der Öffnungszeiten unter [Notrufnummer]. Reaktion in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Wenn du keinen Notdienst anbietest, nutze diese Formulierung: Wir haben keinen 24/7-Notdienst. Bei akuten Schäden außerhalb der Öffnungszeiten rufen wir am nächsten Werktag bis 09:00 Uhr zurück.
Was wir nicht anbieten
Grenze klar ab, welche Anfragen du nicht annimmst:
Reine Zimmererarbeiten ohne Dacheindeckung
Reinigung von Solaranlagen ohne Reparaturauftrag
Aufträge unter [Mindestauftragsvolumen]
Hausverwaltungen
Wenn das für deinen Betrieb relevant ist, ergänze diesen Text: Wir arbeiten regelmäßig mit Hausverwaltungen zusammen. Bei wiederkehrenden Wartungs- oder Reparaturaufträgen schick uns die Anfrage gerne direkt per E-Mail an [E-Mail].
Tipp: Schreib alles aus, ohne Sonderzeichen oder Abkürzungen. Der KI-Telefonassistent spricht den Text so, wie er geschrieben steht.
Verhalten 1: Neue Projektanfrage
Die neue Projektanfrage ist der häufigste Anruftyp. Meist geht es um einen Vor-Ort-Termin, eine Planung oder einen akuten Schaden.
Adresse: Frage die Adresse nicht direkt am Anfang ab. Die meisten Anrufer sind Privatkunden. Die Adresse holst du beim Vor-Ort-Termin.
Stelle diese Fragen in dieser Reihenfolge:
Worum geht es genau? Zum Beispiel Dachsanierung, Dachreparatur, Dachfenster, Dachrinne, Photovoltaik oder ein akuter Schaden.
Handelt es sich um einen akuten Schaden, zum Beispiel ein undichtes Dach, einen Sturmschaden oder Wassereintritt?
Wo soll die Arbeit ausgeführt werden? Bitte die vollständige Adresse.
Um welchen Dachtyp geht es? Steildach, Flachdach, Garagendach oder etwas anderes?
Wie ist die Zugänglichkeit? Können wir mit Leitern arbeiten oder ist ein Gerüst nötig?
Haben Sie bereits Fotos vom Schaden oder vom Dach? Können Sie diese vorab per E-Mail schicken?
Wann soll das Projekt starten? Sofort, in den nächsten Wochen oder flexibel?
Wann passt Ihnen ein Vor-Ort-Termin am besten?
Geht es um eine Versicherungs- oder Hausverwaltungs-Angelegenheit? (optional)
Verhalten 2: Rückrufanfrage
Bei einer Rückrufanfrage ist Kürze entscheidend.
Adresse: Frage die Adresse nicht ab. Die Telefonnummer reicht.
Stelle maximal 3 Fragen:
Worum geht es kurz?
Wann erreichen wir Sie am besten?
Ist es dringend, zum Beispiel ein akuter Schaden? (optional)
Stimme und Benachrichtigungen
Wähle die Stimme passend zu deiner Kundschaft und aktiviere die Benachrichtigungen für Anrufzusammenfassungen.
Stimme: Hör dir die Optionen mit dem Play-Button an. Bei überwiegend privater Kundschaft passt eine warme, freundliche Stimme meist besser.
Benachrichtigungen: Schalte den Toggle ein. Du bekommst nach jedem Anruf eine E-Mail mit der Zusammenfassung. Die E-Mail geht an die Adresse deines plancraft-Kontos. Jedes Teammitglied stellt die Benachrichtigung für sich selbst ein.
Testanruf vor dem Live-Schalten
Ruf deine PORTA-Nummer selbst an und teste 2 Szenarien, bevor du live gehst.
Planungsanfrage: Sage zum Beispiel Ich möchte ein Dachfenster austauschen lassen. Prüfe, ob Dachtyp, Adresse und Zugänglichkeit abgefragt werden. Prüfe auch, ob dein Firmenname korrekt ausgesprochen wird.
Notfall: Sage zum Beispiel Es regnet rein. Prüfe, ob der Notfall-Charakter erkannt und priorisiert wird.
Prüfe danach, ob die Anrufzusammenfassung in deinem Posteingang ankommt. Wenn etwas hakt, korrigiere die Einstellungen und teste erneut.
Wann du nachjustieren solltest
Lies die ersten Anrufzusammenfassungen aufmerksam. Typische Lücken bei Dachdeckerbetrieben sind:
Anrufer fragen nach Quadratmeter-Preisen. Ergänze dann Pauschalen oder verweise auf das Vor-Ort-Aufmaß.
Anrufer fragen nach Wartungsintervallen. Ergänze dann eine Empfehlung, zum Beispiel eine jährliche Dachkontrolle.
Anrufer fragen nach Versicherungsabwicklung bei Sturmschäden. Ergänze dann, ob du direkt mit der Versicherung abrechnest.
Anrufer fragen nach Photovoltaik-Statik oder Genehmigungen. Ergänze dann eine Standardantwort oder verweise an einen Statiker.
Anrufer fragen nach Gewährleistung. Ergänze dann deine Standardfristen.
Anrufer fragen nach Referenzen. Verweise dann auf deine Webseite, Instagram oder lokale Referenzobjekte.