Nachkalkulation: Geplante und tatsächliche Projektkosten vergleichen
Mit der Nachkalkulation vergleichst du deine geplanten Projektkosten mit den tatsächlichen Kosten. So siehst du, ob dein Projekt im Plan liegt oder ob Kosten abweichen.
In diesem Artikel erfährst du, wie die Nachkalkulation funktioniert, wie du Plan-Kosten und Ist-Kosten erfasst und wie plancraft die Lohnkosten berechnet.
Was zeigt dir die Nachkalkulation?
Die Nachkalkulation zeigt dir die tatsächlichen Projektkosten, auch Ist-Kosten genannt, im Vergleich zu den geplanten Projektkosten, also den Plan-Kosten.
Als Plan-Kosten pro Dokument gelten die kalkulierten Positionen inklusive vorhandener Zuschläge.
Das Diagramm nutzt ein Farbsystem für die Auswertung.
Grün bedeutet, dass deine Ist-Kosten im Rahmen der Plan-Kosten liegen.
Rot bedeutet, dass deine Ist-Kosten die Plan-Kosten übersteigen.
Daneben zeigt das Balkendiagramm die Kosten nach Kostenart auf.
Lohn
Material
Geräte
Fremdleistungen
Sonstiges
Ein grüner Balken bedeutet, dass die jeweilige Kostenart im Plan liegt. Ein roter Balken zeigt an, dass die Kostenart den geplanten Betrag überschritten hat.
Tipp: Bewege die Maus über die Balken, um die absoluten Werte je Kostenart zu sehen.
Die Abbildung zeigt das Diagramm der Nachkalkulation mit den Kostenarten und der farblichen Bewertung.
Beispiel: Sind bereits 5.113 € von 6.865 € angefallen, entspricht das 74 Prozent der Plan-Kosten. Der Rest von 1.752 € ist dein aktueller Überschuss, vorausgesetzt, es fallen keine weiteren Ist-Kosten mehr an.
Plan-Kosten festlegen
Die Plan-Kosten legst du über das ausgewählte Dokument oben rechts fest.
Die Daten stammen aus der Vorkalkulation des ausgewählten Dokuments.
Das können zum Beispiel Angebote, Angebotsbestätigungen oder Rechnungen sein.
Du kannst mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen.
Die Ist-Kosten erfasst du über den Button rechts neben der Dokumentenauswahl.
Die Abbildung zeigt die Dokumentenauswahl oben rechts und den Button zum Erfassen der Ist-Kosten.
Ist-Kosten erfassen
Die Ist-Kosten erfasst du über den Button rechts neben der Dokumentenauswahl. Im Erfassungsfenster gibt es drei Reiter.
Erfasste Zeiten
Dieser Reiter zeigt die gebuchten Arbeitsstunden pro Mitarbeitende an.
Hinweis: plancraft berechnet die Lohnkosten automatisch anhand der zugewiesenen Lohngruppe. Fehlt die Zuordnung, erscheint eine Warnung.
Die Abbildung zeigt die erfassten Zeiten und die Warnung bei fehlender Lohngruppe.
Eingangsrechnungen
Über „Rechnung hinzufügen“ fügst du projektbezogene Rechnungen hinzu, zum Beispiel von Lieferanten.
Tipp: Wenn eine Rechnung mehrere Projekte betrifft, trage nur den Nettobetrag für das aktuelle Projekt ein.
Die Abbildung zeigt den Bereich für Eingangsrechnungen und das Hinzufügen einer Rechnung.
Verbräuche
Über „Verbräuche hinzufügen“ erfasst du Mengen, zum Beispiel Material. Das funktioniert ähnlich wie in der Preiskalkulation.
Meistens handelt es sich dabei um vorhandene Produkte, zum Beispiel aus dem Lager.
Die Abbildung zeigt den Bereich für Verbräuche und das Erfassen von Materialmengen.
Wie berechnet plancraft die Lohnkosten?
Die durchschnittlichen Lohnkosten pro Dokument berechnet plancraft aus dem Lohn-Selbstkostenanteil und den einkalkulierten Arbeitsstunden.
Die Formel lautet: 320,00 € geteilt durch 8:00 Stunden ergibt 40,00 € pro Stunde.
In diesem Fall kostet dich jede auf das Projekt gebuchte Stunde 40,00 €.
Die Abbildung zeigt die Berechnung der Lohnkosten mit Selbstkostenanteil, Arbeitsstunden und Stundenpreis.
Ab wann ist die Nachkalkulation verfügbar?
Die Nachkalkulation ist ab dem Pro Paket verfügbar.
Die Abbildung zeigt die Verfügbarkeit der Nachkalkulation im Pro Paket.