Inhalt
Wozu dient das Protokoll?
Es dokumentiert Entscheidungen, Aufgaben und Änderungen, um Missverständnisse zu vermeiden und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Besprechungsprotokolle sind unerlässlich, um Absprachen, Verantwortlichkeiten und Fristen auf Baustellen festzuhalten.
Inhalt eines Protokolls
Projektname, Datum, Leistungsort, Protokollant
Teilnehmende Personen
Besprochene Themen und getroffene Entscheidungen
Verantwortlichkeiten und Fristen
Offene Punkte und weitere Anmerkungen
Änderungen und Nachträge
Gerade auf der Baustelle kommt es oft zu Änderungen an den ursprünglichen Plänen oder zusätzlichen Leistungen (Nachträgen). Diese Änderungen müssen im Protokoll festgehalten werden, inklusive der entsprechenden Verantwortlichkeiten und eventuellen Kostenanpassungen. So vermeidest du spätere Diskussionen über zusätzliche Arbeiten und kannst die Nachträge sauber abrechnen.
Sicherheit schaffen
Ein Besprechungsprotokoll schützt dich als Handwerksbetrieb. Sollte es später zu Unstimmigkeiten kommen, kannst du anhand des Protokolls nachweisen, welche Absprachen getroffen wurden. Achte darauf, dass das Protokoll nach der Besprechung von allen Beteiligten gegengezeichnet wird oder schriftlich bestätigt wird, damit es als verbindlich gilt.
Wie erstelle ich ein Besprechungsprotokoll?
Du kannst das Protokoll entweder selbst während der Besprechung führen oder einen festgelegten Protokollführer bestimmen. Es ist wichtig, das Protokoll zeitnah nach der Besprechung an alle Beteiligten zu verschicken, damit eventuelle Korrekturen oder Ergänzungen zeitnah gemacht werden können.
