Nachkalkulation: Geplante und tatsächliche Projektkosten vergleichen
Mit der Nachkalkulation vergleichst du deine geplanten Projektkosten mit den tatsächlichen Kosten. So siehst du, ob dein Projekt im Plan liegt oder ob Kosten abweichen.
Was zeigt dir die Nachkalkulation?
Die Nachkalkulation zeigt dir die tatsächlichen Projektkosten, auch Ist-Kosten genannt, im Vergleich zu den geplanten Projektkosten, also den Plan-Kosten.
Als Plan-Kosten pro Dokument gelten die kalkulierten Positionen inklusive vorhandener Zuschläge.
Das Diagramm nutzt ein Farbsystem für die Auswertung.
Grün bedeutet, dass deine Ist-Kosten im Rahmen der Plan-Kosten liegen.
Rot bedeutet, dass deine Ist-Kosten die Plan-Kosten übersteigen.
Daneben zeigt das Balkendiagramm die Kosten nach Kostenart auf.
Lohn
Material
Geräte
Fremdleistungen
Sonstiges
Ein grüner Balken bedeutet, dass die jeweilige Kostenart im Plan liegt. Ein roter Balken zeigt an, dass die Kostenart den geplanten Betrag überschritten hat.
Tipp: Bewege die Maus über die Balken, um die absoluten Werte je Kostenart zu sehen.
Beispiel: Sind bereits 5.113 € von 6.865 € angefallen, entspricht das 74 Prozent der Plan-Kosten. Der Rest von 1.752 € ist dein aktueller Überschuss, vorausgesetzt, es fallen keine weiteren Ist-Kosten mehr an.
Plan-Kosten festlegen
Die Plan-Kosten legst du über das ausgewählte Dokument oben rechts fest.
Die Daten stammen aus der Vorkalkulation des ausgewählten Dokuments.
Das können zum Beispiel Angebote, Angebotsbestätigungen oder Rechnungen sein.
Du kannst mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen.
Möchtest du den Plan-Kosten-Fortschritt innerhalb einer Abschlagserie betrachten, hängt die richtige Auswahl vom Typ der Serie ab:
Bei einer kumulativen Abschlagsserie wählst du nur die zuletzt erstellte Abschlagsrechnung aus.
Bei einer pauschalen Abschlagsserie wählst du alle bisherigen Abschlagsrechnungen gemeinsam aus.
Die Ist-Kosten erfasst du über den Button rechts neben der Dokumentenauswahl.
Ist-Kosten erfassen
Die Ist-Kosten erfasst du über den Button rechts neben der Dokumentenauswahl. Im Erfassungsfenster gibt es drei Reiter.
Erfasste Zeiten
Dieser Reiter zeigt die gebuchten Arbeitsstunden pro Mitarbeitende an.
Hinweis: plancraft berechnet die Lohnkosten automatisch anhand der zugewiesenen Lohngruppe. Fehlt die Zuordnung, erscheint eine Warnung.
Eingangsrechnungen
Über „Rechnung hinzufügen“ fügst du projektbezogene Rechnungen hinzu, zum Beispiel von Lieferanten.
Tipp: Wenn eine Rechnung mehrere Projekte betrifft, trage nur den Nettobetrag für das aktuelle Projekt ein.
Verbräuche
Über „Verbräuche hinzufügen“ erfasst du Mengen, zum Beispiel Material. Das funktioniert ähnlich wie in der Preiskalkulation.
Meistens handelt es sich dabei um vorhandene Produkte, zum Beispiel aus dem Lager.
Warum bleibt auch bei planmäßigem Verlauf eine Differenz zwischen Plan- und Ist-Kosten?
Die Plan-Kosten enthalten den Zuschlag, den du in der Kalkulation auf deine Selbstkosten aufgeschlagen hast. Die Ist-Kosten bilden dagegen ausschließlich das ab, was tatsächlich an Selbstkosten angefallen ist — also ohne Zuschlag.
Das hat eine wichtige Folge: Selbst wenn ein Projekt exakt so verläuft wie geplant, bleibt zwischen Plan-Kosten und Ist-Kosten immer eine Differenz bestehen. Diese Differenz entspricht der Höhe des Zuschlags der jeweiligen Kostenart — und damit deinem Gewinn aus dem Projekt.
Beispiel: Kalkulierst du ein Projekt mit 1000 € Selbstkosten und einem Zuschlag von 30 %, ergeben sich 1300 € Plan-Kosten. Fallen genau 1000 € Ist-Kosten an, zeigt die Nachkalkulation trotzdem eine Differenz von 300 €. Diese 300 € sind der Gewinn.
Wie berechnet plancraft die Lohnkosten?
Die durchschnittlichen Lohnkosten pro Dokument berechnet plancraft aus dem Lohn-Selbstkostenanteil und den einkalkulierten Arbeitsstunden.
Die Formel lautet: 320,00 € geteilt durch 8:00 Stunden ergibt 40,00 € pro Stunde.
In diesem Fall kostet dich jede auf das Projekt gebuchte Stunde 40,00 €.
Ab wann ist die Nachkalkulation verfügbar?
Die Nachkalkulation ist ab dem Pro Paket verfügbar.
