Zeiterfassung im Büro
In diesem Artikel erfährst du, wie du Arbeitszeiten und Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden in der Büroanwendung erfasst und verwaltest.
Mitarbeitende zum Team einladen
Damit deine Mitarbeitenden vor Ort Zeiten erfassen können, benötigen sie Zugang zur mobilen App. Gehe in der Desktop-Anwendung wie folgt vor:
Öffne "Einstellungen".
Klicke auf "Neuen Nutzer einladen".
Gib die Mobilfunknummer des Mitarbeiters ein.
Wähle die Rolle "Mobiler Nutzer".
Klicke auf "Einladen".
Hinweis: Weitere Details findest du in unserem Artikel zu Grundeinstellung 1 – Dein Unternehmen.
Arbeitszeiten erfassen
So legst du einen neuen Zeiteintrag an:
Wechsle zum Menüpunkt "Zeiten".
Klicke oben rechts auf "Neue Zeit".
Fülle diese Felder aus:
Datum: standardmäßig heuteStart- und Endzeit
Pausenzeit
Projekt: wähle ein Projekt oder "Kein Projekt"
Beschreibe kurz, was gemacht wurde. Kläre im Büro, welche Details für die Auswertung wichtig sind.
Warnung: Jeder Eintrag vom Typ "Arbeitszeit" oder "Fahrtzeit" benötigt eine Projektzuordnung. Ohne Projekt lassen sich Buchungen nicht korrekt für Rechnungen oder Nachkalkulation verwenden.
Hinweis: Verwende "Kein Projekt" für Arbeiten, die nicht direkt zu einem Kundenauftrag gehören (zum Beispiel Werkstatt-, Lager- oder Büroarbeiten). Diese Zeiten erscheinen nicht in der Rechnungserstellung, sind aber in der Zeitenliste und im Export sichtbar.
Abwesenheiten erfassen
Du kannst folgende Abwesenheiten eintragen:
Krank
Urlaub
unbezahlter Urlaub
Schlechtwetter
Bildung
Kurzarbeit
Feiertag
Sonstiges
Für Urlaub, unbezahlten Urlaub, Krank und Feiertage wähle, ob du einen ganzen Tag oder einen halben Tag einträgst. Das System berechnet automatisch die Stunden gemäß Arbeitszeitmodell.
Für Schlechtwetter, Bildung, Kurzarbeit und Sonstiges hast du zwei Optionen:
Ganztägig: Das System nutzt die Stunden aus dem Arbeitszeitmodell. An freien Tagen werden keine Stunden ausgewiesen.
Stundenweise: Deaktiviere die Ganztags-Option und gib Start- und Endzeit selbst ein – auch an Tagen ohne normale Arbeitszeit.
Hinweis: Diese Regelungen orientieren sich am Bundesurlaubsgesetz, der SOKA-Bau und am Gesetz für Feiertags- und Krankengeld. Mehr Informationen zum Arbeitszeitmodell findest du in unserem Artikel Arbeitszeitmodell.
Urlaub beantragen, freigeben und ablehnen
Mitarbeiter mit der Rolle “Büro” oder “Mobil” müssen Urlaub und unbezahlten Urlaub beantragen, der von Admins genehmigt werden muss. Admins können Urlaub und unbezahlten Urlaub direkt als Zeiteintrag eintragen und müssen ihn selbst nicht freigeben (lassen).
Urlaub beantragen mit der Rolle “Office”
Öffne die Browser-Version von plancraft.
Wähle in der linken Leiste die Seite “Zeiten”
Tippe auf „neue Zeit“.
Wähle “Urlaub” oder “unbezahlten Urlaub” aus.
Trage Zeitraum und optional eine Begründung im Beschreibungsfeld ein.
Speichere den Antrag.
Nach dem Speichern findest du deinen Antrag im Reiter “Offene Urlaubsanträge". Du kannst ihn dort jederzeit bearbeiten, indem du auf den Antrag klickst, die Änderung vornimmst und wieder auf “Speichern” klickst.
Urlaubsanträge freigeben oder ablehnen mit der Rolle “Admin”
Offene Urlaubsanträge siehst du direkt in der Übersicht. Klicke auf “Urlaubsanträge anzeigen”, um direkt zu den Anträgen zu gelangen.
Alternativ: Öffne in der Browser-Anwendung den Bereich Zeiten und wechsle zum Reiter “Offene Urlaubsanträge”.
Du findest alle Anträge in der Liste.
Wähle eine Aktion:
Tippe auf den “Haken” (= Freigeben).
Tippe auf das “X” (= Ablehnen).
Optional: Bearbeite den Antrag vor Freigabe, indem du auf den Antrag klickst, die Änderung vornimmst und den Antrag dann freigibst.
Tipp: Für eine besser Nachvollziehbarkeit der Änderung, schreibe in das Feld “Beschreibung” was du bearbeitet hast und warum.
Was im Anschluss passiert:
Wird der Antrag freigegeben, wandelt plancraft ihn automatisch in einen Eintrag um. Er erscheint im Reiter “Alle Zeiten”.
Wird der Antrag abgelehnt, löscht plancraft ihn endgültig.
Deine Mitarbeiter erhalten auf der mobilen App eine Benachrichtigung, sobald du den Antrag freigegeben oder abgelehnt hast. Voraussetzung: Sie müssen ihre Benachrichtigung in der mobilen App für Urlaubsanträge eingeschaltet haben.
Wie die Beantragung von Urlaub über die mobile App funktioniert, erfährst du im Artikel “Urlaub und unbezahlten Urlaub beantragen”.
Krankheit während Urlaub oder Bildung
Du kannst Krankheitstage während Urlaubs- oder Bildungs-Einträgen einfügen. Der ursprüngliche Eintrag wird automatisch überschrieben und gelöscht. Das erleichtert dir die Arbeit, wenn deine Mitarbeitenden sich im Urlaub oder während der Bildungszeit krank melden.
Anzeige von Feiertagen
Feiertage werden mit der im Arbeitszeitmodell definierten Stundenzahl angezeigt. So ist der Antrag auf Saison-Kurzarbeitergeld bei der Bundesagentur für Arbeit korrekt. Dies ermöglicht einen korrekten Antrag auf Saison-Kurzarbeitergeld bei der Bundesagentur für Arbeit.
Zeiteinträge individualisieren
Über das Beschreibungsfeld kannst du zusätzliche Angaben machen, zum Beispiel:
Entfernung zur Baustelle
Spesen
Kindkrank
Arztbesuch
Sprecht euch am besten im Unternehmen ab, welche Kürzel oder Hinweise ihr verwenden möchtet.
Hinweis: Nutze die Zeitart "Sonstiges" für individuelle Abwesenheiten wie Sonderurlaub, Arztbesuch oder Überstundenausgleich.
Zeiten bearbeiten
Du kannst bei Bedarf Zeiteinträge aller Mitarbeitenden bearbeiten. Nach einer Bearbeitung kannst du diesen Eintrag in der mobilen App nicht mehr ändern. Mitarbeitende dürfen in der mobilen App nur Zeiteinträge ändern, die höchstens vier Wochen alt sind.
Zeiten exportieren
So exportierst du Zeiteinträge:
Wechsle in die "Zeitenübersicht".
Stelle über Filter ein, welche Einträge angezeigt werden (zum Beispiel Mitarbeiter und Monat).
Klicke oben rechts auf "Zeiten exportieren".
Wähle "Excel" oder "CSV".
Warnung: Es werden nur die aktuell gefilterten Einträge exportiert.
2. CSV nachträglich in Excel importieren
In diesem Abschnitt erfährst du, wie du eine exportierte CSV-Datei in Excel importierst, um Zeiten nachzubearbeiten.
Öffne in Excel eine neue, leere Arbeitsmappe.
Gehe zu Daten und klicke auf den Pfeil neben Daten abrufen.
Wähle Aus Text/CSV.
Suche deine exportierte CSV-Datei und wähle sie aus.
Im Import-Dialog:
- Als Dateiursprung wähle Unicode (UTF-8).
- Setze das Trennzeichen auf Semikolon.
Klicke auf Fertig stellen, um die Daten in die Arbeitsmappe zu übernehmen.
Hinweis: Überprüfe nach dem Import, ob alle Spalten korrekt getrennt sind, bevor du Daten bearbeitest.
Zeiterfassung auf der Baustelle
In diesem Artikel erfährst du, wie du in der mobilen App Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfasst und übersiehst.
Arbeitszeiten erfassen
So legst du einen neuen Zeiteintrag an:
Tippe unten in der Navigationsleiste auf "Zeiten".
Tippe oben rechts auf "Neue Zeit".
Fülle folgende Felder aus:
Datum: standardmäßig heute
Start- und Endzeit
Pausenzeit
Projekt: wähle ein Projekt oder "Kein Projekt"
Gib eine Beschreibung ein, z. B. kurz, was du gemacht hast. Kläre im Büro, welche Details für die Auswertung wichtig sind.
Warnung: Jeder Eintrag vom Typ "Arbeitszeit" oder "Fahrtzeit" braucht ein Projekt. Ohne Projekt können deine Kollegen später nicht korrekt für Rechnungen oder Nachkalkulation rechnen.
Hinweis: Wenn ihr die Plantafel nutzt, kannst du in der Einsatz-Ansicht direkt deine Zeit erfassen. Dann ist das richtige Projekt schon direkt ausgewählt.
Abwesenheiten erfassen
Neben der regulären Arbeitszeit kannst du folgende Abwesenheiten direkt erfassen:
Krank
Schlechtwetter
Bildung
Kurzarbeit
Feiertag
Sonstiges
Für die Abwesenheiten Krank und Feiertage kannst du auswählen, ob du einen ganzen Tag oder einen halben Tag einträgst. Das System berechnet automatisch die Stunden, die laut deinem Arbeitszeitmodell an diesem Tag vorgesehen waren.
Für Schlechtwetter, Bildung, Kurzarbeit und Sonstiges hast du zwei Optionen:
Ganztägig: Das System nutzt die Stundenzahl aus deinem Arbeitszeitmodell. An Tagen, an denen du laut Modell frei hast, werden keine Stunden ausgewiesen.
Stundenweise: Schalte die Ganztags-Option aus und gib Start- und Endzeit selbst ein – das geht auch an Tagen, an denen du normalerweise nicht arbeitest.
Hinweis: Bei Fragen zu deinem Arbeitszeitmodell wende dich bitte direkt an deinen Admin oder dein Büro.
Urlaub und unbezahlten Urlaub beantragen. So beantragst du in plancraft deinen Urlaub oder unbezahlte Abwesenheiten
So beantragst du in plancraft deinen Urlaub oder unbezahlten Urlaub
Tippe unten in der Navigationsleiste auf „Zeiten“.
Wähle oben im Bildschirm „Zeiten“ oder „Urlaubsanträge“.
Tippe oben rechts auf das „+“-Symbol.
Wähle Urlaub oder unbezahlten Urlaub aus.
Trage Startdatum und Enddatum ein.
Für eintägige Anträge wähle die Dauer „ganzer Tag“, „erste Tageshälfte“ oder „zweite Tageshälfte“.
(Optional) Gib im Feld „Beschreibung“ eine Begründung ein.
Speichere den Antrag.
Nach dem Speichern findest du deinen Antrag im Tab „Urlaubsanträge“. Dort kannst du ihn bei Bedarf bearbeiten oder löschen.
Dein Admin muss den Antrag freigeben.
Nach der Freigabe wird der Antrag automatisch zu einem Eintrag und erscheint im Tab „Zeiten“.
Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald dein Urlaub freigegeben, bearbeitet oder abgelehnt wurde.
Hinweis:Du erhältst nur eine Benachrichtigung, wenn du in den Einstellungen Benachrichtigungen für Urlaubsanträge aktiviert hast. Wie du sie einstellt, findest du im Hilfe-Artikel Abschnitt “Benachrichtigungen einstellen”.
Zeitenübersicht
Tippe unten auf "Zeiten", um alle Einträge zu sehen.
Wähle aus:
Aktuelle Woche: Alle Einträge dieser Woche
Ab morgen: Bereits geplante Einträge ab dem nächsten Tag
Bis heute: Alle Einträge aus der Vergangenheit
So behältst du jederzeit den Überblick über deine Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Benachrichtigungen einstellen
Klicke hierfür auf das “Rädchen” oben links
Gehe auf “Benachrichtigungen”
Schalte Benachrichtigungen ein oder aus