Einrichtung
Der KI-Telefonassistent unterstützt dich dabei, eingehende Anrufe automatisch entgegenzunehmen, Anliegen zu erfassen und Kundendaten direkt in plancraft zu speichern.
Damit du den Assistenten nutzen kannst, führe die folgenden Schritte durch:
Die KI-Telefonassistenz Telefonnummer generieren
Hinweis: Dieser Schritt ist nur für Admins möglich. Wenn du das Feld in den Einstellungen nicht siehst, kontaktiere deinen Administrator.
Damit der KI-Assistent deine Anrufe entgegennehmen kann, musst du deine Haupttelefonnummer auf die plancraft-Nummer weiterleiten. Diese findest du, wenn du in plancraft bei "Einstellungen" auf "KI-Telefonassistent" gehst und auf den Knopf "Nummer generieren" drückst, oder generiere eine direkt über das Fenster "Anrufe", wenn du bisher noch keinen Anruf getätigt hast.
Nach wenigen Sekunden erscheint dann deine persönliche plancraft-Nummer.
Von deinem Telefon aus stellst du im nächsten Schritt eine Rufweiterleitung zu dieser Nummer her.
Rufweiterleitung einrichten
Rufweiterleitung von deinem Handy
Hier erklären wir kurz in Videoform, wie du dein Mobiltelefon mit PORTA verbindest. Darunter findest du die Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Wichtig: nutze nicht die “Rufweiterleitung” in den Telefon “Einstellungen”, sondern nutze den Zahlenblock in der Telefon-App.
Verwende je nach gewünschtem Verhalten den passenden Code (siehe Tabelle unten, mehrere Codes sind gleichzeitig möglich).
Öffne deine Telefon-App und gehe zum Zahlenblock.
Tippe die gewünschten GSM-Codes ein und ersetze PLANCRAFT_NUMMER durch deine gerade generierte persönliche plancraft-Nummer:
Art der Weiterleitung | GSM-Code | Beispiel |
Alle Anrufe weiterleiten |
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Anruf weiterleiten, wenn besetzt oder du den Anruf ablehnst |
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Anruf weiterleiten, wenn keine Antwort → Sekundenangabe notwendig. 5 Sekunden Schritte möglich: 5, 10, 15, 20, 25 oder 30 Sekunden |
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Anruf weiterleiten, wenn nicht erreichbar (Handy aus, kein Netz) |
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Alle Weiterleitungen ausschalten |
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Unsere Empfehlung sind:
67 (abgelehnte Anrufe)
61 nach 10 Sekunden (nach 10 Sekunden ohne Antwort)
62 (Handy aus oder kein Netzempfang)
Hast du Probleme? Probiere es mit folgendem:
Einmal alle Weiterleitungen ausschalten. (##002#) Dann nochmal probieren. Eventuell musst du zusätzlich noch in die Einstellungen ⮕ Apps ⮕ Telefon ⮕ Rufweiterleitung (iPhone), um die Weiterleitung sicher auszustellen.
Die Weiterleitung nicht über die Einstellung des Handys sondern die GSM-Codes einstellen, sonst stört das ausgehende Anrufe
Das Handy neu starten
Rufweiterleitung über die Fritz!Box
Hier erklären wir kurz in Videoform, wie du die Fritz!Box mit PORTA verbindest. Darunter findest du die Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Wenn du eine Fritz!Box nutzt, kannst du die Weiterleitung direkt im Web-Interface einrichten, dafür musst du mit dem WLAN deiner Fritzbox verbunden sein:
Öffne http://fritz.box
Menü: Telefonie → Rufumleitung
Klicke auf „Neue Rufumleitung“
Wichtig: Im Abschnitt “Anrufe, die umgeleitet werden” die Wahlmöglichkeit 'Anrufe an' mit einer Nummer deines Betriebs auswählen. Nicht “alle Anrufe”!
Als Zielrufnummer die plancraft-Nummer eintragen
Wichtig: Im Bereich ”Eigene Rufnummer zur Umleitung”
automatischauswählen.
Stelle bei Art der Rufumleitung auf "Sofort"
Speichern
Funktioniert etwas nicht?
Es kann sein, dass dein Netzanbieter spezielle Bedingungen zu Weiterleitungen hat, zB. wenn nicht die richtige Nummer in PORTA erscheint. Wende dich in diesem Fall am besten direkt an deinen Anbieter.
Tipp: Die Fritz!Box ermöglicht differenzierte Regeln für einzelne Telefone oder Zeiträume (”Zeitschaltung”) — ideal für Betriebe mit mehreren Arbeitsbereichen oder Teams.
👉 Weitere Hilfe bekommst du auch direkt bei Fritz:
Rufweiterleitung über eine andere Telefonanlage
Damit Anrufe automatisch in plancraft ankommen, richtest du in deiner Telefonanlage eine Weiterleitung auf deine plancraft-Nummer ein. Anrufer wählen dabei weiterhin deine normale Geschäftsnummer.
So gehst du vor:
Öffne die Einstellungen deiner Telefonanlage (entweder direkt am Tischtelefon oder im Web-Interface).
Suche nach dem Punkt Rufweiterleitung oder Anrufumleitung.
Wähle 'sofort' aus, wann weitergeleitet werden soll
Trage als Ziel die plancraft-Nummer ein.
Speichere die Einstellung und teste die Weiterleitung mit einem kurzen Anruf.
Ab jetzt werden eingehende Anrufe automatisch auf die plancraft-Nummer weitergeleitet, bis du die Weiterleitung wieder ausschaltest.
Testanruf durchführen
Damit alles reibungslos funktioniert, solltest du die Einrichtung testen:
Rufe deine reguläre Geschäftsrufnummer von einem anderen Telefon aus an
Prüfe, ob der Anruf korrekt zur KI-Telefonassistenz weitergeleitet wird
Durchlaufe das Gespräch
Kontrolliere in plancraft im Reiter “Anrufe”, ob der Anruf & das Anliegen korrekt gespeichert wurden
Wenn etwas nicht funktioniert, deaktiviere kurz die Weiterleitung (Alle Weiterleitungen ausschalten mit Code ##002#) und aktiviere sie erneut.
Hinweis: Namen, sowie Straßen und Orte werden teilweise noch falsch aufgenommen. Hier arbeiten wir kontinuierlich an Verbesserungen. Ein Rückruf sollte Fehler hier aber meist klarstellen.
Fertig, der Telefonassistent ist jetzt aktiv.
Du bekommst automatisch eine Emailbenachrichtigung bei neuen aufgezeichneten Anrufen.
Was der KI-Assistent aktuell kann
Der KI-Assistent nimmt eingehende Anrufe entgegen und führt ein strukturiertes Gespräch:
Er erfragt das Anliegen des Anrufers
Er fragt nach Kontaktdaten
Alle Informationen werden automatisch in plancraft gespeichert
Eingegangene Anrufe werden im Dashboard angezeigt
Du bekommst eine Mail, sobald du einen verpassten Anruf hast