Arbeitszeitkonto finden
Du findest das Arbeitszeitkonto sowohl in der Browser-Anwendung unter Zeiten im Reiter „Stundenkonto“ als auch für jeden Mitarbeitenden in der mobilen App unter “Zeiten”.
Kontostand korrigieren
Als erstes wird dir auffallen, dass die Werte des Arbeitszeitkontos nicht stimmen.
Du solltest den Startwert des Stundenkontos je Person festlegen, bevor du das Arbeitszeitkonto vollständig nutzen kannst. Gehe dafür als Admin bitte wie folgt vor:
Öffne „Zeiten“ → „Stundenkonto“.
Klicke in der Tabelle auf „Kontostände bearbeiten“ (Stift-Symbol rechts).
Wähle Korrekturart “Arbeitszeitkonto” aus
Wähle das Jahr aus, für das du die Korrektur vornehmen möchtest.
Passe im Dialog den jährlichen Kontostand an:
Nutze „Hinzufügen“ für eine Erhöhung.
Nutze „Abzug“ oder „Auszahlung“ für eine Reduzierung.
Du kannst jederzeit alle Korrekturen unter Historie einsehen.
Hinweis: Manuelle Zeitkorrekturen werden ausschließlich in der Jahresansicht des Arbeitszeitkontos berücksichtigt. In der Wochen- oder Monatsansicht siehst du nur die reine Differenz aus den Zeiteinträgen. Die Korrektur ist immer für den heutigen Tag gültig. Korrigiere immer auf den Wert, der für den heutigen Tag gelten soll.
Tipp: Korrigiere den Kontostand nur, wenn eure bisherigen Überstundenkonten davon abweichen. So bleibt eure Auswertung nachvollziehbar.
So wird das Arbeitszeitkonto berechnet
Das Arbeitszeitkonto ist der laufende Saldo aus Überstunden und Unterstunden, ergänzt um manuelle Korrekturen. Es richtet sich nach dem Arbeitszeitmodell, das du pro Mitarbeitenden in den Einstellungen hinterlegt hast.
Die Berechnung erfolgt taggenau durch den Vergleich von
Anrechenbare Stunden: Zeit aus Erfassungen (Arbeit, Fahrtzeit, Abwesenheiten).
Sollstunden: Die Stunden, die laut Arbeitszeitmodell für diesen Tag vorgesehen sind.
Erfasste Stunden werden mit den Sollstunden des Tages verglichen.
Daraus entstehen Überstunden (mehr als Soll) oder Unterstunden (weniger als Soll).
Beispiel (8 Sollstunden pro Tag)
Du erfasst 9 Stunden → +1 Stunde Überstunden
Du erfasst 6 Stunden → -2 Stunden Unterstunden
Anrechnung von Abwesenheiten und anderen Zeiten
Je nach Art des Eintrags werden Stunden unterschiedlich auf das Konto angerechnet:
Urlaub, Krankheit, Feiertag (ganzer Tag): Es werden genau die Sollstunden angerechnet, die laut Arbeitszeitmodell vorgesehen waren. Das Ergebnis ist neutral (null Überstunden).
Urlaub, Krankheit, Feiertag (halber Tag): Es wird die Hälfte der Sollstunden angerechnet.
Unbezahlter Urlaub: Hat keinen Einfluss auf das Arbeitszeitkonto, es entstehen weder Über- noch Unterstunden.
Fortbildung, Schlechtwetter, Kurzarbeit, Sonstiges: Hier zählt die tatsächliche Dauer des Eintrags als anrechenbare Zeit.
Überstundenabbau: Wird standardmäßig mit null Stunden angerechnet und erzeugt so Unterstunden, um das Arbeitszeitkonto auszugleichen.
Beispiel mit 8 Sollstunden laut Arbeitszeitmodell:
1 Tag ganzer Urlaub (8 Stunden) → 0 Stunden Über-/Unterstunden
1 halber Tag Urlaub (4 Stunden) + 5 Stunden Arbeitszeit → + 1 Stunde Überstunde
Hinweis: Zeiteinträge der Art Schlechtwetter werden wie Arbeitszeit gewertet. Soll bei euch Schlechtwetter von den Überstunden abgezogen werden, verwendet die Art “Überstundenabbau” und notiert Schlechtwetter in der Beschreibung.
Wenn an einem Arbeitstag nichts gebucht wurde
Wenn an einem vergangenen Arbeitstag keine Stunden erfasst wurden, werden null Stunden angerechnet. Die vollen Sollstunden dieses Tages werden als Unterstunden vom Arbeitszeitkonto abgezogen.
Dies wird nur für Tage bis einschließlich gestern berücksichtigt. Der heutige Tag und zukünftige Daten werden noch nicht als Unterstunden gewertet
Beispiel: 8 Sollstunden, 0 Stunden erfasst → 8 Stunden werden vom Arbeitszeitkonto abgezogen.
Wenn du stattdessen 8 Stunden „Überstundenabbau“ einträgst, werden ebenfalls 8 Stunden abgezogen.
Das heißt, der Stand des Arbeitszeitkontos ändert sich nicht, wenn du für einen Tag in der Vergangenheit Überstundenabbau einträgst, an dem noch keine Stunden erfasst waren. Auch nicht, wenn du den Überstundenabbau wieder löscht.
Monats- und Jahreswert anzeigen
In „Zeiten“ → „Stundenkonto“ siehst du das Arbeitszeitkonto aller Mitarbeitenden.
Du kannst zwischen verschiedenen Ansichten wechseln
Monat: Zeigt die Differenz aus Erfassungen und Sollstunden für den gewählten Monat. Zeitkorrekturen werden hier nicht angezeigt.
Jahr: Zeigt die Summe aller Über- und Unterstunden des Jahres inklusive aller manuellen Zeitkorrekturen.
Arbeitszeitkonto für einzelne Mitarbeitende deaktivieren
Öffne die Mitarbeiter-Einstellungen der Person.
Deaktiviere das Arbeitszeitkonto für diesen Mitarbeitenden.
Im Stundenkonto erscheint nun bei diesem Mitarbeiter ein “–”, in der mobilen App wird für sie kein Arbeitszeitkonto angezeigt, die allgemeine Stundenbilanz bleibt jedoch sichtbar.
Arbeitszeitkonto in der mobilen App
Alle Mitarbeitenden sehen in der mobilen App unter “Zeiten” im Reiter „Stundenkonto“ ihre Stundenbilanz und ihr Arbeitszeitkonto. Die Stundenbilanz zeigt auf einen Blick, wie viele Stunden im ausgewählten Zeitraum bereits erfasst wurden – und wie viele Stunden laut Arbeitszeitmodell vorgesehen sind. Das Arbeitszeitkonto ergänzt das Ganze um die Über- oder Minusstunden für diesen Zeitraum.
Du kannst die Ansicht flexibel nach Woche, Monat oder Jahr filtern und ganz einfach vor- und zurück navigieren, um den Zeitraum zu wechseln.