Hinweis: Ab dem Pro Paket könnt ihr Eingangsrechnungen hochladen, verwalten und Projekten zuweisen. Im Pro Paket sind 50 KI-Scans pro Monat inklusive. Sind diese aufgebraucht, könnt ihr weitere Rechnungen hochladen, müsst die Daten aber manuell eintragen. Im Premium Paket stehen unbegrenzte KI-Scans zur Verfügung.
Mit den neu eingeführten Eingangsrechnungen kannst du Belege, Rechnungen und Gutschriften als PDF, Bild oder in E‑Rechnungsformaten (XML) hochladen. Unsere KI liest die Rechnungsdaten automatisch aus. Du prüfst sie, weist sie Projekten zu und buchst die Kosten.
Eingangsrechnungen hochladen
Du kannst Eingangsrechnungen auf drei Wegen hochladen.
Ziehe die Rechnungen per Drag & Drop in die Übersicht der Eingangsrechnungen.
Klicke in der Übersicht auf „Rechnung hinzufügen“ und wähle die Datei aus.
Per E-Mail: Leite Eingangsrechnungen als E-Mail-Anhang an deine plancraft-E-Mail-Adresse weiter. Die Rechnungen erscheinen automatisch in der Übersicht.
Hinweis: Wenn du mehrere Fotos einer mehrseitigen Rechnung hast, füge sie vor dem Upload mit einem geeigneten Programm zu einem einzigen PDF zusammen.
Eingangsrechnungen per E-Mail hochladen
Mit der E-Mail-Funktion kannst du Eingangsrechnungen direkt per E-Mail an plancraft senden — ohne sie manuell hochzuladen. Das ist praktisch, wenn Lieferanten Rechnungen per E-Mail schicken oder du Belege aus deinem Postfach weiterleiten möchtest.
So funktioniert der E-Mail-Upload
So funktioniert der E-Mail-Upload
plancraft erstellt für deinen Arbeitsbereich eine individuelle E-Mail-Adresse. Sendest oder leitest du Rechnungen dorthin, werden die Anhänge automatisch als Eingangsrechnungen angelegt — genauso wie beim manuellen Upload. Die KI liest die Rechnungsdaten aus, danach prüfst du sie wie gewohnt und weist sie Projekten zu.
Ablauf in Kurzform:
E-Mail-Adresse unter Einstellungen → Schnittstellen generieren
Rechnungen als E-Mail-Anhang an diese Adresse senden oder weiterleiten
Rechnungen erscheinen in der Eingangsrechnungen-Übersicht
Im Tab „Zu prüfen“ erkannte Daten kontrollieren und bestätigen
Tipp: Speichere die Adresse als Kontakt in deinem E-Mail-Programm (z. B. „plancraft Eingangsrechnungen“), damit du sie beim Weiterleiten schnell findest.
Rechnungen per E-Mail senden
Sende oder leite E-Mails mit Rechnungsanhängen an deine plancraft-Adresse.
Du kannst mehrere Rechnungen in einer E-Mail mitschicken — jede unterstützte Datei wird als eigene Eingangsrechnung angelegt.
Lieferanten können Rechnungen auch direkt an diese Adresse senden.
Unterstützte Dateiformate: PDF, Bilder (JPG, PNG), E-Rechnung (XML)
Limits: max. 15 MB pro Datei, max. 50 Dateien pro E-Mail
Adresse verwalten
Unter Einstellungen → Schnittstellen kannst du die Adresse jederzeit anpassen:
„Neue E-Mail generieren“ — erstellt eine neue Adresse. Die bisherige Adresse funktioniert danach nicht mehr; aktualisiere sie bei Lieferanten und in deinem E-Mail-Programm.
„E-Mail löschen“ — entfernt die Adresse. Eingehende E-Mails an diese Adresse werden nicht mehr verarbeitet. Das E-Mail-Feld verschwindet auch aus der Eingangsrechnungen-Übersicht.
Rechnungsdaten prüfen
Nach dem Hochladen liest die plancraft-KI die Rechnungsdaten automatisch aus. Die Felder für die Rechnungsdaten werden dann automatisch ausgefüllt.
Öffne in der Übersicht den Tab „Zu prüfen“. Dort findest du alle Rechnungen, die du noch kontrollieren musst.
Klicke die Rechnung an und prüfe die erkannten Rechnungsdaten sorgfältig.
Passe die Angaben bei Bedarf an und klicke auf „Prüfung bestätigen“, um die erkannten Rechnungsdaten festzuschreiben.
Den Zahlstatus einer Rechnung kannst du sowohl in der Rechnungsübersicht als auch auf der Detailseite der Rechnung anpassen.
Kosten, Projekte oder Lager zuweisen
Du kannst Kosten einem Projekt zuweisen. Dann erscheinen sie automatisch in der Nachkalkulation mit der passenden Kostenart.
Wähle ein Projekt aus, wenn die Kosten zu einem Projekt gehören.
Entscheide, welche Kosten du nicht einem Projekt zuordnen musst.
Erfasse Kosten für zukünftige Projekte im Lager.
Tipp: Die plancraft KI erkennt die Projektnummer auf deinen Eingangsrechnungen und ordnet sie automatisch dem passenden Projekt zu.
Hinweis: Momentan kannst du keine Bankverbindung für die automatische Zuordnung von Zahlungen angeben.
Eingangsrechnungen filtern
Du kannst die Eingangsrechnungen in der Übersicht gezielt eingrenzen. Oberhalb der Liste stehen dir vier Filter zur Verfügung:
Zeitraum – grenzt die Rechnungen auf einen bestimmten Zeitraum ein
Zuweisung – filtert nach dem zugewiesenen Projekt
Zuweisungsstatus – filtert nach dem Status der Kostenzuweisung
Zahlstatus – filtert nach dem Zahlungsstatus der Rechnung (z.B. „Offen")
So filterst du nach einem Projekt:
Öffne die Übersicht der Eingangsrechnungen
Klicke auf den Filter „Zuweisung"
Wähle das gewünschte Projekt aus der Liste aus
Hinweis: In der Liste werden nur die zuletzt verwendeten Projekte angezeigt. Wenn dein Projekt nicht erscheint, tippe den Projektnamen direkt in das Suchfeld ein, um es zu finden und auszuwählen.
Tipp: Du kannst so schnell prüfen, welche Kosten einem bestimmten Projekt bereits zugeordnet wurden.