Mit der Plantafel planst du Projekte, Einsätze und Abwesenheiten übersichtlich an einem Ort. So behältst du den Überblick über die Projektplanung und die Verfügbarkeit deiner Mitarbeitenden.
Die Plantafel
Mit der Plantafel strukturierst und optimierst du die Projektplanung deines Teams. Du ziehst Projekte per Drag & Drop in die Plantafel und siehst damit Projekte, Einsätze und Abwesenheiten auf einen Blick.
Außerdem planst du Ressourcen effizienter, weil du die Verfügbarkeit deiner Mitarbeitenden direkt mit einbeziehst.
Aufbau der Plantafel
Die Plantafel besteht aus zwei Teilen:
Projektplanung: Übersicht über alle aktuellen und anstehenden Projekte.
Einsatzplanung: Planung der Einsätze deiner Mitarbeitenden.
Projektplanung
Die Projektplanung gibt dir einen Gesamtüberblick über alle aktuellen und bevorstehenden Projekte im Zeitverlauf. Projekte planst du oft mit etwas Vorlauf, zum Beispiel für die nächsten Monate oder für das ganze Jahr.
Projekte hinzufügen
Du kannst Projekte auf zwei Wegen zur Plantafel hinzufügen.
Öffne die Plantafel.
Klicke in der Zeile „Projekte“ auf das „+“.
Wähle im Reiter „Bestehendes“ im Feld „Projektname“ ein Projekt aus der Liste. Für ein neues Projekt wechselst du in den Reiter „Neues“.
Lege unter „Start / Ende“ das Start- und Enddatum fest.
Wähle bei Bedarf einen „Status“ und eine „Farbe“.
Klicke auf „Speichern“.
Das Projekt erscheint danach als eigene Zeile in der Plantafel.
Du kannst Projekte auch über den Menüpunkt „Projekte“ hinzufügen.
Öffne den Menüpunkt „Projekte“.
Erstelle ein Projekt mit Start- und Enddatum.
Das Projekt wird dann automatisch in der Plantafel angezeigt.
Projekte in der Plantafel sortieren sich automatisch nach dem Erstellungsdatum. Ältere Projekte erscheinen oben, neue unten.
Einsatzplanung
Mit der Einsatzplanung weist du Projekte deinen Mitarbeitenden zu. So siehst du immer, wer auf welcher Baustelle eingeplant ist.
Einsätze planst du in der Regel kurzfristiger, zum Beispiel ein bis zwei Wochen im Voraus. Deine Mitarbeitenden sehen ihre geplanten Einsätze in der mobilen App und kennen damit jederzeit ihren aktuellen Einsatzplan.
Einsätze hinzufügen mit Drag & Drop
Suche in der ersten Spalte der Plantafel das Projekt, das du einplanen möchtest.
Ziehe das Projekt mit gedrückter linker Maustaste auf den Tag in der Zeile eines Mitarbeitenden.
plancraft legt den Einsatz sofort für diesen Tag an, ohne dass sich ein Fenster öffnet. Klicke auf den Einsatz, um Details wie Einsatzname, Einsatzadresse oder Einsatzbeschreibung zu bearbeiten.
Einsätze und Abwesenheiten per Mausklick erstellen
Klicke in der Zeile eines Mitarbeitenden auf einen Tag oder klicke und ziehe über mehrere Tage. Das Fenster „Neuer Einsatz“ öffnet sich mit dem gewählten Zeitraum.
Wähle im Feld „Projekt“ das Projekt. Ergänze bei Bedarf „Einsatzname“, „Einsatzadresse“ und „Einsatzbeschreibung“. Diese Informationen werden auf den Smartphones deiner Mitarbeitenden angezeigt.
Klicke auf „Speichern“.
Der Einsatz erscheint danach in der Plantafel.
Mehrere Einsätze an einem Tag
Klicke auf die leere Fläche unterhalb des bereits eingetragenen Einsatzes. Es öffnet sich ein neues Fenster „Neuer Einsatz“ für denselben Tag.
Wähle im Feld „Projekt“ das Projekt.
Deaktiviere den Schalter „Ganztägig“. Unter dem Schalter erscheint die Zeile „Uhrzeit“.
Klicke auf „Speichern“.
Beide Einsätze stehen danach untereinander in der Zeile des Mitarbeitenden.
Abwesenheit erstellen
Klicke in der Plantafel in der Zeile des Mitarbeitenden auf einen Tag. Das Fenster „Neuer Einsatz“ öffnet sich.
Wechsle in den Reiter „Abwesenheit“. Das Fenster heißt dann „Neuer Eintrag“.
Wähle unter „Art“ zum Beispiel „Urlaub“ und lege „Start“, „Ende“ und „Dauer“ fest. Unter den Feldern zeigt plancraft die „Anfragedauer“ und den „Resturlaub“ an.
Klicke auf „Speichern“.
Abwesenheiten eintragen über „Zeiten“
Trägt ein Teammitglied eine Abwesenheit wie Krankheit, Bildung oder Urlaub über die Zeiterfassung in der mobilen App oder in der Desktop-Version unter „Zeiten“ ein, wird sie automatisch in der Plantafel angezeigt.
So behältst du den Überblick, wann deine Mitarbeitenden verfügbar sind und ob es Konflikte in der Projekt-, Einsatz- oder Urlaubsplanung gibt.
Einsätze verschieben und kopieren
Einsatz verschieben
Klicke in der Plantafel auf den Einsatz und halte die linke Maustaste gedrückt.
Ziehe den Einsatz in die Zeile eines anderen Mitarbeitenden.
Der Einsatz steht danach in der neuen Zeile und nicht mehr in der alten.
Einsatz kopieren
Halte die Alt-Taste gedrückt (am Mac die Taste Option).
Ziehe den Einsatz bei gedrückter Taste in die Zeile eines anderen Mitarbeitenden.
Der Einsatz bleibt in der alten Zeile und erscheint zusätzlich in der neuen.
Teams erstellen, bearbeiten und löschen
Erstelle Teams, um deine Einsätze besser zu planen und deine Mitarbeitenden übersichtlich darzustellen.
Klicke in der Plantafel auf das „+“ neben „Teams“.
Gib im Fenster „Neues Team“ unter „Name“ einen Namen ein und wähle unter „Mitarbeiter“ die Teammitglieder.
Klicke auf „Speichern“.
Das Team erscheint danach als eigene Gruppe in der Plantafel.
Screenshot: Im Fenster „Neues Team“ legst du „Name“ und „Mitarbeiter“ fest (roter Rahmen).
Eine Person kann nur einem Team zugeordnet werden. Du kannst Einsätze aber teamübergreifend planen. So bildest du kurzfristige Planänderungen ab, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter an einem Tag in einem anderen Team aushelfen soll.
Die Teamzugehörigkeit wird deinen Mitarbeitenden in der mobilen App im jeweiligen Einsatz angezeigt.
Hier findest du Beispiele, nach welcher Logik du Teams erstellen kannst:
Zuteilung nach Fahrzeugen oder Autos
Zuteilung nach Kolonnen
Zuteilung nach Gewerk
Zuteilung nach Büro, Azubis oder Facharbeiter
Team bearbeiten
Klicke in der Plantafel auf den Stift neben dem Team. Das Fenster „Team bearbeiten“ öffnet sich mit dem Namen und den Mitarbeitern des Teams.
Ändere den Namen oder die Mitarbeiter.
Klicke auf „Speichern“.
Das Fenster schließt sich, und die Plantafel zeigt den neuen Namen.
Team löschen
Hinweis: Wenn du ein Team löschst, verschiebt plancraft die Teammitglieder in den Bereich „Mitarbeiter“. Ihre Einsätze bleiben erhalten.
Klicke in der Plantafel auf den Stift neben dem Team.
Klicke im Fenster „Team bearbeiten“ auf „Team löschen“.
Bestätige mit „Löschen“.
Das Team ist danach aus der Plantafel entfernt.
Nach Projekten und Status filtern
Nutze Filter nach Projekten und Status, um gezielt nur die gewünschten Projekte anzuzeigen und den Überblick zu behalten.
Ansicht der Plantafel ändern
Du wechselst zwischen der Wochen-, Monats- oder Jahresansicht, um deine Projekte und Einsätze passend zu planen. Klicke dafür oben rechts auf „Woche“, „Monat“ oder „Jahr“.
Wir empfehlen die Wochen- oder Monatsansicht für die Planung von Projekten und Einsätzen. Die Jahresansicht eignet sich für die langfristige Übersicht deiner Projekte.
Ansicht in der mobilen App
Deine Mitarbeitenden auf der Baustelle erhalten alle wichtigen Informationen direkt auf ihr Smartphone.
Unten in der Navigationsleiste gibt es für Plantafel-Nutzer den Bereich „Einsätze“. Dort sehen deine Mitarbeitenden alle für sie geplanten Einsätze, sowohl zukünftige als auch vergangene.
Deine Mitarbeitenden sehen jederzeit, auf welche Projekte sie eingeplant sind und mit wem sie im Einsatzteam sind.
Hinweis: Deine Mitarbeitenden müssen bei einem Einsatz des gleichen Projekts am selben Tag und mit demselben Einsatztitel eingeplant sein.
Tippe auf einen Einsatz, um eine dieser Aktionen auszuführen:
Öffne den Projektordner.
Starte die Navigation zur Einsatzadresse.
Buche direkt eine Zeit auf das Projekt.
Erstelle einen Bericht für das Projekt.