Der KI-Assistent unterstützt dich direkt im Editor beim Bearbeiten von Dokumenten mit Positionen. Du kannst Fragen zum gespeicherten Dokument stellen, Dateien, bestehende Dokumente und veröffentlichte Berichte als Kontext mitgeben und Positionen, Titelgruppen, Texte und unterstützte Dokumentangaben bearbeiten. Wenn die Stammdatenfunktionen für deinen Arbeitsbereich freigeschaltet sind, kannst du außerdem Materialien und Leistungen suchen, übernehmen und verwalten.
Was der KI-Assistent macht
Beschreibe im Chat, was du ändern möchtest. Du kannst auch mehrere Änderungen in einer Anfrage zusammenfassen.
Positionen und Titelgruppen bearbeiten: anlegen, umbenennen, löschen, verschieben und innerhalb desselben Dokuments duplizieren. Du kannst neue Titelgruppen direkt mit Positionen erstellen. Beim Entfernen einer Titelgruppe können die enthaltenen Positionen erhalten bleiben oder mitgelöscht werden.
Positionstexte und Mengen ändern: Kurztext, Langtext, Menge und Einheit anpassen. Positionstexte lassen sich auch fett, kursiv oder unterstrichen formatieren und als Absätze oder Listen gestalten.
Preise und Rabatte setzen: Einzelpreis oder Gesamtpreis einer Position ändern sowie Positionsrabatte hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.
Kalkulationen bearbeiten: die Preiskalkulation ein- oder ausschalten, zwischen Einzelpreis- und Gesamtpreiskalkulation wechseln, Kostenzeilen hinzufügen oder entfernen und deren Menge, Einheit, Beschreibung, Kostenart oder „EK“ ändern. Ein Wechsel der Kalkulationsart schaltet die Preiskalkulation nicht automatisch ein.
Zuschläge anpassen: insgesamt oder nach Kostenart – Lohn, Material, Geräte, Fremdleistungen und Sonstiges. Du kannst mehrere Zuschläge gleichzeitig für die passenden Positionen im Dokument setzen.
Dokumentrabatt ändern: einen Rabatt auf das gesamte Dokument als Prozentsatz oder festen Betrag mit einer Bezeichnung setzen, bearbeiten oder entfernen. Rabatte auf einzelne Positionen bleiben davon unabhängig.
Dokumenttexte überarbeiten: Betreff und Anrede ändern sowie Anfangs-, Schluss- und weitere Freitexte bearbeiten. Freitextblöcke lassen sich hinzufügen, entfernen, verschieben und kopieren. Anfangs-, Schluss- und Freitexte unterstützen auch Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichungen, Absätze und Listen.
Fragen beantworten und Vorlagen nutzen: Fragen zum gespeicherten Dokument stellen und Inhalte aus hochgeladenen Dateien, ausgewählten plancraft-Dokumenten oder veröffentlichten Berichten übernehmen.
Aufmaß bearbeiten: Formeln und Bezeichnungen bestehender Aufmaßzeilen ändern, Zeilen hinzufügen, entfernen oder umsortieren und das Aufmaß ein- oder ausschalten.
Positionen markieren: Alternativ- und Eventualmarkierungen setzen, ändern oder entfernen – auch für Titelgruppen. Du kannst Eventualpositionen mit oder ohne Einkalkulierung wählen. Für GAEB-Dokumente gelten die Einschränkungen des Editors.
Dokumentangaben ändern: einen bestehenden Empfänger mit der passenden Adresse sowie eine Ansprechperson aus deinem Büro auswählen oder entfernen, die USt-IdNr. des Empfängers im Dokument und den Leistungsort bearbeiten sowie Dokumentdatum und unterstützte Leistungszeiträume ändern.
Skonto bearbeiten: Skontosatz und Skontofrist setzen, ändern oder entfernen, sofern im Dokument bereits ein Zahlungsziel hinterlegt ist. Das reguläre Zahlungsziel bleibt unverändert.
Stammdaten nutzen: freigeschaltete Materialien und Leistungen finden und einfügen, Positionen als neue Stammdaten speichern, verknüpfte Originale aktualisieren oder Stammdateneinträge löschen. Mehrere Stammdatenänderungen prüfst und bestätigst du gemeinsam im Chat.
Anfragen diktieren: Nachrichten per Spracheingabe erfassen.
Den Einkaufspreis (EK) kannst du für Kostenzeilen festlegen, die weder mit einem Material noch mit einer Lohngruppe verknüpft sind. Beim Anlegen einer neuen Kostenzeile kannst du ihn direkt angeben. Anschließend werden die Kostenzeile, die zugehörige Position und die Dokumentensumme neu berechnet. Die Änderung gilt nur für das aktuelle Dokument; deine Stammdaten bleiben unverändert. Der EK ist dabei nicht mit dem Einzelpreis der Position zu verwechseln.
Gibst du beim Anlegen einer Kostenzeile der Art „Lohn“ einen EK an, wird die Zeile ohne Verknüpfung zu einer Lohngruppe erstellt – auch wenn eine Lohngruppe vorausgewählt ist. Ohne EK verwendet der Assistent die vorausgewählte Lohngruppe.
Änderst du die Kostenart einer bestehenden Zeile und gibst in derselben Anfrage einen EK an, übernimmt der Assistent diesen, sofern die Zeile dadurch nicht mit einer Lohngruppe verknüpft wird. Beim Wechsel zu „Lohn“ kann die vorausgewählte Lohngruppe übernommen werden. In diesem Fall gilt deren Einkaufspreis, und der Assistent erklärt dir, woher er stammt. Zuschläge, die du anschließend in derselben Anfrage festlegst, werden auf Basis des aktualisierten EK berechnet.
Hinweis zu Zuschlägen: Dokumentweite Zuschläge werden auf Positionen mit eingeschalteter Preiskalkulation verteilt, die in die Dokumentensumme eingehen. Alternativpositionen und nicht einkalkulierte Eventualpositionen bleiben dabei unverändert. Ein separat benannter Zuschlag auf die Dokumentensumme wird dadurch nicht angelegt.
Hinweis: Prüfe die Antworten und Änderungen immer selbst, da der Assistent mit KI arbeitet und Fehler machen kann.
Hinweise zu Dokumentangaben: Bei der Auswahl eines Empfängers übernimmt der Editor dessen Zahlungsbedingungen und die zugehörigen Standardeinstellungen. Wähle deshalb zuerst den Empfänger und ändere Skonto in einer weiteren Nachricht. Kontaktdatensätze und Mitarbeiterdaten werden dabei nicht verändert. Wenn du das Dokumentdatum zurücksetzt, folgt es wieder der automatischen Datierung.
Was du weiterhin selbst im Editor erledigst
Einige Angaben und Einstellungen kann der KI-Assistent noch nicht ändern:
Die verfügbaren Änderungen folgen den Regeln des Editors und hängen vom Dokumenttyp, deinen Berechtigungen und gegebenenfalls dem Ausschreibungsmodus ab.
Kontaktdaten in den zugrunde liegenden Kontakt- oder Mitarbeiterstammdaten und einzelne Angaben einer ausgewählten Ansprechperson
das reguläre Zahlungsziel, Sicherheitseinbehalt, Bauumlage, Lohnkostenanteil und Bezahlcode
Umsatzsteuer-Einstellungen des Dokuments und Steuersätze einzelner Positionen
den „EK“ von Kostenzeilen, die mit einem Material oder einer Lohngruppe verknüpft sind
die Auswahl verknüpfter Materialien oder Lohngruppen
die Sichtbarkeit von Langtexten unabhängig von deren Inhalt
benutzerdefinierte Positions- und Titelnummern
Bilder im Dokument unabhängig von einer Stammdaten- oder Berichtsübernahme, Dokumentanhänge und PDF-Ausgabeoptionen
aktuelle Lieferantenpreise über IDS abrufen
Hinweis: Fragst du danach, sagt dir der Assistent, dass er das nicht kann – und beschreibt dir, wo du es selbst änderst.
In welchen Dokumenten du den KI-Assistenten nutzen kannst
Der Assistent ist in der Webanwendung im Editor für freigeschaltete Dokumenttypen verfügbar, die Positionen unterstützen – auch wenn du noch keine Position angelegt hast. Dazu gehören diese Dokumenttypen.
Angebot
Kostenvoranschlag
Auftragsbestätigung
Rechnung
Abschlagsrechnung
Schlussrechnung
Proforma-Rechnung (nur in Spanien verfügbar)
Stornorechnung
Aufhebungsdokument
Gutschrift
Lieferschein
Hinweis: Bei Briefen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen steht der Assistent nicht zur Verfügung. In der Vorschau wird er nicht angezeigt.
So nutzt du den KI-Assistenten
Öffne das Dokument im Editor und speichere deine bisherigen Änderungen.
Klicke oben in der Werkzeugleiste auf „KI-Assistent“. Bei kleineren Bildschirmen findest du ihn unter „Weitere Optionen“.
Stelle eine Frage oder beschreibe, was geändert werden soll.
Klicke auf „Datei hinzufügen“, um zusätzlichen Kontext mitzugeben. Wähle „Datei hochladen“ für Dateien von deinem Gerät, „Dokument auswählen“ für ein bestehendes Angebot oder einen Kostenvoranschlag als Vorlage oder „Bericht auswählen“ für einen veröffentlichten Bericht. Du kannst auch @ in das Nachrichtenfeld tippen, nach einem Dokument suchen und es als Kontext auswählen.
Schicke die Nachricht mit dem Pfeil-Button oder mit der Enter-Taste ab.
Beantworte bei Bedarf die Rückfrage im Chat. Wenn eine Auswahlkarte erscheint, wähle eine Antwort oder gib eine eigene ein. Erst wenn Ziel und gewünschte Änderung klar sind, setzt der Assistent die Anfrage um.
Prüfe die Antwort und alle Änderungen im Dokument.
Tipp: Du kannst bis zu zehn Dateien mit je höchstens 10 MB anhängen (Bilder, PDF, CSV, Text, XML, GAEB). Zusätzlich lassen sich bis zu drei bestehende Dokumente als Vorlage und bis zu drei veröffentlichte Berichte als Kontext auswählen. Chat-Anhänge werden dadurch nicht automatisch zu Dokumentanhängen.
Hinweis: Angehängte Dateien werden nicht dauerhaft gespeichert. Ist eine Datei aus einem älteren Gespräch nicht mehr verfügbar, hängst du sie einfach erneut an.
Stammdaten im Chat finden, übernehmen und verwalten
Verfügbarkeit: Die Stammdatenfunktionen setzen die Freischaltung in deinem Arbeitsbereich und die passenden Berechtigungen voraus. Für das Speichern, Aktualisieren und gemeinsame Bearbeiten mehrerer Einträge benötigst du die neue Stammdatenübersicht oder deren Beta.
Du kannst mit Materialien, einfachen Leistungen und kalkulierten Leistungen arbeiten. Beschreibe möglichst genau, welchen Eintrag oder welche Position du meinst. Bei mehreren passenden Treffern oder einem unklaren Ziel fragt der Assistent nach.
Finden und einfügen: Suche nach einem Material oder einer Leistung aus deinen Stammdaten und nenne die gewünschte Stelle im Dokument. Der Assistent übernimmt den gespeicherten Text, die Einheit, Preise und unterstützte Kalkulationsdaten; aktivierte Bilder werden ebenfalls übernommen. Der ursprüngliche Stammdateneintrag bleibt dabei unverändert.
Als neu speichern: Nenne eine gespeicherte Position und eine bestehende eigene Material- oder Leistungskategorie. Der Assistent speichert sie nach den Regeln des Positionsmenüs als neuen Eintrag – bei kalkulierten Leistungen mit der unterstützten Kalkulation. Die Position wird anschließend mit dem neuen Eintrag verknüpft; ihr Inhalt bleibt erhalten.
Original aktualisieren: Bei einer mit Stammdaten verknüpften Position kannst du ausdrücklich das verknüpfte Original aktualisieren lassen. Eine Änderung nur am Original lässt den Inhalt des aktuellen Dokuments unverändert. Eine normale Bearbeitung der Position aktualisiert ihre Stammdaten nicht automatisch.
Eintrag löschen: Sage ausdrücklich, dass du den Stammdateneintrag löschen möchtest. Das Löschen eines Stammdateneintrags entfernt keine Position aus deinem Dokument. Es gelten dieselben Berechtigungen und Einschränkungen wie beim manuellen Löschen.
Mehrere Einträge bearbeiten: Du kannst mehrere Positionen als neue Stammdaten speichern, bestehende Einträge aktualisieren oder Einträge löschen lassen. Vor der Ausführung zeigt dir der Chat die geplanten Aktionen, Ziele, Änderungen und bei neuen Einträgen die Zielkategorien. Prüfe diese Angaben und bestätige die Auswahl. Anschließend zeigt der Chat für jeden Eintrag, was erfolgreich war und was nicht.
Eine eindeutige ausdrückliche Anfrage zum Speichern, Aktualisieren oder Löschen eines einzelnen Eintrags wird direkt ausgeführt. Wenn der Assistent dir nach einer Dokumentänderung das Speichern anbietet, entscheidest du auf der Karte zwischen dem Speichern als neu, dem Aktualisieren eines verfügbaren verknüpften Originals und dem Beibehalten der Dokumentänderungen. Ohne deine Auswahl wird das Angebot nicht ausgeführt.
Wichtig: Der Rückgängig-Button für Dokumentänderungen entfernt keine neu angelegten Stammdaten und setzt weder Aktualisierungen noch Löschungen in den Stammdaten zurück. Prüfe das Ergebnis für jeden Eintrag im Chat. Eine bereits vorgenommene Stammdatenänderung bleibt auch dann bestehen, wenn eine andere Aktion derselben Anfrage fehlschlägt.
„Suche die Leistung ‚Baustelleneinrichtung‘ in meinen Stammdaten und füge sie nach Position 3 ein.“
„Speichere Position 2 als neue Leistung in der bestehenden Kategorie ‚Montage‘.“
„Aktualisiere das verknüpfte Original von Position 2 mit dem geänderten Text.“
„Lösche den Stammdateneintrag ‚Alte Baustelleneinrichtung‘. Die Positionen im Dokument sollen erhalten bleiben.“
„Speichere die Positionen 2 bis 4 als neue Leistungen in der Kategorie ‚Montage‘.“
Veröffentlichte Berichte als Kontext nutzen
Wähle über „Datei hinzufügen“ → „Bericht auswählen“ einen veröffentlichten Bericht aus einem Projekt aus, auf das du zugreifen kannst. Du kannst Fragen zu dessen gespeicherten Notizen, Leistungen, Materialien, Arbeitszeiten und Aufmaßen stellen.
Wenn du ausdrücklich darum bittest, übernimmt der Assistent ausgewählte unterstützte Inhalte aus einem Bericht desselben Projekts in das aktuelle Dokument – etwa mit „Übernimm die Leistungen und Aufmaße aus diesem Bericht in das Angebot.“ Die Inhalte werden am Ende der ersten Tabelle eingefügt. Unterstützte Bilder und Kalkulations- oder Aufmaßdaten werden nach den Regeln der manuellen Berichtsübernahme mitgenommen. Der Bericht selbst bleibt unverändert.
Berichte aus anderen zugänglichen Projekten kannst du als Kontext verwenden; ihre Inhalte lassen sich auf diesem Weg nicht in das aktuelle Dokument einfügen. Entwürfe, nicht verfügbare Berichte und Inhalte ohne übernehmbare Abschnitte können nicht eingefügt werden. Eine Frage allein übernimmt keine Inhalte ins Dokument.
KI-Assistent im Ausschreibungsmodus
Im Ausschreibungsmodus gelten dieselben Bearbeitungsrechte wie im Editor. Du kannst Fragen stellen und erlaubte Preis-, Kalkulations-, Rabatt- und Textänderungen vornehmen. Vom Auftraggeber vorgegebene Positionstexte, Einheiten und die Positionsstruktur bleiben geschützt; auch der Empfänger kann nicht geändert oder entfernt werden.
Eigene Bieterangaben kannst du in den dafür vorgesehenen Textfeldern bearbeiten. Änderungen an Mengen oder Aufmaß sind nur möglich, wenn die Ausschreibung Bietermengen zulässt. Enthält eine Anfrage eine unzulässige Dokumentänderung, wird die gesamte Dokumentänderung abgelehnt und der Assistent erklärt dir die Einschränkung.
Der Assistent beendet den Ausschreibungsmodus nicht. Wenn du ihn selbst im Editor verlässt, sind normale Änderungen möglich; der gültige GAEB-Abgabeexport geht dabei verloren.
Beispiele für Anfragen
Diese Formulierungen kannst du dem KI-Assistenten zum Beispiel schicken.
„Erhöhe die Menge von Position 2 auf 15 Stück.“
„Ändere den Preis von Position 3 auf 49 Euro.“
„Setze den EK der Kostenzeile in Position 2 auf 12,40.“
„Setze den Materialzuschlag von Position 1 auf 20 %.“
„Füge nach Position 3 eine Position für die Baustelleneinrichtung ein.“
„Lösche Position 5.“
„Lösche den Titel „Sanitär“ mit allen enthaltenen Positionen.“
„Benenne den Titel „Baustelleneinrichtung“ in „Vorarbeiten“ um.“
„Übernimm Position 2 aus dem angehängten Angebot.“
„Welche Positionen enthalten Materialkosten?“
„Ändere die Aufmaßformel der Zeile ‚Wandfläche‘ in Position 2 auf 4 * 2,5.“
„Markiere Position 4 als Eventualposition ohne Einkalkulierung.“
„Stelle Position 3 auf Gesamtpreiskalkulation um.“
„Setze das Dokumentdatum auf den 20. Oktober 2026.“
„Setze 2 % Skonto innerhalb von 10 Tagen.“
„Formatiere nur das Wort ‚Hinweis‘ im Anfangstext fett.“
Tipp: Der Chatverlauf bleibt erhalten. Öffnest du das Dokument später erneut, siehst du das bisherige Gespräch und kannst über „Ältere Nachrichten laden“ weiter zurückblättern.
Hinweis: Änderst du die Menge einer Position, wird ein vorhandenes Aufmaß dieser Position ersetzt.
Änderungen prüfen und rückgängig machen
Änderungen werden sofort ins Dokument übernommen. Du musst sie nicht extra bestätigen. Damit du siehst, was der Assistent geändert hat, hebt das Dokument unterstützte Änderungen an Positionen und Texten hervor. Weitere Änderungen, etwa am Empfänger oder Dokumentdatum, erscheinen als Rückmeldung im Chat. Dort siehst du auch eine kurze Zusammenfassung und bei Positionsänderungen die Anzahl der bearbeiteten Positionen. Über „Änderungen ausblenden“ und „Änderungen anzeigen“ schaltest du die Hervorhebung im Dokument um.
Alle Dokumentänderungen einer Anfrage werden gemeinsam übernommen. Klappt eine davon nicht, wird keine Dokumentänderung übernommen. Bei mehreren Stammdatenänderungen sind dagegen Teilergebnisse möglich; du siehst im Chat das Ergebnis für jeden Eintrag.
Wenn dir eine Änderung nicht gefällt, kannst du sie direkt im Chat zurücknehmen. Klicke auf der Karte auf den Rückgängig-Button. Danach stehen die Positionen wieder so im Dokument, wie sie vor der Änderung waren. Das gilt auch, wenn der Assistent eine Titel-Gruppe gelöscht hat.
Wichtig: Rückgängig machen funktioniert nur für die jeweils neuste Änderung. Sobald der Assistent das Dokument weiter bearbeitet hat oder du es selbst weiter bearbeitet hast, kann die vorherige Änderung nicht mehr über diese Karte zurückgenommen werden. Der Rückgängig-Button wird nur angezeigt, solange die Änderung noch zurückgenommen werden kann. Stammdatenänderungen werden über diesen Button nicht rückgängig gemacht. Prüfe Änderungen an Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften besonders sorgfältig, da es sich um verbindliche Belege handelt – vor allem bei gelöschten Positionen und gelöschten Titel-Gruppen.