Der KI-Assistent unterstützt dich direkt im Editor beim Bearbeiten von Dokumenten mit Positionen. Du kannst Fragen zum gespeicherten Dokument stellen, Dateien und bestehende Dokumente als Kontext mitgeben und Positionen anlegen, ändern oder löschen lassen.
Was der KI-Assistent macht
Der KI-Assistent kann dir im Editor bei vielen Änderungen an Positionen helfen.
Fragen zum gespeicherten Dokument beantworten
Bestehende Positionen ändern
Neue Positionen an der Stelle anlegen, an der du sie brauchst
Positionen löschen
Eine Titel-Gruppe mit allen enthaltenen Positionen löschen
Den Namen einer Titel-Gruppe ändern
Menge, Einheit, Kurztext und Langtext anpassen
Einzelpreis oder Gesamtpreis einer Position setzen
Die Preiskalkulation einer Position ein- oder ausschalten
Zuschläge anpassen, insgesamt oder je Kostenart: Lohn, Material, Geräte, Fremdleistungen und Sonstiges
Einen Rabatt auf eine Position setzen, ändern oder entfernen
Inhalte aus einem anderen Dokument übernehmen, das du als Vorlage mitgibst
Bilder, PDFs, Text-, XML- und GAEB-Dateien berücksichtigen
Nachrichten per Spracheingabe erfassen
Hinweis: Prüfe die Antworten und Änderungen immer selbst, da der Assistent mit KI arbeitet und Fehler machen kann.
Was der KI-Assistent nicht ändern kann
Diese Dinge musst du weiterhin selbst im Editor erledigen.
Die Kopfzeile des Dokuments bearbeiten, zum Beispiel Empfänger, Ansprechperson, Datum, Betreff und Leistungsort
Einstellungen auf Dokumentenebene bearbeiten, zum Beispiel Bezahlcode anzeigen, Rabatt, Sicherheitseinbehalt / Bauumlage, Umsatzsteuer, Lohnkostenanteil ausweisen, Zahlungsziel und Skonto
Anfangs- und Schlusstexte bearbeiten
Neue Titel-Gruppen erstellen
Den Steuersatz einer Position bearbeiten, wenn das Dokument ES, IT oder NL betrifft
Die Markierung als Alternativ- oder Eventualposition ändern
Hinweis: Fragst du danach, sagt dir der Assistent, dass er das nicht kann – und beschreibt dir, wo du es selbst änderst.
In welchen Dokumenten du den KI-Assistenten nutzen kannst
Der Assistent ist im Editor verfügbar, sobald ein Dokument Positionen hat. Dazu gehören diese Dokumenttypen.
Angebot
Kostenvoranschlag
Auftragsbestätigung
Rechnung
Abschlagsrechnung
Schlussrechnung
Proforma-Rechnung (ES only!)
Stornorechnung
Aufhebungsdokument
Gutschrift
Lieferschein
Hinweis: Bei Briefen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen steht der Assistent nicht zur Verfügung. In der Vorschau wird er nicht angezeigt.
So nutzt du den KI-Assistenten
Öffne das Dokument im Editor und speichere deine bisherigen Änderungen.
Klicke oben in der Werkzeugleiste auf „KI-Assistent“. Bei kleineren Bildschirmen findest du ihn unter „Weitere Optionen“.
Stelle eine Frage oder beschreibe, was geändert werden soll.
Klicke auf „Datei hinzufügen“, um zusätzlichen Kontext mitzugeben. Wähle „Datei hochladen“ für Dateien von deinem Gerät oder „Dokument auswählen“ für ein bestehendes Dokument aus plancraft als Vorlage.
Schicke die Nachricht mit dem Pfeil-Button oder mit der Enter-Taste ab.
Prüfe die Antwort und alle Änderungen im Dokument.
Tipp: Du kannst bis zu zehn Dateien mit je höchstens 10 MB anhängen (Bilder, PDF, CSV, Text, XML, GAEB). Zusätzlich lassen sich bis zu drei bestehende Dokumente als Vorlage auswählen.
Hinweis: Angehängte Dateien werden nicht dauerhaft gespeichert. Ist eine Datei aus einem älteren Gespräch nicht mehr verfügbar, hängst du sie einfach erneut an.
Beispiele für Anfragen
Diese Formulierungen kannst du dem KI-Assistenten zum Beispiel schicken.
„Erhöhe die Menge von Position 2 auf 15 Stück.“
„Ändere den Preis von Position 3 auf 49 Euro.“
„Setze den Materialzuschlag von Position 1 auf 20 %.“
„Füge nach Position 3 eine Position für die Baustelleneinrichtung ein.“
„Lösche Position 5.“
„Lösche den Titel „Sanitär“ mit allen enthaltenen Positionen.“
„Benenne den Titel „Baustelleneinrichtung“ in „Vorarbeiten“ um.“
„Übernimm Position 2 aus dem angehängten Angebot.“
„Welche Positionen enthalten Materialkosten?“
Tipp: Der Chatverlauf bleibt erhalten. Öffnest du das Dokument später erneut, siehst du das bisherige Gespräch und kannst über „Ältere Nachrichten laden“ weiter zurückblättern.
Hinweis: Änderst du die Menge einer Position, wird ein vorhandenes Aufmaß dieser Position ersetzt.
Änderungen prüfen und rückgängig machen
Änderungen werden sofort ins Dokument übernommen. Du musst sie nicht extra bestätigen. Damit du siehst, was der Assistent geändert hat, hebt das Dokument die bearbeiteten Felder hervor. Zusätzlich zeigt dir der Assistent im Chat zu jeder Änderung eine Karte mit einer kurzen Zusammenfassung und der Anzahl der bearbeiteten Positionen. Über „Änderungen ausblenden“ und „Änderungen anzeigen“ schaltest du die Hervorhebung im Dokument um.
Alle Änderungen einer Anfrage werden gemeinsam übernommen. Klappt eine davon nicht, wird keine übernommen. So entsteht kein halb geändertes Dokument.
Wenn dir eine Änderung nicht gefällt, kannst du sie direkt im Chat zurücknehmen. Klicke auf der Karte auf den Rückgängig-Button. Danach stehen die Positionen wieder so im Dokument, wie sie vor der Änderung waren. Das gilt auch, wenn der Assistent eine Titel-Gruppe gelöscht hat.
Wichtig: Rückgängig machen funktioniert nur für die jeweils neuste Änderung. Sobald der Assistent eine weitere Änderung vorgenommen hat, lassen sich die vorherigen nicht mehr zurücknehmen. Prüfe Änderungen an Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften besonders sorgfältig, da es sich um verbindliche Belege handelt – vor allem bei gelöschten Positionen und gelöschten Titel-Gruppen.
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