Das KI-Telefon nimmt eingehende Anrufe automatisch entgegen, erfasst Anliegen und speichert Kundendaten direkt in plancraft. Die Einrichtung besteht aus drei Schritten: KI-Rufnummer generieren, Rufweiterleitung einrichten, Testanruf machen.
Schritt 1: KI-Rufnummer generieren
Zuerst generierst du deine persönliche KI-Rufnummer in plancraft unter Einstellungen → KI-Telefonassistent. Diese Nummer ist die Zielnummer für deine Rufweiterleitung.
Hinweis: Dieser Schritt ist nur für Admins möglich. Wenn du das Feld in den Einstellungen nicht siehst, kontaktiere deinen Administrator.
Die Anleitung mit allen Details: KI-Rufnummer in plancraft generieren
Schritt 2: Rufweiterleitung einrichten
Leite jetzt deine Geschäftsnummer an die KI-Rufnummer weiter. Anrufer wählen weiterhin deine normale Geschäftsnummer. Wähle den Weg, der zu deinem Betrieb passt:
Du telefonierst über dein Handy: Richte die Weiterleitung mit kurzen Tastencodes in der Telefon-App ein. → Rufweiterleitung vom Handy einrichten (GSM-Codes)
Dein Betrieb nutzt eine FRITZ!Box: Richte die Weiterleitung direkt im Web-Interface ein. → Rufweiterleitung über die FRITZ!Box zum KI-Empfang einrichten
Du nutzt eine andere Telefonanlage: Die Logik ist bei allen Herstellern gleich. → Rufweiterleitung in deiner Telefonanlage für den KI-Empfang einrichten
Schritt 3: Testanruf durchführen
Damit alles reibungslos funktioniert, solltest du die Einrichtung testen:
Rufe deine reguläre Geschäftsrufnummer von einem anderen Telefon aus an.
Prüfe, ob der Anruf korrekt an das KI-Telefon weitergeleitet wird.
Durchlaufe das Gespräch.
Kontrolliere in plancraft im Reiter „Anrufe“, ob der Anruf und das Anliegen korrekt gespeichert wurden.
Wenn etwas nicht funktioniert, deaktiviere kurz die Weiterleitung (Alle Weiterleitungen ausschalten mit Code ##002#) und aktiviere sie erneut.
Hinweis: Namen sowie Straßen und Orte werden teilweise noch falsch aufgenommen. Hier arbeiten wir kontinuierlich an Verbesserungen. Ein Rückruf räumt solche Fehler aber meist aus.
Was das KI-Telefon aktuell kann
Das KI-Telefon nimmt eingehende Anrufe entgegen und führt ein strukturiertes Gespräch:
Er erfragt das Anliegen des Anrufers.
Er fragt nach Kontaktdaten.
Alle Informationen werden automatisch in plancraft gespeichert.
Eingegangene Anrufe werden im Dashboard angezeigt.
Du bekommst eine Mail, sobald du einen verpassten Anruf hast.