In diesem Artikel erfährst du, was hinter der E-Rechnungspflicht ab 2025 steckt und welche Formate dabei wichtig sind. Du bekommst außerdem einen Überblick über XML, XRechnung und ZUGFeRD.
Inhalte
Wie du in plancraft eine E-Rechnung erstellen und herunterladen kannst, findest du hier:
Die Grundlage: Der XML-Datensatz
Die Grundlage der unterschiedlichen E-Rechnungs-Formate ist die XML-Datenformatierung.
Ein XML-Datensatz ist eine Art Code, der Informationen klar und strukturiert speichert. Stell dir das wie eine Liste für ein Projekt vor, mit festen Kategorien wie „Kundenname“, „Rechnungsnummer“ und „Betrag“.
Jede Kategorie ist in einem XML-Dokument durch sogenannte Tags gekennzeichnet. Diese Tags wirken wie Überschriften und zeigen, was die Daten bedeuten. Computer können diese Informationen leicht auslesen und weiterverarbeiten.
Der Vorteil ist nicht das Aussehen wie bei einer PDF-Datei. Entscheidend ist, dass alle wichtigen Informationen maschinenlesbar und korrekt eingeordnet sind.
XRechnung
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Das Format wurde speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt.
Es enthält strukturierte Daten, die maschinell verarbeitet werden können, ohne dass eine visuelle Darstellung erforderlich ist.
XRechnung ist in Deutschland das bevorzugte Format für Rechnungen an Behörden.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Das Format ist damit auch visuell für Menschen ohne spezielles Programm lesbar.
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
E-Rechnungspflicht ab 2025
Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen verarbeiten können.
Die Pflicht betrifft zuerst den Empfang von E-Rechnungen. Der Versand wird schrittweise ab 2027 verpflichtend.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet, dass Unternehmen keine Papierrechnungen mehr akzeptieren dürfen. Eine Ausnahme gibt es für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro. Diese können weiterhin auf Papier ausgestellt werden.
Hinweis: Wenn du noch kein plancraft Kunde bist und dich informieren möchtest, findest du hier mehr zur E-Rechnungs-Funktion.