Überblick
Du hast zwei Möglichkeiten, deine plancraft-Dokumente zu versenden:
„Über plancraft freigeben“: Plancraft sendet eine E-Mail mit einem Link zum Dokument.
„E-Mail-Programm öffnen“: Das Dokument wird automatisch als PDF heruntergeladen und in deinem E-Mail-Programm öffnet sich eine neue E-Mail. Du musst das PDF nur noch manuell an die E-Mail anhängen. Empfohlene Variante, wenn du für den öffentlichen Sektor tätig bist.
Option 1: „Über plancraft als Share Page freigeben“
Klicke im Editor auf das E-Mail-Symbol (Brief-Symbol).
Es öffnet sich ein Info-Fenster. Wähle die Option aus, mit der du das Dokument versenden möchtest, in diesem Fall „Über plancraft als Share Page freigeben“ - und klicke „Fortfahren“. Wenn du das Info-Fenster nicht mehr angezeigt bekommen möchtest, kannst du die Option „Nicht mehr anzeigen“ auswählen.
Nun öffnet sich ein Fenster zum Versenden der E-Mail. Überprüfe am besten noch einmal alle Angaben, wie die Eingabe des Hauptempfängers (die erste angegebene E-Mail-Adresse des Kunden wird automatisch von den Kundendaten übernommen), trage zusätzliche „Weitere Empfänger“ ein (deine E-Mail-Adresse wird automatisch übernommen) und bearbeite gegebenenfalls die Textbausteine aus deinen Voreinstellungen.
Mit Klick auf „Senden“ wird eine E-Mail im Namen des Bearbeiters und des Firmennamens versendet. In dieser E-Mail befindet sich ein Link, über den die Empfänger Zugriff auf das Dokument erhalten.
Hinweis: Änderungen am Dokument werden nicht automatisch im freigegebenen Dokument angezeigt. Das Dokument muss erneut freigegeben werden.
Hinweis: Der Bearbeiter (Ansprechperson) und die Firma werden als Adressat in den E-Mails angegeben. Als E-Mail-Adresse wird eine no-reply-Adresse von plancraft verwendet. Auf diese können die Empfänger nicht antworten. Über den Link in der E-Mail kommen die Empfänger aber auf eine Seite, in der neben dem Dokument auch die Kontaktdaten des Bearbeiters (Ansprechperson) und der Firma (falls hinterlegt) angegeben sind. So kann deine Kundschaft direkt mit dir in Kontakt treten.
Option 2: „Eigenes E-Mail-Programm öffnen“
Klicke im Editor auf das E-Mail-Symbol (Brief-Symbol).
Es öffnet sich ein Info-Fenster. Wähle die Option aus, mit der du das Dokument versenden möchtest, in diesem Fall „Eigenes E-Mail-Programm öffnen“ - und klicke „Fortfahren“.
Nun wird das Dokument als PDF heruntergeladen und dein E-Mail-Programm öffnet eine neue E-Mail. Der Adressat, der Betreff und die Textbausteine werden aus deinen Voreinstellungen übernommen. Du musst nur noch das Dokument in der neuen E-Mail anhängen.
Hinweis: Eine neue E-Mail kann nur in deinem E-Mail-Programm geöffnet werden, wenn das E-Mail-Programm als Standard E-Mail-Programm in deinen Einstellungen ausgewählt ist. Das geht auch mit einem Browser-Programm, eine Anleitung dazu findest du hier bei PC-Welt.
Sendestatus
Hast du dein Dokument über plancraft freigegeben, bestätigen wir dir den erfolgreichen Versand der E-Mail und kennzeichnen das Dokument als "Freigegeben". Legst du die Maus auf den Status, siehst du zusätzliche Informationen, wie zum Beispiel das Sendedatum.
Wurde das Dokument über den Link von dem Hauptempfänger geöffnet, ändert sich der Status zu „Geöffnet“. Auch hier kannst du sehen, wann es geöffnet wurde, wenn du die Maus auf den Status bewegst.
Konnte die E-Mail nicht zugestellt werden, erhältst du ebenfalls einen Hinweis - der Status zeigt „Fehlgeschlagen“ an. Gründe dafür können sein:
Falscher Empfänger (Tippfehler)
Probleme mit dem E-Mail-Postfach des Empfängers (Postfach voll, Mail-Server down etc.)
Probleme mit deiner Internetverbindung
Wir informieren dich zusätzlich per E-Mail, wenn eine Mail nicht zugestellt werden konnte.
Darüber hinaus versucht plancraft bei bestimmten Zustellungsfehlern weitere Zustellversuche (zum Beispiel, wenn der E-Mail-Server deines Kunden kurzzeitig keine E-Mails empfangen konnte), sodass eine zunächst fehlgeschlagene E-Mail später gegebenenfalls doch noch versendet wird.
Ist nach 24 Stunden weiterhin das Label "Fehlgeschlagen" erkennbar, sind alle Zustellversuche gescheitert. Tritt bitte mit deinem Empfänger in Kontakt.