Wichtig: Um diese Funktion nutzen zu können, musst du aktualisierte Berichtsvorlagen verwenden. Das betrifft insbesondere die Tabellen für Mitarbeitende, Materialien und Leistungen. Wie du diese Daten korrekt verknüpfst, erfährst du im Abschnitt Daten aus Lohngruppen und Stammdaten übernehmen.
Rechnung aus einem Bericht erstellen
So erstellst du eine Rechnung direkt aus einem bestehenden Bericht:
Gehe in den Bereich „Berichte“.
Wähle den gewünschten Bericht aus. Neben dem Berichtsnamen erscheint ein Button zum Erstellen einer Rechnung.
Der Button wird nur angezeigt, wenn der Bericht nicht mehr im Entwurfsmodus ist und mindestens eine der folgenden Tabellen enthält:
Mitarbeitende
Materialien
Leistungen
Klicke auf den Button, um das Rechnungsformular zu öffnen.
Im Formular siehst du alle Positionen aus dem Bericht:
Arbeitszeiten werden nach Lohngruppen zusammengefasst. Sind Mitarbeitende keiner Lohngruppe zugeordnet und es existiert keine Standard-Lohngruppe, werden sie unter „Keine Daten“ zusammengeführt. Das gilt auch, wenn die Preiskalkulation für eine Lohngruppe deaktiviert ist.
Materialien und Leistungen werden als einzelne Positionen übernommen.
Entferne bei Bedarf Positionen über die Checkboxen.
Klicke auf „Erstellen“, um die Rechnung anzulegen. Die Rechnung wird erstellt und kann anschließend wie gewohnt bearbeitet werden, zum Beispiel Beträge oder Beschreibungen anpassen.
Daten aus den Lohngruppen und den Stammdaten in die Rechnung übernehmen
Du kannst Berichte so einrichten, dass Preise automatisch aus Lohngruppen und Stammdaten in die Rechnung übernommen werden. Die Kalkulation wird dann direkt in der Rechnung angezeigt.
So gehst du vor:
Erstelle Lohngruppen und hinterlege Mitarbeitende sowie deren Stundensätze.
Pflege deine Preise in den Stammdaten für Materialien und Leistungen.
Aktualisiere deine Berichtsvorlagen:
Verwende eine neue, aktualisierte Vorlage
oder tausche in bestehenden Vorlagen die Tabellen für Mitarbeitende, Materialien und Leistungen aus. Mehr dazu hier.
Weitere Details zur Verknüpfung von Stammdaten und Berichten findest du im passenden Hilfeartikel zum Thema Stammdaten.